Gemeenten brengen digitale archieven op orde

“De VNG deed vorig jaar een knel- en versnelpuntenanalyse van archivering van digitale documenten bij gemeenten. Daaruit bleek dat gemeenten goed op weg zijn, maar dat ze nog wel allerlei maatregelen moeten nemen om alles op orde te krijgen. Het gaat niet alleen om het digitaliseren van de archieven, maar om het goed opslaan van alle digitale informatie,” zegt Peter de Baat, burgemeester van Montferland. Het onderscheid tussen archivering en het primaire proces vervaagt in dit digitale tijdperk, stelt hij. “Op het moment dat je een document maakt, moet dat eigenlijk al toegankelijk worden opgeslagen. Net als alle relevante documenten eromheen, zoals e-mails en WhatsAppberichten. Het op orde brengen van je digitale archieven is daardoor veel meer dan alleen het archief. Het gaat om het hele werkproces.” Waarom is hij als burgemeester in dit onderwerp geïnteresseerd? Omdat dit ook het college en de raad aangaat, zegt hij. “Alleen met goed toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie kun je verantwoording afleggen. Dat is niet alleen nodig voor onze eigen bedrijfsvoering, maar ook voor de verantwoording aan de raad, aan toezichthouders en niet in de laatste plaats aan de burger.”

Drie wetten

Het project Digitale Archieven op Orde organiseerde dit voorjaar vier regionale bijeenkomsten voor gemeenten. Zo’n 250 medewerkers ICT, informatievoorziening en archief vanuit in totaal 117 gemeenten bespraken er de uitdagingen om hun digitale informatie op orde te krijgen en te houden. De eerste bijeenkomst was op 11 april in Waddinxveen. Jamil Jawad, opdrachtgever van het project en senior beleidsmedewerker VNG beleid, team Informatiesamenleving, maakt er in zijn inleiding de urgentie duidelijk: de Wet open overheid (Woo) en de geactualiseerde Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) komen eraan. Volgens de Woo moeten 11 informatiecategorieën actief openbaar gemaakt worden, de Who stimuleert het openbaar maken van data. “Die informatie moet wel vindbaar zijn. Daarvoor moet de informatiehuishouding op orde worden gebracht.” Daarbij wordt in de nieuwe Archiefwet de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats, voor digitale informatie is dat een e-depot, verkort van 20 naar 10 jaar. Jawad: “Deze drie wetten bieden veel kansen om archivering van digitale informatie hoog op de gemeentelijke agenda te krijgen. Het is nu zaak dat gemeenten die kansen pakken.”

Common Ground

Dat er wat moet verbeteren in de archivering van digitale informatie is duidelijk, zo blijkt uit de presentaties en discussies tijdens de bijeenkomst in Waddinxveen. Informatie staat in allerlei systemen en de archivering is vaak per systeem geregeld. Of niet geregeld. “We moeten het idee loslaten dat gemeenten met één zaaksysteem of documentmanagementsysteem werken en daarin alles opslaan, want de werkelijkheid is een zeer divers gegevenslandschap met allerlei vormen van informatie, die worden gebruikt en beheerd via vele kanalen en systemen. Informatie staat overal. De huidige situatie vraagt om nieuwe manieren van het duurzaam toegankelijk houden van informatie. De architectuur van Common Ground kan hier grip op geven,” vertelt Jan Koers, architect bij VNG Realisatie en strategisch adviseur gegevensmanagement en hoofd Informatiebeheer bij de gemeente Haarlem. Hij neemt de aanwezigen mee in de vernieuwde architectuur voor informatie- en archiefbeheer van digitale informatie, zowel documentaire informatie als andere vormen van informatie, gebaseerd op de uitgangspunten voor gegevensmanagement en de principes van Common Ground. “Een uitgangspunt van Common Ground is dat gegevens bij de bron blijven. Dat betekent ook dat ze bij de bron worden gearchiveerd. Om die gegevens duurzaam toegankelijk te houden is het anders omgaan met preservering en metadatering cruciaal. We willen automatisch metadata aan informatie kunnen toevoegen. Dat is een aspect van archiving-by-design.” Die term valt vaker tijdens de bijeenkomst: het is één van de voorwaarden om informatie duurzaam toegankelijk te maken, ongeacht waar deze is opgeslagen. Koers: “Het fysiek overbrengen van informatie naar één plek, zoals een e-depot, is dan niet meer nodig.” Of dit inderdaad een oplossing is voor gemeenten, hangt onder meer af van de wetgeving die in de maak is. “We gaan met gemeenten, vanuit Common Ground en VNG Realisatie, de komende maanden onderzoeken wat wel en niet werkt en hoe dit past bij de eisen van de WOO, WHO en Archiefwet.”

Eén team

Gemeenten kiezen voor verschillende oplossingen om hun digitale archieven op orde te krijgen. Technisch, maar ook organisatorisch. De gemeente Waddinxveen heeft bijvoorbeeld sinds 2013 alle medewerkers die zich binnen de organisatie bezighouden met ICT en informatiemanagement in één team ondergebracht. Informatiemanager John Pape: “De AVG gaf ons de impuls om de gemeentelijke processen in kaart te brengen, inclusief de informatievoorziening. Daar bouwen we nu op voort bij het maken van een informatie-architectuur. Uiteindelijk willen we in ons informatiebeheer werken volgens de principes van Common Ground, namelijk dat we informatie archiveren bij de bron.” Dat moet dan wel mogelijk zijn, want hierin zijn gemeenten sterk afhankelijk van hun leveranciers, zo blijkt uit de discussie. Esther Schot, teammanager DIV bij de gemeente Woerden en aanwezig op de bijeenkomst: “Als wij als gemeenten vragen om archiveringsfunctionaliteit, dan kunnen leveranciers dit aanbieden. Dat zouden we als gemeenten meer moeten vragen. Het is een kwestie van vraag en aanbod.”

Ondersteuning

Emmanuele Mores, publieksarchivaris en adviseur gemeente Zeist, ziet wel wat in het uitgangspunt van Common Ground om informatie bij de bron te bewaren. Maar: “Ik vind Common Ground nog wel erg theoretisch. We zijn als gemeente allemaal met dezelfde dingen bezig, ik zou het goed vinden als partijen zoals de VNG met een aantal concrete oplossingen en maatregelen zouden komen die echt aansluiten bij onze praktijk. Dat zou ons allemaal verder helpen.” Gemeenten kunnen wel wat ondersteuning gebruiken bij het duurzaam opslaan van digitale informatie, zegt ook Adri Paap, medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) bij de gemeente Woerden: “We zijn druk bezig met de invoering van zaakgericht werken en we richten met een aantal gemeenten een e-depot in. Nu komen die nieuwe wetten op ons af. We hebben beperkte capaciteit, want de teams DIV zijn op voorhand al ingekrompen omdat we zaakgericht werken zouden gaan invoeren. Kortom: ik snap dat dit werk allemaal gedaan moet worden, maar het is erg veel. Het is de vraag of we dat wel aan kunnen.” Om gemeenten te ondersteunen startte de VNG het project Digitale Archieven op Orde. Dit project gaat de komende maanden samen met gemeenten onderzoeken welke methodes en technieken het beste werken bij het op orde brengen van digitale archieven en goede voorbeelden van gemeenten delen. Er worden bijvoorbeeld kaders en richtlijnen gedeeld over het aanbesteden van een e-depot. Vijftien gemeenten hebben inmiddels aangegeven dat ze willen meewerken met het project.

Slim zoeken

Gemeenten zijn volop aan de slag om hun informatiebeheer op orde te krijgen, zo blijkt tijdens de bijeenkomst. Ze kiezen daar verschillende manieren voor, zoals archiving-by-design, de inrichting van een e-depot en het inzetten van slimme zoekfunctionaliteit in alle niet-gearchiveerde informatie. Ook worden maatregelen op organisatorisch vlak genomen, door de archieffunctie met de gemeentelijke informatievoorziening te verbinden.

“Gemeenten hebben de archieffunctie altijd heel serieus genomen. Het gaat nu om de omslag van de traditionele manier van werken met papieren documenten naar digitaal werken in de informatiesamenleving. Daar hebben gemeenten zeker nog stappen te zetten,” besluit burgemeester De Baat. Zijn boodschap aan medebestuurders: “Ga digitaal werken en doe dat ‘all the way’, inclusief het archief. Het is heel belangrijk om dit lokaal op de agenda te krijgen.” Hij noemt het cruciaal dat de VNG gemeenten hierin ondersteunt: “Veel gemeenten werken al samen op dit gebied, bijvoorbeeld bij de aanbesteding van een e-depot. Het is belangrijk dat gemeenten onderling expertise delen en samenwerken. Op veel gebieden kunnen gemeenten het niet alleen en dat geldt ook voor dit onderwerp.”

Meer informatie over de ondersteuning vanuit de VNG is te vinden op de website van VNG Realisatie