Veel organisaties besluiten in deze tijd van coronamaatregelen om webinars te gaan geven. Waar eerst fysieke trainingen ingezet werden, zijn deze nu vaak online. Dat heeft voor- én nadelen. Online evenementen zijn schaalbaarder dan fysieke evenementen, maar het is een grotere uitdaging om de inhoud en de boodschap op eenzelfde sterke manier over te brengen. Ook de binding met de participant is online niet vanzelfsprekend.
Beeld: Austin Distel / Unsplash
Daar waar een fysieke training voor iedereen te volgen is, hoeft dit niet zo te zijn voor online trainingen of webinars. Er is een grotere afstand tussen participant en spreker en daardoor kan het voorkomen dat er, onbedoeld, iemand niet deel kan nemen aan een webinar omdat deze niet toegankelijk wordt aangeboden.
Wat kun je doen om jouw webinar zo goed mogelijk toegankelijk te maken voor iedereen? Dit artikel behandelt dit onderwerp in drie fases: de planning, de presentatie en de nazorg.
Fase 1: Planning
Bij de planning van een webinar kunnen stappen genomen worden om deze toegankelijk te maken. Hoe doe je dat? Zes punten om mee te nemen in de planning van een webinar:
1 – Neem toegankelijkheid mee in elke stap
Bij een webinar komt meer kijken dan alleen het webinar zelf. Denk bijvoorbeeld aan de communicatie, de registratie en de te tonen informatie. Kan een participant zich zonder problemen registreren? Zijn de te vertonen video’s voorzien van ondertiteling? Zijn er notities aan de slides toegevoegd voor extra uitleg en wordt er gebruikgemaakt van eenvoudige taal? Ga daarom na per stap wat jij kan doen om deze toegankelijk te maken en verwerk dit vervolgens in een checklist. Hiervoor kan je dit artikel als uitgangspunt gebruiken.
2 – Overdenk wat je kunt aanbieden (en wat niet)
Het liefst wil je voor iedereen een passende oplossing hebben. Helaas is de realiteit weerbarstiger. Ga uit van wat jouw organisatie wél kan doen rondom toegankelijkheid en deel deze informatie proactief. Heb je een toegankelijke PDF met de slides? Schrijf erover en deel dit. Heb je een extra moderator paraat om mensen met speciale wensen te helpen? Maak duidelijk dat mensen hier gebruik van kunnen maken. Benoem expliciet wat je de deelnemers kan aanbieden en doe dit voorafgaand. Door dit als vraag op te nemen in het registratieformulier weet jij ook of je extra met bepaalde groepen rekening moet houden.
3 – Maak duidelijke regels en heb duidelijk wat je verwacht van je participanten
Elke webinar en online meeting kent spelregels, vaak zijn deze impliciet en verschillend per webinar. Neem, voordat je begint met het webinar, de spelregels door. Dit creëert een veilige/vertrouwde omgeving. Bepaalde regels waaraan gedacht kan worden zijn de spelregels, zoals het gebruik van de chat en de hand opsteken functie. Ook kun je vragen stellen stimuleren door aan te geven of, hoe en wanneer deze beantwoord worden. Zo weten deelnemers waar ze aan toe zijn.
4 – Betrek mensen (met een beperking) in de voorbereiding
Participanten kunnen een bepaalde wens hebben met betrekking tot de deelname aan het webinar. Kondig van tevoren aan dat participanten contact mogen zoeken met de organisatie. Zij kunnen zo input geven wat zij nodig hebben om deel te nemen. Tijdens dit contactmoment kunnen drempels weggenomen worden en de participant geholpen worden met de voorbereiding op het evenement. Dit werkt bevorderlijk, zeker als een tool niet geheel digitaal toegankelijk is.
5 – Kies een toegankelijk platform om je webinar op te houden
Al lijkt het zo voor de hand liggend om te kiezen voor een webinarplatform dat geheel toegankelijk is, hangt zo’n keuze samen met veel factoren zoals prijs, functionaliteit en capaciteit. Anno 2020 is de keuze voor een toegankelijk platform nog niet zo eenvoudig. Veel van de tools zijn niet of niet geheel digitaal toegankelijk. Waar ze wel toegankelijk zijn, zijn ze vaak alleen in het Engels. Wil je weten wat een bepaald platform doet aan toegankelijkheid? Zoek dan de toegankelijkheidsverklaring of accessibility statement op hun website.
6 – Inclusiviteit is belangrijk maar vergeet de andere participanten niet
Elke participant kan wensen hebben, maar niet elke oplossing leidt tot een betere en inclusievere webinar. Het voorlezen van de chat om de blinde participant te helpen kan ook het webinar trager maken. Beter is het om bijvoorbeeld een korte samenvatting te geven van de chat en alleen de belangrijke punten eruit te belichten. Om de beste gebruikerservaring voor je gehele publiek te creëren moet hiertussen een balans gevonden worden.
Fase 2: Presentatie
Het moment is daar, het webinar gaat beginnen. Waar kan je op letten zodat dat iedereen het webinar goed kan volgen? In dit hoofdstuk de behandelen we enkele punten waar mensen met een beperking tegenaan lopen en sluiten we af met een lijst van algemene tips om mee te nemen bij je volgende webinar.
1 – Visueel beperkten
Mensen met een visuele beperking luisteren vooral naar een webinar. Daarom is het belangrijk dat bij alle informatie die gedeeld wordt op slides kort toegelicht wordt door de presentator. Ook maakt deze groep gebruik van screenreader software. Een makkelijke en toegankelijke tool is een must voor hen. Hierbij is het belangrijk te letten op de chatfunctie omdat deze wordt voorgelezen tijdens de presentatie. Bedenk dus goed wanneer de chat nodig is om te gebruiken tijdens het webinar en op welk moment de chat leidt tot verstoringen. Vaak werkt de vraag-en-antwoord functie die aangeboden wordt op veel webinarplatforms beter omdat de functie hiervan is afgekaderd.
2 – Auditieve beperkten
Mensen met een auditieve beperking zijn bij een presentatie afhankelijk van ondersteunende middelen om een verhaal te volgen. Als organisator kun je een doventolk of transcribent inschakelen om deze doelgroep te ondersteunen. Mocht dit niet in het financiële plaatje passen, dan kan er nagedacht worden over automatische transcriptie. Op dit moment is er nog geen Nederlandstalige transcriptie mogelijk. Engelstalige transcriptie wordt ondersteund in tools, zoals Google Meet en Microsoft Teams. PowerPoint kan ook transcriberen uit het Engels. De verwachting is dat in de toekomst deze functionaliteit naar meerdere talen wordt uitgebreid.
Deelnemers met een auditieve beperking kunnen met een Android telefoon gebruikmaken van de app Live Transcriptie. Deze app transcribeert via de microfoon naar Nederlands. Dit is een goed alternatief totdat er een platform is dat dit automatisch voor iedereen doet.
3 – Geletterdheid
Een inclusieve webinar houdt rekening met laaggeletterden en dyslectische participanten. Vaak is het voor deze mensen lastig om snel te lezen. Let er daarom extra op dat je presentatie eenvoudige taal gebruikt en dat alle teksten ook mondeling worden toegelicht. Het deelnemen aan de chatfunctie kunnen zij als drempel ervaren. Als een chat actief gebruikt wordt, kan het zijn dat zij in het verhaal de draad kwijtraken. Voor deze groep is het prettig als zij hun vragen anoniem of mondeling kunnen stellen.
Algemene Tips
Naast mensen met een visuele, auditieve of een beperking met betrekking tot geletterdheid zijn er ook andere beperkingen waar rekening mee gehouden dient te worden. Denk hierbij aan fysieke of geestelijke beperkingen maar ook mensen die minder digitaal vaardig zijn. Enkele algemene tips met betrekking tot deze groepen zijn:
- Deel voorafgaande aan de webinar een toegankelijke versie van de presentatie. Dit geeft mensen de mogelijkheid zich in te lezen in de stof en zich tijdens de webinar te richten op de presentator. Microsoft heeft voor het toegankelijk maken van een PowerPoint presentatie een document opgesteld. Bekijk dit document hier
- Beschrijf per slide de belangrijkste punten en zet deze als notitie bij de slide. Wordt een webinar vaker gegeven, dan kan je ook een transcript maken en deze aanbieden.
- Bouw rustmomenten in je presentatie om een samenvatting te geven. Deze samenvatting kan mondeling gegeven worden en in de chat. Dit is ook het moment om eventuele vragen op te vangen en deze te bespreken.
- Als er een opdracht gegeven wordt, zorg ervoor dat deze zowel via de slides als ook mondeling toegelicht wordt.
- Maak waar mogelijk passend gebruik van afbeeldingen om de tekst op de slides toe te lichten.
- Gebruik duidelijke taal en leg bij gebruik van beeldspraak het voorbeeld ook uit zonder gebruik van beeldspraak.
Nazorg
Ook na het webinar is het belangrijk om aandacht te besteden aan de participanten. Dit is het moment waarop er een mogelijke opvolging komt aan het contact. Ook hierbij kan nagedacht worden over toegankelijkheid. Enkele punten:
Bied je webinar als video aan
Een video is net zoals de slides belangrijk voor iedereen die het verhaal graag nog een keer terug wil kijken. Het voordeel van het terugkijken is dat iemand op zijn/haar eigen tempo alles nogmaals beleven.
Zorg ervoor dat de webinar video getranscribeerd is
Een transcriptie onder de webinar video maakt het mogelijk voor doven en slechthorenden om de video nogmaals te bekijken. YouTube biedt automatische transcriptie aan in het Nederlands. Deze transcriptie kan eventueel daarna handmatige verbeterd worden voor extra duidelijkheid.
Maak een tekstuele uitwerking van de webinar en stuur deze na
Datgene wat er tijdens een webinar verteld wordt is de stof die jij wil overbrengen aan je participanten. Een tekstuele uitwerking van de webinar is voor de participanten een samenvatting met daarin de belangrijkste punten. Zo weet je zeker dat de boodschap is overgekomen.
Conclusie
Het aanbieden van een webinar die inclusief is en rekening houdt met de de wensen van verschillende doelgroepen lijkt misschien veel werk. Daar staat tegenover dat, als toegankelijkheid als aandachtspunt wordt meegenomen, er helderder over de structuur is nagedacht, de inhoud toegankelijk is en de boodschap voor iedereen te begrijpen en te volgen is. De bovenstaande tips en aandachtspunten zijn daarom niet alleen handig om inclusievere webinars te geven maar om in het algemeen ook om betere webinars te houden die meer respons krijgen en beter hun doel bereiken. Neem daarom deze tips zeker mee als je al webinars organiseert of van plan bent een webinar te organiseren.
Als je meer wil lezen over webinars en toegankelijkheid zijn er enkele Engelstalige bronnen te vinden waar ook dit artikel op is gebaseerd. Zoals ‘Accessible Webinars en Accessible webinars – making online work for everyone
Stichting Accessibility
Stichting Accessibility is een organisatie die zich inzet voor een betere toegankelijkheid van het internet en andere digitale media voor iedereen, inclusief ouderen en mensen met een beperking. Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door het Bartiméus Fonds, een organisatie die wil dat mensen met een visuele beperking volwaardig in de samenleving kunnen meedoen.
Veron Wormeester is projectleider/gebruikersonderzoeker bij Stichting Accessibility.
