‘Gij zult harmoniseren’

In West-Friesland heb je Medemblik, in 2011 ontstaan uit Andijk, Wervershoof en Medemblik, welke laatstgenoemde gemeente in 2007 was gegroeid door samenvoeging met Noorder-Koggenland en Wognum. Je hebt er de SED-organisatie, het in 2015 begonnen ambtelijk fusieapparaat van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Toen hadden (in 2014) die drie en Medemblik en Opmeer reeds ICT-organisatie DeSom opgericht, waar in 2015 Koggenland (in 2007 gevormd uit Obdam en Wester-Koggenland) en WerkSaam Westfriesland bijkwamen, de arbeidsbemiddelaar en Participatiewet-uitvoerder van deze zes gemeenten plus Hoorn. Sedert 2012 zitten alle zeven in de gemeenschappelijke regeling Westfries Archief. Kortom, in West-Friesland zijn uitdagingen om door samenwerking vooruit te komen niet ongewoon. En nu loopt er sinds begin vorig jaar een ambitieus programma van de zeven gemeenten en de drie gemeenschappelijke regelingen om hun informatiehuishouding te harmoniseren. Dat programma is weer onderdeel van een bredere samenwerking, het ‘Pact van Westfriesland’, dat het gebied ‘de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s in Nederland’ moet binnenloodsen.

Bestuurlijke drive

“We werkten op allerlei terreinen samen, maar op het vlak van informatievoorziening waren we nog allemaal afzonderlijk bezig het wiel uit te vinden. Dat was raar”, zegt Paul van der Werff, informatiemanager te Hoorn en voorzitter van het IM-overleg West-Friesland. De tien deelnemers in het harmonisatieprogramma gebruiken in totaal 600 applicaties. Beheer is complex, personeel moeilijk te vinden en te behouden. Kosten van de informatievoorziening moeten omlaag kunnen, en de kwaliteit van bedrijfsvoering en dienstverlening omhoog.

Uitsluitend ambtelijk geïnspireerd is de omvangrijke exercitie niet. Ook bestuurlijk is de drive stevig. “Gij zult harmoniseren”, placht de in december afgezwaaide burgemeester Jan Baas van Enkhuizen, bestuurlijk verantwoordelijk voor het programma, volgens Van der Werff bij gelegenheid te roepen. Michiel Louweret, ingehuurd programmamanager, was aangenaam verrast (het was meer dan hij van plan was voor te stellen) toen de colleges van B en W bij aanvang van het programma verboden dat een gemeente nog op eigen houtje een ICT-project zou aanvatten. Wanneer een applicatie vervanging verlangt omdat die z’n beste tijd heeft gehad, dient een gemeente twee andere deelnemers te vinden om dat traject gezamenlijk in te gaan en moeten de overige vier zich committeren om later ook aan te haken. Slim aanbesteden moet partijen vervolgens in staat stellen tot ingebruikname van de te verwerven voorziening op een voor hen geschikt moment, bijvoorbeeld als een bestaand contract afloopt.

Louweret ziet zijn functie primair als faciliteren. Aansturen doen partijen zelf en uitvoeren gebeurt op de werkvloer. De samenwerking is zo ingericht dat medewerkers zich vanzelf buiten hun eigen organisatie begeven. Dat verbreedt en verdiept het inzicht in de materie, waarmee ze zich bezighouden, en bevordert de totstandkoming van regionale oplossingen. Daarnaast biedt het gelegenheid tot specialisatie en kwaliteitsverbetering: wanneer een lokale informatiemanager niet meer alles moet zien te behappen, kan hij op regionaal niveau in een deeltaak veel beter werk afleveren. Schaarse kennis laat zich zo beter benutten.

Regionale servicebus

Tim Koenders, afdelingshoofd Advies en Ondersteuning Koggenland,

Tim Koenders, afdelingshoofd Advies en Ondersteuning Koggenland, opdrachtgever regionale servicebus: “Een servicebus is een instrument voor het uitwisselen van informatie tussen verschillende systemen. Vorige zomer zijn we begonnen in een streven om één servicebus te realiseren voor alle deelnemers. Maar we zijn in ons project een pas op de plaats gaan maken toen we bij een werkgroep van VNG Realisatie aanhaakten die zich ook met die materie bezighoudt en eind 2018 een gezamenlijke aanbesteding wilde houden, waaraan elke gemeente kan meedoen. Doordat de scope wat veranderde leek enige vertraging te ontstaan, maar werd het voor ons ook steeds interessanter. Misschien valt zo’n servicebus slimmer in te richten, waardoor je hem niet voor alle dataverkeer nodig hebt, wat de complexiteit vermindert en het beheer vereenvoudigt. Ons project ging uit van oplevering per eind 2018. Dat wordt nu wat later. Is dat erg? Nee, want nu wordt de afweging meer gedegen en bereiken we wellicht via de VNG een hogere graad van gemeenschappelijkheid.”

Vanuit het programma loopt een link naar het bestuur via het portefeuillehoudersoverleg Algemene Bestuurlijke Zaken met de zeven burgemeesters.Vorige maand trad Ronald Wortelboer, burgemeester van Stede Broec, aan als opvolger van de vertrokken Baas. Dan is er een stuurgroep, bestaande uit de zeven gemeentesecretarissen en de directeuren van de drie gemeenschappelijke regelingen. Elke secretaris heeft een domein onder zich, waarbinnen zich de harmonisatietrajecten afspelen, en is ‘strategisch domeinhouder’. Er zijn zeven domeinen gedefinieerd: dienstverlening, bedrijfsvoering, sociaal domein, fysiek domein, openbare orde en veiligheid, platformfunctionaliteit en functionaliteit gemeenten (onder meer gegevensbeheer). Een informatiemanager of afdelingshoofd, van een andere gemeente dus, is ‘tactisch domeinhouder’, die harmonisatiekansen spot, projectplannen schrijft en toeziet op de onderlinge afstemming van projecten. Daarin hebben expertteams ook een zekere rol. Die zijn er voor architectuur, projectmanagement, inkoop en privacy.

Hoorn is met 72.000 inwoners de grootste gemeente. Is de rest er niet beducht voor dat die de dienst uitmaakt? Informatiemanager Van der Werff bekijkt dat genuanceerd: “Als je te veel doet, ben je dominant, doe je te weinig, vervul je je taak als centrumgemeente niet goed. Wij waren weliswaar lange tijd de grote broer, maar de SED-gemeenten hebben samen ook 60.000 inwoners.” Verder wijst hij op de ver doorgevoerde regionale aanpak om uiteindelijk te concluderen dat het zich ‘de goeie kant op ontwikkelt’.

Samen Organiseren

Marc Winder, gemeentesecretraris Opmeer

Marc Winder, gemeentesecretaris Opmeer, ambtelijk verantwoordelijke van het harmonisatieprogramma, lid van de Taskforce Samen Organiseren van de VNG: “De Taskforce richt zich op innovatieve ontwikkelingen en tracht die zo veel mogelijk uit te rollen over de 380 gemeenten. Ik houd me daar bezig met innovatieve dienstverlening en belastingen, waarbij we als gezamenlijke gemeenten op eenduidige wijze de markt willen benaderen in het Common Ground-project. We hebben in West-Friesland een project om tot één belastingsysteem, te komen. Wat daar speelt, speelt ook landelijk. Je kunt denken aan opschaling van onze oplossing, maar het werkt ook omgekeerd. De ideeën van Common Ground en Samen Organiseren neem ik mee en daar voed ik ons expertteam architectuur mee.”

Uitgangspunt is dat binnen zeven jaar de basisapplicaties in de regio zijn geharmoniseerd, aldus het programmaplan.

De centrumgemeente doet niet mee in shared service center DeSom. Dat is ontstaan omdat ICT-beheer voor de kleinere gemeenten lastiger werd. Zulke problemen ervoer Hoorn niet, schetst Van der Werff. Die gemeente had daarentegen ambities op het vlak van het nieuwe werken en gebruik van laptops binnen een flexibele organisatie. “Omdat we net flink hadden geïnvesteerd en binnen het SSC de organisatievisie moeilijker konden realiseren, zijn we niet gaan meedoen.” DeSom en de ICT-afdeling van Hoorn zijn geen concurrenten. De afdeling is er voor de gemeente (wel ook voor het Westfries Archief – ‘Dat is zo gegroeid’) en werkt in het harmonisatieprogramma samen met DeSom, waar ze ook klant is voor de uitwijk.

Medewerkers trainen

Zijn er dan helemaal geen knelpunten? Heus wel. Programmamanager Louweret noemt er drie. Vernieuwen is uitdagend, vervangen lastiger. Afstand doen van het vertrouwde kan ook in West-Friesland weerstand oproepen. En veel ambtenaren zijn betrokken, maar veel ook niet en die moeten wel mee. Vroeger had je een idee en als je een budget kon regelen volgde uitvoering. Nu moet je eerst anderen, van een andere organisatie nog wel, zien te overtuigen. En drie (met een relatie tot de eerste twee): er is behoefte aan professionele projectleiding, aan verbinders.

Ambtelijk verantwoordelijke Marc Winder ziet de knelpunten ook. Niet iedereen die naast het gewone werk een project trekt, is daarvoor in de wieg gelegd. Externe inhuur is een optie die zo nodig wordt aangewend, maar eerst wil Winder eigen medewerkers trainen. Om een opleidingsplan is gevraagd bij een regionale voorziening voor ambtelijke loopbaanontwikkeling. Bij de West-Friesland Academie, samenwerkingsverband van de zeven West-Friese gemeenten natuurlijk.

Beheer openbare ruimte

René Kijk in de Vegte, hoofd Leefomgeving SED-organisatie, tactisch verantwoordelijke voor het fysieke domein en opdrachtgever BOR-project (Beheer openbare ruimte)

René Kijk in de Vegte, hoofd Leefomgeving SED-organisatie, tactisch verantwoordelijke voor het fysieke domein en opdrachtgever BOR-project (Beheer openbare ruimte): “Het gaat om het beheer van groen, wegen en riolering. Er zijn nu verschillende pakketten. Niet alleen verschillend qua leverancier, ook heeft de één voor die functies afzonderlijke applicaties en de ander een pakket voor alles. We willen die verscheidenheid reduceren. Het belangrijkste is dat je eerst de processen op orde brengt en harmoniseert. We zijn nu zo ver dat we uitgebreid gesprekken hebben gevoerd over hoe iedereen de beheertaak uitvoert. Wat moet er gebeuren voor wegbeheer, hoe doen wij dat, hoe doen jullie dat en waarom zo? Als je het erover eens bent welke stappen in dat beheer zitten, kijk je welke functionaliteit nodig is om dat door software te ondersteunen. Dat vertalen we in een uitvraag aan de markt. Nu is het zo dat Hoorn een acuut probleem heeft met de groenvoorziening. De bestaande software wordt niet meer ondersteund door de leverancier. Stel dat we het eens worden over een programma van eisen voor het groenbeheer, dan kan Hoorn als eerste instappen en volgen anderen later. We kunnen ook proberen het meteen breder te trekken. Dan kan een integraal pakket de uitkomst zijn.”

Begraafplaatsadministratie

Ronald van der Deure, informatiemanager Koggenland, adviseur begraafplaatsadministratie: “Er zijn veel begraafplaatsen. We hebben nu zeven gemeenten, en dan heb je nog allemaal dorpen met een kerkhof. Drie gemeenten hebben nu eenzelfde pakket. Twee hebben andere software, één weer andere en eentje heeft niks. Daar is dus een flinke slag te maken. We hebben bij elkaar gekeken hoe elders de processen worden uitgevoerd. Wat opviel was dat het bij de ene gemeente onder Burgerzaken valt en bij de andere onder groenbeheer. Dat hoeft niet per se overal hetzelfde, als we de processen maar gelijktrekken. We zijn tot een eisenpakket gekomen, dat nu bekeken wordt door de architectuurgroep. Dan gaat het naar de expertgroep inkoop en bepalen we wanneer we over gaan. De SED wil snel, anderen haken dan in 2019 of 2020 aan.”