Gebruikersvereningen en de kracht van samenwerking

Beeld: Shitterstock

De Gebruikersvereniging PinkRoccade Local Government (GV PRLG, 125 leden) en de Gebruikersvereniging Centric (GV Centric, 180 leden) zijn het resultaat van goed begrepen eigenbelang: ze zijn opgericht voor en door overheidsorganisaties, die willen meepraten over de producten die zij gebruiken en hun problemen en wensen gezamenlijk naar voren willen brengen. Ongeveer 40 procent wordt bestreken door PinkRoccade en ook concurrent Centric heeft een aandeel van 40 procent. De rest is het domein van kleine aanbieders. Dat het ledental van beide verenigingen afneemt, is geen reden tot zorg. De afname weerspiegelt de afname van het aantal gemeenten in de afgelopen decennia. De IT-markt van overheden daarentegen groeit onverminderd door.

Opvolger

Jos Heijmans is nu al dertien jaar voorzitter van de GV Pink. “Ik heb er al drie termijnen op zitten en daarmee is het tijd om op te stappen. Maar bij gebrek aan een opvolger heb ik me desgevraagd voor nog een jaar beschikbaar gesteld.” Het tekent het probleem waarmee beide gebruikersverenigingen kampen: het vinden van bestuursleden, en dan vooral bestuursleden met een bestuurlijke achtergrond. Het is moeilijk om bestuurders te vinden met voldoende affiniteit met IT. Heijmans: “De voorzitter van een gebruikersvereniging moet geen IT-specialist zijn, maar een bestuurder. Van een voetbalcoach verwacht je ook niet dat hij voetballer is.” Ook Heijmans’ collega Patrick van Domburg, voorzitter van de GV van Centric (én burgemeester van IJsselstein) merkt hoe moeilijk het is om bestuurders te porren. Hij heeft zelf zijn eerste termijn erop zitten en blijft voorlopig de voorzittershamer hanteren. ““Gelet op de positionering van de gebruikersvereniging op bestuurlijk niveau en de samenwerking met partnerorganisaties als de VNG, hebben we in het bestuur een wethouder nodig. Wethouders met IT in hun portefeuille zijn er overigens genoeg te vinden. Maar het moet ook in de agenda passen. Mensen vragen wel eens waarom de voorzitter een burgemeester is? Dat heeft ook te maken met de positionering. En een burgemeester heeft het overzicht, bewaakt de grote lijnen en dat is juist waarvoor je een voorzitter nodig hebt.” Heijmans zag dat het delen van gegevens de afgelopen dertien jaar van ondergeschoven kindje uitgroeide tot core business van gemeenten. “Toen ik in 1995 aantrad als burgemeester van Haelen had ik als eerste in het gemeentehuis een personal computer op mijn bureau. Ik wil mijn opvolger op het hart drukken dat het lidmaatschap van een gebruikersvereniging als die van PinkRoccade allerminst vrijblijvend is. Er zijn natuurlijk altijd leden die hun contributie netjes betalen maar waar je verder niets meer van hoort. Of leden die alleen maar komen halen. Het is juist de bedoeling dat ze ook wat brengen. Tezamen hebben de leden een enorme schat aan kennis. Natuurlijk heeft PinkRoccade er zelf ook belang bij dat die wordt gedeeld. Die interactie is de beste bodem voor cocreatie.” Twee wapenfeiten op het gebied van cocreatie zijn iFinanciën – een moderne laagdrempelige functionaliteit om gemeentefinanciën te onderhouden – en iBurgerzaken, waarmee burgers zelf digitaal hun verhuizingen kunnen doorgeven of, zoals in ziekenhuizen, geboorteaangifte kunnen doen. “Die wederzijdse uitwisseling en cocreatie vormen privaat-publieke samenwerking in optima forma”, aldus Heijmans.

GIBIT

Maar de banden moeten ook niet te close worden. Heijmans: “Het is logisch dat de relatie tussen PinkRoccade en GV vroeger trekken had van een sponsorrelatie, waarvan het aanbod van opleidingen en trainingen voor Pink-producten een belangrijk bestanddeel vormden. Maar die relatie hebben we afgebouwd: we zijn nu een onafhankelijke volwassen vereniging.”
Een van de meest in het oog springende wapenfeiten van de GV Centric is de GIBIT. In 2014 hebben de GV Centric en de VIAG bij de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) een verzoek ingediend om te komen tot een gemeentelijk model voor ICT-inkoopvoorwaarden. Als antwoord hierop, zijn vier jaar geleden de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) gepresenteerd, waarachter zich ook de GV PinkRoccade heeft geschaard. Daarover straks meer. Van Domburg: “Was er vroeger wel enige concurrentie tussen onze gebruikersvereniging en die van Pink, daar is het nu de tijd niet meer naar.” Dat is volgens hem mede te danken aan Centric-baas Maarten Hillenaar, tot 2014 CIO bij de Rijksoverheid, die meer dan zijn voorgangers de verbinding en openheid zoekt, bijvoorbeeld door PinkRoccade uit te nodigen voor de jaarlijkse strategische conferentie van Centric. “De gebruikersvereniging van Centric weet Hillenaar ook goed te vinden. Als wij als gerbruikersvereniging ergens mee zitten, dan nemen we altijd zelf contact op met Hillenaar. Dan is al snel de kou uit de lucht.”

Juichverhaal

“Van mij zal men geen juichverhaal over gebruikersverenigingen horen“, zegt Ronald Mons. Hij is als CIO van het samenwerkingsverband Drechtsteden actief lid van de GV Centric. “Ik geloof sterk in dit samenwerkingsplatform, maar de nadruk ligt, vind ik, nogal op een oude manier van samenwerking. Die is uit op consensus en vaak is dan het gemiddelde de maatstaf der dingen. Als je in gesprek gaat met 180 leden is dat natuurlijk wel begrijpelijk, maar het remt vernieuwing.”
Centric zou wat Mons betreft wat meer voorop mogen lopen. “Ontwikkelingstempo en adoptietempo zijn twee verschillende dingen. Het ontwikkelingstempo mag wel wat hoger liggen omwille van voorlijke gemeenten, ook al gaat het om een klein groepje koplopers. Als die met iets nieuws aankomen, is de reactie algauw: ‘Klinkt interessant; daar moeten we in de toekomst wat mee, maar we moeten het ook voor de goegemeente kunnen maken’. Als je alleen maar datgene maakt waar het gros om vraagt, loop je altijd achter.”
Mons staat niet alleen in zijn kritiek: een nog niet gepubliceerde enquête onder de leden van GB Centric wijst het speerpunt modernisering aan als eens van de zwaktes van het bedrijf.

Duivels dilemma

Goed voorbeeld zijn volgens Mons de ontwikkelingen rond standaarduitwisselingsformaat API, dat kleine stukjes data gemakkelijk toegankelijk maakt. “De gemeenten willen in het kader van Common Ground data zoveel mogelijk loskoppelen van de gebruikte programmatuur. Centric werkt nog met grote brokken data. Als veel klanten zeggen: wij hebben net geïnvesteerd in uitwisseling van grote brokken en daar willen we het voorlopig even mee doen, dan is het niet verwonderlijk dat Centric niet al te veel gas geeft.” Een softwarebedrijf is gevangene van een duivels dilemma: stabiliteit, betrouwbaarheid en duurzaamheid van systemen enerzijds en vernieuwing anderzijds. “De keerzijde is dat wij als gemeenten ook zouden moeten accepteren dat we sneller afscheid nemen van vertrouwde applicaties. Die hebben meestal maar een life cycle van tussen de vijf en tien jaar. Vernieuwing is met andere woorden een gemeenschappelijk uitdaging van Centric en de GV.” Mons stelt zich voor dat Centric vernieuwt door middel van een hoogfrequent contact met een clubje innovatieve GV-leden, waarin wordt ontwikkeld van tussenresultaat naar tussenresultaat. “In plaats van dat je knappe koppen een jaar lang opsluit in een hok om iets nieuws te bedenken.” Van Domburg deelt Mons’ kritiek: “Als je je als aanbieder richt op de grote grijze middenmoot, betekent dat de dood in de pot. Ik vind dat Centric zich zeker ook op koplopers moet richten, maar ook op de hekkensluiters.” Zijn gemeente IJsselstein heeft pas op de plaats moeten maken met de IT-ambities nadat de innige relatie met buurgemeente Montfoort uitging. “We moeten er momenteel voor oppassen dat we qua IT net te veel hooi op onze vork nemen.”
Mons mist nog iets: “Het zou een hele goede ontwikkeling zijn als Centric en de GV een groep inwoners aan zich verbindt die betrokken wordt in het ontwikkelen en testen van de software. Het zijn immers de inwoners die via dienstverleningsportalen de software van Centric gebruiken.”

Twee uur per week

“Wij maken niks zelf en kopen alle IT in”, vertelt Huib Schröder, leveranciersmanager ICT bij de gemeente Apeldoorn. “Contractmanagement is dus heel belangrijk. Je moet heel goed weten wat je precies als dienstverlening inkoopt. Te veel inkopers hebben daar geen helder beeld van. Ik kom zelf uit de ICT, leveranciers praten mij niet gemakkelijk onder tafel.” Naast kennis van zaken is het lidmaatschap van een gebruikersvereniging in Schröders ogen zeker geen overbodige luxe. Apeldoorn heeft zowel applicaties van Centric draaien als van Pink. “We zijn dus lid van beide gebruikersverenigingen. Ik stop daar veel werk in, want ik ben ervan overtuigd dat er veel te halen is uit het lidmaatschap. Eigenlijk zou iedere organisatie die lid is één persoon moeten aanwijzen om dat werk te doen en die dan ook vrij moeten maken voor twee uur per week. Natuurlijk zijn het vaak dezelfde mensen in de vereniging die hun mond roeren. En natuurlijk komen veel leden vooral wat halen en niet zozeer iets brengen, maar die bundeling van vraag kan alleen maar in het voordeel van ons als klanten zijn.”
Schröder ziet verschil tussen beide leveranciers in hoe zij omgaan met hun gebruikersvereniging. PinkRoccade is nog sterk productgeoriënteerd en richt zich vooral op software voor burgerzaken en HR-systemen, terwijl Centric iets breder georiënteerd is. “PinkRoccade is wat innovatiever, en Centric is een tikje vooruitstrevender als het gaat om contact leggen met de overheden. Centric is ook duidelijker aanwezig: hun CEO Maarten Hillenaar duikt ook overal op.”
De gemeente Apeldoorn stond samen met Súdwest Fryslân aan de wieg van de GIBIT. De publicatie hiervan vormde het startpunt voor de vernieuwing van de modelcontracten van de gebruikersvereniging en Centric. De gebruikersvereniging en Centric hebben nauw samengewerkt om te komen tot een nieuwe versie van hun modelcontracten, geschoeid op de leest van de GIBIT. In eerste instantie is gewerkt aan een oplegger bij de GIBIT, die aan de voorwaarden is toegevoegd. Daarin zijn afwijkingen van en aanvullingen op de GIBIT van 2016 en inmiddels ook van 2020 overeengekomen met Centric. Schröder: “Ik weet dat PinkRoccade ook een lijst met twijfelpunten over de GIBIT heeft, maar het is nog niet zo ver dat ze een groepje formeren om de mogelijkheden van zo’n oplegger te bespreken.”

Oproep

Zowel de Gebruikersvereniging PinkRoccade als de Gebruikersvereniging Centric zijn op zoek naar enthousiaste bestuursleden met veel bestuurlijke ervaring. Belangstellenden kunnen zich wenden tot www.prlg.nl en www.gvcentric.nl