‘Goed informatiebeheer is een burgerrecht’

Beeld: Lex Draijer/De Beeldredaktie

Arie Slob heeft als minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs ook de verantwoordelijkheid voor de archieven van de overheid. Als historicus en oud-directeur van het Historisch Centrum Overijssel heeft hij een band met dat onderwerp. “Archieven zijn eigenlijk de achterkant van een borduurwerk”, zegt hij enthousiast. “Ik heb zelf in die wereld rondgelopen en weet hoe belangrijk het is, al is het zelden een gespreksonderwerp in het parlement.”

Gaat de Nederlandse overheid goed met zijn archieven om?

“Het is cruciaal voor het functioneren van de democratie dat de overheid zijn informatiehuishouding op orde heeft. Dat is nog niet overal doorgedrongen. Het is belangrijk dat we de huidige Archiefwet gaan aanpassen. Die is van 1995 en de wereld is sindsdien enorm veranderd; ook de wereld van de archieven en van het beheer van informatie. Dat was heel lang een papieren wereld. Die blijft altijd belangrijk, maar inmiddels zijn we in een digitale omgeving beland en dat stelt hele andere eisen aan het beheer en de toegankelijkheid van informatie. De regels die we daar nu voor hebben zijn nog helemaal toegesneden op die papieren wereld en het analoge informatiebeheer. Ook de terminologie die in de huidige wet wordt gebruikt is niet meer van deze tijd. De snelheid en de gecompliceerdheid waarmee informatie rondgaat noodzaakt ons ook om informatie sneller over te dragen aan archieven. Daar moeten we niet, zoals nu, twintig jaar voor nemen, maar dat moet wat mij betreft al na tien jaar of zoveel eerder als mogelijk is.”

Het klink een beetje alsof u bang bent dat informatie anders kwijtraakt?

“Dat risico is inderdaad aanwezig. In 2005 waarschuwde de Rijksarchiefinspectie al voor een gat in het collectieve geheugen van de overheid, omdat digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig wordt bewaard. Uit onderzoek bleek toen dat als we niet oppassen we te maken krijgen met een dementerende overheid. Dat is dan het gevolg van het verloren gaan van documenten, doordat ze niet meer zijn terug te vinden omdat iedereen ze maar naar eigen inzicht heeft opgeborgen. Soms ontbreekt de context van informatie of zijn bestanden onbedoeld domweg gewist. Waar je vroeger bij wijze van spreken een ordner uit de kast trok, heb je nu te maken met vele verschillende systemen voor documentatiebeheer waarin informatie soms wel is opgeslagen, maar waar je het niet goed meer uit kunt halen als je het wilt combineren met andere systemen. Het is heel belangrijk dat we daar een eind aan maken, want je loopt als overheid door de razendsnelle ontwikkelingen toch altijd al een beetje achter de feiten aan.”

Voor je het weet zijn ze op een ministerie heel lang op zoek naar een ‘bonnetje’?

“Dat voorbeeld gebruik ik vaak als ik het belang van een goed informatiebeheer moet uitleggen. Als het niet op orde is kan het grote gevolgen hebben. Het handelen van de overheid moet voor burgers te reconstrueren zijn. Het maakt ook duidelijk dat als je als overheid zegt dat je iets niet meer hebt je ook moet kunnen aantonen dat je het vernietigd hebt. Goed informatiebeheer is een burgerrecht en de overheid moet transparant zijn in haar handelen.”

“Er is op gemeentelijk niveau ook heel veel wegbezuinigd”

De Vereniging voor onderzoeksjournalisten (VVOJ) constateert dat de overheidsarchieven slecht op orde zijn, zowel qua ordening als ontsluiting. De Raad voor Cultuur vergelijkt de overheidsarchieven met een puberbrein; moeite met onthouden, organiseren en controleren. Er is een rapport dat klaagt over de overdosis van internetplatformen met overheidsinformatie, waardoor de vindbaarheid van informatie voor burgers onduidelijk is. En Doc-Direct, de organisatie die voor de Rijksoverheid de archieven moet ordenen en inrichten, waarschuwt voor de complexiteit van digitale archiefvorming.

“Het blijft een enorme opdracht om een moderniseringsslag te maken. Ook omdat de technologische ontwikkelingen niet stilstaan. Dat betekent voor de archiefsector dat daar steeds meer andere mensen nodig zijn dan de traditionele archivarissen en documentalisten. We zijn bezig om de archieffunctie anders in te richten, bijvoorbeeld met behulp van e-depots. Dat levert weer nieuwe vraagstukken op zoals standaardisatie, toegangsrechten, het implementeren van privacywetgeving. Dat stelt hoge eisen aan alle betrokkenen en om dat succesvol te kunnen doen moet je allereerst de wetgeving op orde hebben en daar werken we nu hard aan.”

Het gaat ook veel meer kosten.

“Het heeft inderdaad ook financiële consequenties. Niet alleen bij de overheden, maar ook voor bedrijven en scholen. Er hangen nu eenmaal prijskaartjes aan.”

Wordt de complexiteit niet onderschat?

“Ik onderschat het zeker niet. Ik denk wel dat men er soms erg tegenop ziet, want het is een hele opgave. Dit is echt heel groot en daarom is het zo belangrijk dat mensen die op andere posities verantwoordelijkheid dragen voor het informatiebeheer zich realiseren dat dingen niet meer vooruitgeschoven kunnen worden. De kosten moeten beheersbaar blijven, maar we moeten wel vooruit. Dat is ook mijn boodschap naar mijn collega’s in de ministerraad en ook naar andere bestuurders: zet dit op de agenda, praat hierover, besef hoe belangrijk dit ook voor burgers is en dat het bij de overheid hoort dat we meegaan in deze ontwikkelingen.”

U krijgt vast binnen twee jaar een brief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) met het verzoek om wat bij te lappen vanwege de hoge kosten van deze operatie.

“Ik heb al wel van de VNG een brief gekregen waarin ze zeggen dat ze blij zijn met mijn initiatief en dat ze er graag met mij de schouders onder willen zetten. Er is de afgelopen jaren wel degelijk geïnvesteerd in de digitalisering van het archiefwezen. Als informatiebeheer ook op gemeentelijk niveau belangrijk wordt gevonden is het een kwestie van prioriteren. Er is op gemeentelijk niveau ook heel veel wegbezuinigd de afgelopen jaren, met name als het ging om mensen die met dit soort vragen bezig waren. Ik merk wel dat men nu zegt ‘oh wacht even, we komen handjes te kort’ of ‘we hadden hier toch ooit iemand voor?’. Daar moeten gemeenten dus afwegingen in maken en dat kan ook heel goed in samenwerking met anderen. Informatiebeheer moet ook gewoon in het mandje van de gemeentelijke afwegingen bij de begroting, net als het zwembad, de schouwburg of de kosten van andere delen van de werkorganisatie. Je moet het niet erg vinden dat het wat geld kost, want het is uiteindelijk serviceverlening aan je burgers die je ook op andere niveaus biedt. De betrouwbaarheid van informatie van de overheid is een fundament van onze rechtsstaat. Ik weet het, dat zijn geen kleine woorden.”

Veel informatie bevindt zich buiten documentmanagementsystemen. In mailboxen, aparte databestanden en specifieke applicaties. Dat levert allerlei nieuwe vraagstukken op als je die informatie ook toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wilt bewaren. In een brief aan de Tweede Kamer draagt u daarvoor ‘voortschrijdende ICT, nieuwe technieken en werkwijzen’ als oplossing aan. Maakt u zich dan niet te veel afhankelijk van wat de ICT-sector allemaal beloofd?

“Nee, maar we hebben ze wel hard nodig om de problemen die zich aandienen op te lossen. We hebben de mogelijkheid om ook marktpartijen een plek te geven. De richtingsborden staan niet alleen maar een kant uit, het gaat om het maken van afwegingen. Gaan we bijvoorbeeld als gemeenten wel of niet toetreden tot een Regionaal Historisch Centrum; gaan we wel of niet via het Nationaal Archief gebruikmaken van de mogelijkheden voor e-depots of gebruiken we daar marktpartijen voor? Soms wordt er ook een combinatie gemaakt waarbij marktpartijen een deel van het werk doen en het structurele beheer door overheden wordt opgepakt. Als het gaat om e-depots is het wel belangrijk dat we met elkaar standaarden ontwikkelen.”

Moet er in overheidsarchieven behalve informatie waarmee je het handelen van de overheid kunt reconstrueren ook informatie zitten over hoe overheidsbeleid tot stand is gekomen?

“Ik maak soms via mijn telefoon kanttekeningen op conceptnota’s en ik stuur appjes naar mijn SG of DG over zo’n nota. Dat is wel een onderwerp waar je naar moet kijken. Wat doen we met deze informatie, moet die ook in het archief en hoe doen we dat dan? We gaan bekijken of de richtlijnen uit 2013 over de selectie van informatie en over wat wel en niet in archieven wordt opgenomen nog wel up-to-date zijn.”

Journalisten die aan de hand van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) om informatie vragen worden vaak geconfronteerd met heel veel weggelakte informatie. Wanneer houdt de overheid daar nou eens mee op?

“Dat is een apart vraagstuk waarover ik in gesprek ben met mijn collega van Binnenlandse Zaken en met de initiatiefnemers van de Wet Open Overheid (Woo). Als het gaat om namen, privacygevoelige zaken, concurrentiegevoelige onderwerpen of voorgeschreven geheimhouding moet je soms ingrijpen in de gegevens die je als overheid verstrekt. Mijn opvatting is dat we ons best moeten doen om zoveel mogelijk informatie te verstrekken. Onlangs heb ik gereageerd op een WOB-verzoek over de school in Maastricht waar de examens niet op orde waren. Daar hebben we echt maximaal geprobeerd zoveel mogelijk informatie te geven. Wat gedeeld kan worden moet gewoon gedeeld worden. Als je informatie niet openbaar maakt dan moet je dat wel kunnen motiveren”.

25 Kilometer

Door de digitalisering is de groei van de hoeveelheid papieren archieven bij de overheid sterk afgenomen. Dat komt goed uit want men is nog volop bezig om achterstanden uit het verleden weg te werken. Het plan om in tien jaar de archiefachterstanden bij de Rijksdienst uit de periode 1976-2005 weg te werken en dat in 2019 moest zijn afgerond kampt met forse vertraging. Er is nog 25 kilometer ‘fysiek archief’ te gaan. Dat komt overeen met vijf jaar werk.

Deze bijdrage is te vinden in iBestuur magazine 29