De Tijdelijke commissie ICT doet onder meer onderzoek naar het ICT-aanbestedingsbeleid van de overheid en besteedde daartoe zelf een onderzoek aan. Dat verliep niet vlekkeloos. Bepaald niet.
De Tijdelijke commissie ICT heeft haar eerste daden al verricht ver voordat de hoorzittingen in de Tweede Kamer begonnen. De commissie doet onder meer onderzoek naar het ICT-aanbestedingsbeleid van de overheid en besteedde daartoe zelf een onderzoek aan. Dat verliep niet vlekkeloos. Bepaald niet.
De commissie schreef in november 2012 een openbare aanbesteding uit om het ‘vooronderzoek’ te laten verrichten door een extern onderzoeksbureau. Ondertussen heeft dit bureau rapport uitgebracht aan de commissie, maar de inhoud ervan is niet openbaar. Uiteindelijk voegt de Tijdelijke commissie het rapport bij haar eigen eindrapport. In het najaar. Naar verwachting.
De opdrachtbeschrijving is (uiteraard) wel openbaar. En de redengeving ook. De commissie zegt over het uitbesteden van het onderzoek: “De commissie laat een deel van het onderzoek uitvoeren door een extern bureau vanwege de complexiteit van de materie. Die complexiteit vergt een zorgvuldige bestudering door deskundigen op het gebied van ICT.” Dat klinkt aannemelijk.
De opdracht voor het externe onderzoek luidde: kunt u volstrekt onafhankelijk het ICT-beleid van de overheid onderzoeken? En kunt u daarbij ingaan op de volgende casus: C2000, OV-chipkaart, Elektronisch Patiëntdossier, Tunnel A73, modernisering GBA, Werk.nl en de Rijksdienst voor het Wegverkeer? Maak ook even een internationale vergelijking en vertel meteen hoe het allemaal beter moet. Dit moet u doen voor maximaal 180.000 euro Lukt dat?
Verwarring bij de onderzoeksbureaus
Bureaus die meedongen naar de opdracht vonden het maar verwarrend. Hoe kun je volstrekt onafhankelijk onderzoek doen – de eis is: geen enkele betrokkenheid bij de genoemde ICT-projecten – wanneer de commissie tevens eist dat je enorm veel recente ervaring moet hebben met vergelijkbare projecten? Wat als een reeds gepensioneerde medewerker van je bureau ooit een keer een advies heeft uitgebracht aan de overheid, mag je dan niet meer inschrijven voor de opdracht?
De Tijdelijke commissie hecht aan privacybescherming en geheimhouding. Alle stukken die zij ‘onder zich heeft’ zijn vertrouwelijk. Een van de potentiële opdrachtnemers stelde hier tijdens het aanbestedingsproces een vraag over: op overtreding van de geheimhoudingsplicht staat een boete van 50.000 euro per keer, ons bureau heeft het beleid boetes in mindering te brengen op de te betalen schadevergoeding. Neemt u dit beleid over als commissie? Het antwoord van de commissie was ‘Neen’. Ook werd gevraagd: als wij als bureau alles geheim moeten houden, moet de commissie ook ónze stukken geheim houden, bent u bereid tot deze wederkerigheid? Antwoord van de commissie: ‘Neen’.
Vooral de vraag om ‘wederkerige geheimhouding’ is opvallend. Hoe zou de commissie dan haar werk moeten doen? Zij zou er nooit in het openbaar naar kunnen verwijzen. Vooral tijdens de hoorzittingen is dat onmogelijk, natuurlijk.
Maar het kan nog gekker: een van de bureaus (er staat niet bij welk) wil graag eeuwige zeggenschap houden over zijn rapport. Want ‘ons logo staat erop’ en ‘wij willen de intellectuele eigendom niet overdragen’. Reactie van de Commissie: ‘Gaan we zo dus niet doen.’
Prachtig al die geheimhouding en vertrouwelijkheid. De commissie moet in die zin ‘in stilte’ haar werk kunnen doen. Dat zij nog moet leren wat leading by example inzake vertrouwelijkheid inhoudt, blijkt wel uit een openbaar stuk van haar hand waarin de bedrijfsnaam van een van de bureaus nog staat. Dat bureau doet alvast meteen wat conclusies aan de hand: “[BEDRIJFSNAAM] heeft in een zeer vroeg stadium van de OV-chipkaart aangegeven dat de voorgestelde werkwijze niet zou gaan werken en zou gaan leiden tot een financiële ramp. Maar de koers werd niet gewijzigd. Zonder dat daarbij schuldigen zijn aan te wijzen. Het zit hem niet in personen maar in het proces.”
Dit bedrijf heeft overigens de aanbesteding niet gewonnen.
Meerwerk en nieuwe bevoegdheden
Het bureau Policy Research heeft het ‘vooronderzoek’ uitgevoerd. Dat leverde voor de Commissie zo veel mooie dingen op dat dat bureau nóg een onderzoek mag doen, een ‘verdiepingsonderzoek’. Inmiddels is dat ook afgerond. Het honorarium hiervoor is niet bekend.
Het aanbestedingsproces is overigens niet helemaal goed gegaan. De tijdsplanning is niet gehaald en een tweede onderzoek was ook niet voorzien. De commissie is hier gelukkig wel heel transparant over. Zo schrijft zij aan de Kamer: “De commissie is voornemens om nog een groot aantal documenten bij het kabinet op te vragen en kan dit pas doen zodra de Kamer het verdiepingsonderzoek heeft geaccordeerd. Dit betekent de facto dat het onderzoek langer gaat duren en dat er meer werkzaamheden ontstaan dan oorspronkelijk gepland.”
Het onvoorziene ‘meerwerk’ – zo’n woord dat we alleen maar kennen uit mislukte projecten – is dus al een feit. Ook wil de commissie meer bevoegdheden om te gaan lijken op een ‘parlementaire enquête’, zij waarschuwt alvast “dat er een mogelijkheid is dat de tijdelijke commissie, om de onderste steen boven te krijgen, bevoegdheden nodig heeft die een parlementaire enquêtecommissie wél en een tijdelijke commissie niet heeft.”
Het is duidelijk dat de commissie van tevoren niet goed heeft ingeschat wat er nodig was. Het functioneel ontwerp was niet adequaat, kunnen we concluderen. Het vooronderzoek vergde een tweede onderzoek, vertrouwelijk met de gegevens omgaan is niet helemaal gelukt en nu wil de commissie een verhoogde status: een Parlementaire Enquêtecommissie worden. Dat laatste heeft zeker voordelen voor de kijker van de hoorzittingen: bij een enquête staan de gasten onder ede (iedere vraag beantwoorden!) en zij moeten verschijnen.
Nicole Bodéwes is parlementair journalist. Lees meer op haar blog: http://politiek-ict.blogspot.nl/. Twitter: @politiek_ict
Zelfs als ik geen betrekkelijke insider zou zijn, zou ik willen wijzen op het volgende:
De Kamer heeft geen verstand van ICT. Het is een flinke stap om een PO te gaan doen naar vermeende misstanden in een omgeving die door veel mensen als meer dan een beetje eng wordt gezien en die ook al geen aantrekkingskracht heeft op het grote publiek.
Het onderzoek zelf is er een in de categorie unknown-unknowns. Je weet vrij zeker dat je op zaken gaat stuiten maar niet wat voor zaken dat zijn en hoe groot ze zijn. Je kunt dus geen “functioneel ontwerp” maken en het is unfair om er zo over te praten.
Wat natuurlijk dan weer wel klopt is dat een fixed price opdracht aan een commercieel bureau dan een beetje wringt. Die krijgen dan zelfs een beetje een perverse prikkel om niet al te grote dingen boven te halen.
Wat je in dit soort gevallen ziet is dat wat een fixed price opdracht is een timebox opdracht wordt. En na een veelbelovende maar niet geheel afgeronde timebox komt er dan nog eentje, vaak wel met een “functioneel ontwerp”. Ik vermoed – maar weet niet zeker – dat iets dergelijks hier ook speelt. Op zich is daar niets mis mee.