Gemeenteraden worstelen met ICT

Stadhuis Maastricht

Dit verhaal begon met een berichtje in een lokale krant in Noordwijk: een nieuw raadslid van het CDA – dat met één stem verschil een vierde zetel miste en in de oppositie kwam – reageerde direct na installatie fel op een voorstel voor een budget voor automatisering.
B&W van Noordwijk wilden een gat dichten tussen een ‘kapitaallastenniveau’ van gemiddeld 800.000 euro per jaar terwijl binnen de ‘ICT-budgetten’ jaarlijks slechts 550.000 euro was gereserveerd. CDA-raadslid Lenie Zoetendaal vond het een onduidelijk voorstel met gegoochel met getallen: “Ik had begrepen dat al 2,2 miljoen apart was gezet en er jaarlijks 200.000 bijkomt. Er worden veel bedragen genoemd. De geldstromen zijn onduidelijk, vooral als je de voorgeschiedenis niet kent.”

Ze vroeg om een helder overzicht en kreeg dat van B&W. Het abracadabra daarvan is illustratief voor de wijze waarop gemeenteraadsleden worden ge(des)ïnformeerd over de ICT van hun gemeente. Een fout werd rechtgezet en vervolgens buitelen bedragen en termen over elkaar. Zelfs voor een financieel specialist is er geen touw aan vast te knopen. Het CDA toog naar de afdeling Financiën en kreeg een goede uitleg.

“Samenvattend zie je dat er qua ICT alles opgeteld jaarlijks veel meer geld nodig is dan het raadsvoorstel deed vermoeden. Je bent als gemeenteraad over kleinere bedragen soms langer aan het debatteren, omdat iedereen dan wèl weet waarover het gaat en argumenten kan inbrengen. ICT is abstract, maar gaat wel over heel veel geld van burgers.”
Dan nog: qua geld wordt het inzichtelijk, maar waar gaat het inhoudelijk over? Zo neemt de gemeente Noordwijk de tijdspanne van ruim tien jaar. Geen enkel bedrijf of concern in Nederland haalt het in het hoofd om ICT-uitgaven voor een decennium te plannen. Over tien jaar kan, in theorie, het hele gemeentehuis nagenoeg virtueel zijn. Is dan het ICT-budget vertienvoudigd? Of is het zinloos om ICT nog apart te budgetteren, omdat ICT in feite de drager is geworden van het gemeentewerk aan bureaus? Zoetendaal: “Het is erg algemeen, er worden steeds meer en steeds diverser posten onder de noemer ICT gebracht terwijl je eigenlijk nog geen goed inzicht hebt in investeringsdoelen.”

Niet geld, maar strategie

Eigenlijk vormt louter inzicht in geldstromen juist niet het euvel, ook niet bij al die mislukte IT-projecten die recent tijdens hoorzittingen in de Tweede Kamer passeerden. Geldproblemen, vindt Jos Smits, gespecialiseerd in gemeentelijke ICT bij adviesclub M&I Partners, komen niet voort uit – al dan niet opzettelijke – gebrekkige transparantie. “Overschrijdingen ontstaan doordat ICT-projecten gepaard gaan met aanzienlijke interventies in het primaire proces, onvoorzien of onderschat. Het is op z’n minst discutabel deze kosten op het bordje van ICT te leggen.”

Bovendien blijft strategie buiten beeld, constateert Smits in de praktijk: “Gemeenten maken onvoldoende duidelijk wat de opbrengst is van een ICT-investering. Het enige wat men echt concreet kan maken zijn de kosten. Het is dan ook niet verrassend dat ICT-trajecten vooral op kosten worden gestuurd en niet op de toegevoegde waarde.”
Geld is dus niet het eigenlijke probleem van ICT-controle door de gemeenteraad; integendeel: “Je ziet juist dat voorstellen aan de raad doorgaans louter financieel onderbouwd zijn. De inhoudelijke paragraaf ontbreekt of is beperkt.”

En daar zal het meer en meer fout lopen. “Bij bedrijven is ICT een middel om kosten te besparen of meer waarde te genereren. Dat is je doel. Gemeenteraden miskennen dat doel door louter budgettaire controle uit te voeren. De Raad is naïef als hij alleen kosten relevant vindt. Dan moet je niet staan kijken als het resultaat tegenvalt.”
Smits noemt als voorbeeld het ‘zaakgericht werken’ dat bij veel gemeenten en instanties is ingevoerd om taken rond dossiers uit te voeren. “Uiteindelijk heeft zaakgericht werken invloed op de hele organisatie: in processen, aansturing en verantwoordelijkheden. De werkelijke projectkosten gaan de oorspronkelijke 100.000 euro ver te boven. Maar is dat ICT aan te rekenen?”

Amrut Sijbolts, fractievoorzitter van de Stadspartij in Groningen, voelt die behoefte ook. Hij noemt zich ‘computerminded’: “Inhoudelijke aspecten van informatisering bereiken de gemeenteraad vaak pas achteraf, als het fout gaat met het budget. Zoals met het Da Finci financiële systeem hier in Groningen.”
Sijbolts brengt ICT in bij voorstellen, zoals het idee om zelfstandigen van buiten de stad via de tablet/mobiel een parkeerontheffing te laten aanvragen.
“Maar we missen structureel inzicht en proactieve voorlichting. Bij een onderwerp als de decentralisaties interesseert het me hoe de gemeente probeert om met automatisering de efficiëntie en de klantvriendelijkheid te optimaliseren, en dat graag tegen lage kosten.”

ICT Dashboard Den Haag

Ook in Den Haag is strategie-inzicht belangrijker dan transparantie. In navolging van het Rijk publiceert Den Haag als eerste gemeente een ICT-dashboard (ictdashboarddenhaag.nl). De onderdelen planning, budget en resultaten krijgen een code groen, oranje en rood. Oranje en rood staan eufemistisch voor ‘aandacht nodig’ en ‘actie nodig’.
Transparantie moet extra kosten of vertragingen beperken. Maar de informatie is summier. Links naar de projecten ontbreken. Voor meer informatie wordt verwezen naar een pagina jaarrapportages en accountantsrapporten maar die bieden geen actueel beeld. Het lijkt een vleugellam instrument. Veel grondiger is de voortgangsrapportage op de i-Visie die de gemeente heeft ingevoerd. Halfjaarlijks krijgt de raad inzicht in de stand van zaken.
Rachid Guernaoui, raadslid voor D66 – en werkzaam bij het ministerie van BZK als interim Portfoliomanager Communicatie en ICT, weerspreekt de kritiek op het dashboard, waarom hij gevraagd heeft: “Daar ben ik het niet mee eens. Dit dashboard is pas het begin. Wellicht is het nog te summier, maar het is bedoeld voor de burgers en de duidingen oranje en rood bieden raadsleden het signaal om vragen te stellen.”

Volgens Guernaoui verbetert de democratische invloed op ICT aanzienlijk in Den Haag, met verschillende middelen naast elkaar: behalve het dashboard ook de instelling van een CIO-functie en vooral de opstelling van ‘i-Visie’. ”We kennen de doelstellingen en ambities en met voortgangsrapportages blijven we goed op de hoogte. In- en overzicht zijn aanzienlijk verbeterd.”

Moeilijk wordt makkelijk

Persoonlijke kennis van ICT strekt gemeenteraadsleden wel ten voordeel. Zo ontbreekt die bij de Senioren Partij Maastricht, die met zes zetels de grootste fractie is geworden. Raadslid Ad Frijns, ‘beperkt freelance herenkapper’, heeft bijvoorbeeld een rijke ervaring in het verenigingsleven, maar ICT is niet zijn pakkie an: “Ik ben al blij als ik m’n eigen dingen kan bijhouden. We krijgen een nieuwe persoon voor de website en daar kunnen we het aan vragen.”

Zijn fractievoorzitter Ed Sabel heeft er evenmin kaas van gegeten, maar heeft reden genoeg om waakzaam te zijn. Hij noemt voorbeelden uit de hoorzittingen over ICT in de Tweede Kamer en die hem persoonlijk bekend zijn: “Er gaat zo veel radicaal mis als gevolg van liefhebberij van de zogenaamde deskundigen. Je spreekt over miljarden. Of neem dat project van het Waterschapshuis, 17 miljoen euro en niets van terecht gekomen. Automatiseringsprojecten van overheden die van bovenaf worden opgelegd hebben een grote kans te mislukken. Niet alles is mogelijk, niet alles is nodig. Een gewoon potlood kan soms heel handig zijn.”

Kennisgebrek ziet Sabel niet als nadeel voor democratische controle op ICT-projecten in Maastricht: “Projecten op het stadhuis zelf gaan over bedrijfsvoering en hoeven we niet inhoudelijk te beoordelen. M’n uitgangspunt is dat automatisering van taken voor het publiek van onderaf moet komen, gestuurd door concrete voordelen voor de burgers. Daar zijn onze vragen in de raad op gericht.”
Dit is een adequate manier om ondanks gebrek aan kennis over ICT als gemeenteraadslid het volk toch te vertegenwoordigen. Wordt het complexer, zoals met strategievraagstukken, dan volstaat dit niet altijd. Hoe dan wel?
Zoetendaal: “Een gemeenteraad kan nooit alle expertise hebben, maar moet wel een goede en reële indruk krijgen uit informatie. Je bent ook als raadslid verplicht maatschappelijk relevante informatie mee te laten wegen en in je achterban op zoek te gaan naar expertise. Je moet er samen uit zien te komen.”
Smits pleit voor de nadruk op informatisering: “Processen moet je niet los zien van ICT. Ook een gemeenteraad zal inzicht moeten eisen in de doelstellingen van processen en de rol van ICT daarin. Wat zijn de strategische voordelen? Worden werkwijzen efficiënter en/of beter en welke rol speelt ICT daarbij?”

Samenwerking vergroot afstand

ICT wordt zo complex en kostbaar dat bundeling van lokale krachten logisch is. Democratische invloed wordt dan echter nog moeilijker. Dan loopt het soms spaak. Ab Meijerman (PvdA) moest zelfs het burgemeesterschap van Veendam neerleggen toen zijn gemeenteraad niet instemde met de ICT-samenwerking NV Grid van Veendam, Pekela, Bellingwedde en Oldambt. Hij beschouwde het als een motie van wantrouwen.
Samenwerking op ICT-gebied groeit niettemin. Recent besloten twee gemeenten in de Hoeksche Waard, Binnenmaas en Cromstrijen, al hun ICT-activiteiten samen te brengen. Dat is beperkt in vergelijking met de zeer brede ICT-samenwerking in de coöperatieve vereniging Dimpact voor inkoop, implementatie, beheer en hosting, opgezet voor dertig gemeenten, waaronder Enschede, Zwolle, Oldenzaal, Emmen, Coevorden, Helmond, Purmerend en Roermond.
Kor Roossien van de lokale partij PAC te Coevorden: “Sowieso is het al heel lastig om vat te krijgen op ICT. In zo’n groot collectief is het al helemaal moeilijk om in gang gezette projecten een halt toe te roepen. Bij de behandeling van de jaarrekening hebben wij al eens onze zorgen geuit, omdat je toch praat over behoorlijke bedragen. Tot nu toe zien wij, afgezet tegen de investeringen, nog te weinig zichtbare verbetering in de dienstverlening aan onze burgers in Coevorden.”
Ook Albert Don, gemeenteraadslid in Vlaardingen voor VV2000/Leefbaar Vlaardingen en werkzaam in de ICT, is kritisch. Vlaardingen bundelde de ICT-krachten met Schiedam en Maassluis: “Onze invloed is te gering en de samenwerking ondoorzichtig. Ik hoor te veel kretologie en ben niet overtuigd van de toename van de deskundigheid. De professionalisering van de gemeentelijke ICT heeft nog een lange weg te gaan.”

Valkuil ICT bij decentralisatie

De Rekenkamer waarschuwt voor snelle invoering van de decentralisaties van zorgtaken naar gemeenten. Dat gaat over overheveling en inzet van inhoudelijke budgetten. Hoe het moet met ICT is evenmin duidelijk. De procesinrichting is immers nog niet vastgesteld. ICT moet je bij uitstek inzetten om processen te veranderen. Maar er zijn geen ervaringen om een richting te bepalen.
Dat zal zich wreken, vreest Jos Smits van M&I partners, vooral voor gemeenten tot 100.000 inwoners. “Gemeenten zullen zich geroepen voelen om maar iets aan te schaffen dat hopelijk hun problemen oplost. Maar je ziet in samenwerking tussen gemeenten dat ze verschillende werkwijzen hanteren en daar past al niet één systeem op dat ze aanschaffen. Aan het eind van de rit heeft ICT het dan gedaan, maar de hele procesinrichting loopt verkeerd.”

Do’s en don’ts van gemeentelijke ICT

• Produceer een periodiek gemeentelijk ICT-overzicht met strategie, overwegingen, projecten, nieuwe en voortschrijdende investeringen;
• Maak afwegingen en keuzen dan helder;
• Ga het debat aan tussen B&W en de gemeenteraad;
• Ga nooit akkoord met onbegrijpelijk en veelal onnodig jargon;
• Laat gemeenteraadsleden liever zien hoe het werkt en zet ze aan de knoppen;
• Zoek voor uitleg van complexe systemen gemeenteraadsleden met meer dan gemiddelde ICT-kennis ;
• Vorm een steuncommissie ICT met deskundigen uit de achterbannen van de partijen in de gemeenteraad.