Hoe de Belastingdienst omgaat met adviezen van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT)
IT-teams van de overheid werken soms jaren lang met ziel en zaligheid aan een project, totdat na een negatief advies van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) de stekker eruit wordt getrokken. Zoiets kan hard aankomen. Hoe houd je na zo’n domper de moed erin? Tineke Bijl, directeur Informatievoorziening en Databeheersing bij de Belastingdienst, geeft een inkijkje.
Bij de Belastingdienst, een van de grootste uitvoerders van de rijksoverheid schrikken ze tegenwoordig niet zo snel van een negatief advies. Door de jaren heen zijn AcICT-onderzoeken en adviezen voor de Belastingdienst zelfs min of meer gewoon geworden. Momenteel werkt de organisatie aan zo’n 25 IT-projecten ter waarde van 5 miljoen euro of meer, en jaarlijks worden er gemiddeld zo’n drie onderzoeken uitgevoerd. Bijl legt uit dat projecten van 5 miljoen euro of meer verplicht moeten worden aangemeld bij AcICT. Vanwege het feit dat de capaciteit bij de ICT-waakhond niet onbeperkt is komen vooral de meest risicovolle projecten uiteindelijk in aanmerking voor advies.
Continu in gesprek
De Belastingdienst heeft inmiddels een ‘portfolioproces’ ingericht waarbij vooraf nauwkeurig bekeken wordt of projecten voldoen aan de eisen om AcICT-advies te krijgen. “We hebben door vele projecten in de afgelopen jaren een goede relatie met AcICT opgebouwd,” vertelt Tineke Bijl. ‘Binnen de Belastingdienst is er een vast persoon die dit regisseert en zorgt dat de voor AcICT benodigde dossiers worden aangeleverd. Ook hebben we een “rode draden-analyse” geschreven, waarin we voor onszelf opmaakten wat de belangrijkste terugkomende lessen zijn bij de adviezen.’ Er lopen continu gesprekken tussen AcICT en de Belastingdienst over de projecten die mogelijk in aanmerking komen voor advies. ‘Zij geven aan welke thema’s politiek-bestuurlijke aandacht hebben, en wij geven bij hen aan welke projecten wij zelf als risicovol of relevant beschouwen.’
Niet altijd eens met AcICT
Over de bevindingen van de AcICT, die onder meer opschrijft wat er misgaat bij het project, zijn volgens Bijl vrijwel nooit discussies. Deze zijn op feiten gestoeld. ‘En het is vooraf mogelijk om het conceptrapport nog op feiten te controleren.’ Over de oplossingsrichting verschillende de inzichten soms, vertelt Bijl. ‘Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met de vormgeving van je gehele IT-architectuur. Wij voeren een lijn die niet gericht is op een individueel project, maar bekijken ook of de geadviseerde IT-architectuur in lijn is met de rest van ons IT-landschap. Het wordt in onze ogen ook wel erg complex wanneer we heel andere principes dan in de rest van de organisatie gaan toepassen op een project. Zoiets geven wij dan ook aan in de gesprekken met AcICT. We motiveren dan waarom we iets niet op de geadviseerde manier oplossen. Een advies is ook geen verplichting, maar eerder suggesties om zaken op te lossen.’
Lastige momenten
Hoewel een negatief advies vaak al in de lijn der verwachting lag, blijft het vervelend voor betrokkenen om er kennis van te nemen. ‘Maar het maakt daarin weinig uit of de Belastingdienst zelf een project een halt toeroept, of een externe partij’, vertelt Bijl. Voor degenen die er met volledige betrokkenheid en commitment mee bezig zijn, is het altijd een lastig moment. Er zijn medewerkers die er misschien al een jaar of zelfs twee of drie jaar mee bezig zijn. Bijl: ‘Het is dan de kunst om mensen aan boord te houden en gemotiveerd te houden. Het gaat in dat soort gevallen soms ook over werkcultuur, gedrag en de manier van samenwerken.’
Het is vaak heel moeilijk voor betrokkenen om te stoppen met een project waar tot aan dat moment volop aan gewerkt is. Bij een moeilijk lopend project wordt na een negatief advies even de “pauzeknop” ingedrukt. ‘Daar moet je wel een goed verhaal bij hebben, waar je de betrokken teamleden in kan meenemen. Het gaat dan puur over het proces zelf, in relatie tot de inhoud van het project. Ook dat zijn zeker geen makkelijke gesprekken, omdat er vaak al onvrede in het team is geslopen.’
Partijen tegenover elkaar
De Belastingdienst is één organisatie, maar bestaat bij projecten die mislopen vaak toch uit verschillende partijen, legt Bijl uit. In veel gevallen werd er bij projecten al door één of meerdere partijen voor risico’s gewaarschuwd, zonder dat daar direct iets mee werd gedaan. ‘Na afloop krijg je in gesprekken vaak mensen die hun gelijk willen halen, maar we zijn in dit soort gesprekken nooit “vingertje aan het wijzen” of op zoek naar een schuldige’, legt Bijl uit. Wel wordt er zoveel mogelijk geprobeerd met het hele team in gesprek te blijven en iedereen aan boord te houden voor een oplossing. ‘Dat zijn vaak ingewikkelde gesprekken die elke keer anders verlopen. Soms is het beter om mensen iets anders te laten doen, terwijl anderen overtuigd moeten worden toch verder te gaan, omdat hun expertise onmisbaar is voor een project. Hier komen echte managementvaardigheden aan te pas.’
Nieuwe technologie geeft vaak problemen
Bij de Belastingdienst zijn er voor AcICT-adviezen inmiddels goedlopende processen ingericht, maar dat geldt lang niet voor iedere organisatie die een advies krijgt. Bij bijvoorbeeld kleinere overheidsorganisaties met minder projecten en slechts sporadisch een AcICT-advies kan het wellicht minder gestroomlijnd verlopen. Bijl heeft enkele tips en adviezen. “Een van de rode draden die wij hebben geschetst is een inmiddels bekend geluid en basis managementboek: een groot plan kun je beter in kleine brokjes hakken.” Met name bij grote moderniseringstrajecten ontstaan onderweg veel knelpunten, ervaart Bijl. ‘Er wordt in deze trajecten gewerkt met een bepaalde technologie, maar ineens moeten er zaken georganiseerd worden met een nieuwe technologie, waar geen of weinig kennis of ervaring mee is. Wat vaak gebeurt, is dat de kosten en de inschatting van de benodigde tijd dan te optimistisch zijn. We proberen bij dit soort projecten de risico’s zo klein mogelijk te maken door steeds kleine stappen te nemen. Het is geen rocket science, maar wel belangrijk.’
Het volledige artikel is gepubliceerd in iBestuur Magazine #52 van oktober 2024.
Nog geen (gratis) abonnement? Klik HIER
Lees ook:
