Gerdine Keijzer-Baldé: ‘Met omslag naar actieve openbaarmaking doen we de burger én onszelf een plezier’

Beeld: Algemene Bestuursdienst

Ze zegt het een paar keer tijdens het gesprek: het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) en de rapporten Werk aan Uitvoering (WAU) hebben de urgentie van een open overheid enorm versterkt. Toch is het niet zo dat het ministerie er daarvoor niet mee bezig was. “De rapporten vestigen de aandacht op vraagstukken die al langer latent speelden. De onderzoeken hebben ons bewuster gemaakt van de situatie waarin we zitten.”

Al ruim voordat de rapporten uitkwamen, begon het ministerie van EZK samen met dat van Landbouw Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) in juni 2019 aan vijf pilots op het terrein van de actieve openbaarmaking. Daar waren drie aanleidingen voor, legt Keijzer-Baldé uit.
De eerste was de voorbereiding op de Wet open overheid. De wet is inmiddels door de Tweede Kamer aangenomen. De tweede was de Archiefwet, die op dit moment wordt gemoderniseerd. De modernisering behelst onder meer dat de overbrengingstermijn van 20 jaar wordt gehalveerd. Al na 10 jaar moeten overheden stukken overdragen aan de archiefbeheerder. “Dat betekent ook dat we veel eerder moeten beslissen wat we openbaar willen maken. Het is een best ingrijpende wet.”
Een derde, niet minder belangrijke aanleiding is gelegen in de grote hoeveelheid Wob-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur). “Behandeling daarvan kost zoveel tijd. En iedere keer weer overschrijden we de behandeltermijnen. Op een gegeven moment hebben we besloten: mensen, dit moet anders. We werken voor de publieke zaak en moeten transparant zijn over ons handelen. We kunnen het bovendien niet alleen, er is altijd samenwerking nodig met andere instanties, mede-overheden, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven. Dan moet je ze ook de informatie geven die ze daartoe in staat stelt. Met de omslag van passieve naar actieve openbaarmaking gaan we iedereen een plezier doen: niet alleen de burger, ook onszelf.”

Willen, mogen, kunnen

In het kader van de pilots definieerden EZK en LNV eerst een aantal thema’s met grote maatschappelijke relevantie. Denk aan de gaswinning en de gevolgen daarvan in Groningen, energietransitie en klimaatopgaven. Daarvan werd onder meer bepaald welke informatiecategorieën en welke bronnen het ministerie in huis heeft, welke het wil ontsluiten en in hoeverre dat kan en mag (in verband met wetgeving en privacy en dergelijke). “Willen, mogen, kunnen: die trits. Waarbij ik ‘willen’ bewust als eerste noem, want het is vooral een mindset.”

“De informatieprofessional moet terugkeren.”

De pilots, die anderhalf jaar duurden, mondden uit in tastbare resultaten: informatie werd bijvoorbeeld ontsloten via een Dashboard over gaswinning, aardbevingen en de versterkingsoperatie in Groningen. Daardoor hebben burgers er rechtstreeks toegang toe. De sites hebben een groot bereik en de informatie kreeg veel hits. De pilots brachten het ministerie ook een aantal waardevolle inzichten. “Actieve openbaarmaking gaat niet vanzelf. Je moet een groepje ‘believers’ hebben. Zonder hen zou alles sneuvelen onder het gewicht van alle andere prioriteiten.”
Misschien wel het belangrijkste inzicht vindt Keijzer-Baldé dat de informatieprofessional moet terugkeren. De functie is ook opgenomen in het generieke actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid Open op Orde dat in reactie op de POK– en WAU-rapporten is gemaakt. “Toen de overheid destijds ging digitaliseren, is afscheid genomen van functies als documentatiemedewerker en archiefbeheerder. We kregen documentmanagementsystemen en het idee was dat mensen zelf hun informatie zouden ordenen en bijhouden. Dat gebeurt onvoldoende. Medewerkers zijn er ook nauwelijks in getraind of begeleid. Dat zal de informatieprofessional onder andere gaan doen.”

Open by design

Een ander inzicht is het belang van ‘open by design’. “Er is een duidelijke relatie tussen wat je openbaar kúnt maken en de manier waarop je het in de informatiehuishouding hebt georganiseerd. Wanneer je informatie openbaar wil maken, moet deze bijvoorbeeld losgekoppeld worden van privacygevoelige informatie. Hoe kun je het zo inrichten dat die gegevens los van elkaar worden bewaard? Dat is een stukje techniek.”
Het is een vraagstuk dat niet alleen door het ministerie zelf moet worden beantwoord, maar ook door organisaties die aan het ministerie zijn gelieerd, zo leerden de pilots. Daarvoor is overleg nodig. Keijzer-Baldé noemt als voorbeeld het Instituut Mijnbouwschade Groningen, dat informatie bijhoudt over schade als gevolg van de aardgasbevingen. “Met zulke organisaties moet je dus afspraken maken over openbaarmaking.”
Afspraken intern en met ketenpartners zijn eveneens onontbeerlijk als het gaat om de diverse informatiecategorieën. “Toen ik eind jaren ’80 de Archiefschool deed, was de vraag al: hoe zet je een digitaal archief zodanig op dat informatie voor de lange termijn bewaard blijft en dat het ook doenlijk is? Dat vraagstuk is eigenlijk nog steeds niet opgelost. Dat komt vooral omdat er tegenwoordig geen sprake meer is van één dossier, in een fysieke map, maar van een thema. Informatie wordt op allerlei plekken en in allerlei media bewaard. De informatiesystemen zitten niet zodanig in elkaar dat je die met één druk op de knop boven tafel hebt.”
Om daar verandering in te brengen zouden de systemen bijvoorbeeld een optie moeten hebben om vast te leggen dat een afspraak via WhatsApp is bevestigd. “Ze daarop aanpassen is ingewikkeld. Het kost tijd, niet alleen om dit soort dingen in te bouwen, maar ook om medewerkers daarin te begeleiden.”

Paar flinke stappen zetten

De positieve resultaten en de inzichten van de pilots hebben de bestuursraden van de twee ministeries doen besluiten om op de ingeslagen weg verder te gaan. Er worden meer thema’s aan de huidige vijf toegevoegd. “Gebleken is dat deze aanpak helpt: niet pas in actie komen als ergens om wordt gevraagd, maar proactief bedenken wat de maatschappij van je zou willen weten. Dat is veel werk en niet iedereen is daar enthousiast over, maar het kost óók veel tijd om Wob-verzoeken af te handelen. Deze aanpak zet mensen tot nadenken en draagt bij aan een cultuuromslag.”
In de nabije toekomst zal EZK een paar flinke stappen zetten, verwacht Keijzer-Baldé. “In ieder geval deze zomer, wanneer we een nieuw documentmanagementsysteem krijgen dat werkprocessen beter gaat ondersteunen. We hopen dat eind dit jaar breed geïmplementeerd te hebben.”
De plaatsvervangend SG is benieuwd naar de inhoud van het actieplan Open op Orde en de Leidraad Actieve Openbaarmaking, waarin staat wat het onderwerp voor het dagelijkse werk van medewerkers gaat betekenen. “Als we dat weten, kunnen we een en ander intern zo gaan organiseren dat we over die informatie beschikken en direct, zonder extra werk, openbaar kunnen maken. In het kader van het actieplan zullen we een nulmeting gaan doen. Dat vind ik wel een spannend moment: wat gaat die opleveren, hoe is de situatie bij EZK nu? Er is in ieder geval nog veel werk te doen.”

‘Actieve openbaarmaking’

Actieve Openbaarmaking is een project van iBestuur en het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatievoorziening. Op 11 december organiseerden we de Dag van de Actieve Openbaarmaking. Ook publiceerden we een digitaal magazine over Actieve Openbaarmaking met interviews, praktijkcases en een digitaal verslag van de debatten en presentaties van 11 december.