Een beetje organisatie heeft een nieuwsbrief. Ook een beetje overheidsorganisatie. En een nieuwsrubriek op de website. Met het nieuws dat de nieuwsbrief is verstuurd!
Worden die overheidsnieuwsbrieven een beetje gelezen? Het gaat. En het verschilt per organisatie. Neem nou de Nieuwsbrief HIS/ICT van UBR|HIS. De wát? De Nieuwsbrief Haagse Inkoop Samenwerking / Informatie- en Communicatietechnologie van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk / Haagse Inkoop Samenwerking.
Die heeft bijna 750 abonnees, die daarin lezen over ‘een nieuwe overeenkomst […] voor resultaatverplicht maatwerk strategisch ICT advies ter opvolging van IASA2011 perceel 2’, over een nieuw opgestart project ‘om de leased lines voor OT2010 mobiele diensten van nieuwe infrastructuur te voorzien omdat KPN heeft aangegeven deze dienst uit te faseren’ en over de goedkeuring door de ‘Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR)’ van het ‘categorieplan ICT Werkomgeving Rijk (IWR)’. De nieuwsbrief verschijnt volgens de inleiding zes maal per jaar.
HIS/ICT houdt zich bezig met het contractmanagement van rijksbrede ICT-contracten en met ICT-inkoopadvies. Die rijksbrede ICT-contracten, zoals EASI2010, OT2010, IASA2011 en IASA2014, regelen onder meer telecomdiensten, ICT-adviesdiensten en ICT-hardware en hebben een contractwaarde van ongeveer twee miljard euro. De Haagse Inkoop Samenwerking (HIS, zonder ICT) doet de inkoop (van offerte tot contractmanagement) van zes departementen: Algemene Zaken, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken, Financiën, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, en Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Periodiek stuurt HIS/ICT een nieuwsbrief naar 12 mailadressen bij het ministerie van AZ, naar 8 bij BuZa, 13 bij Financiën (daarnaast nog 22 bij de Belastingdienst), 16 bij SZW en 9 bij VWS. En BZK? Daar is men zeer geïnteresseerd: 59 abonnees, waarvan 11 bij Logius, 2 bij P-Direkt, 3 bij BPR (zou dat aankomen?, heet inmiddels Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, RvIG) en nog 1 gaat naar moderniseringgba.nl (heet nu operatiebrp.nl). De vijf andere ministeries hebben ook abonnees, waarbij Infrastructuur en Milieu met 44 adressen hoog scoort (nog los van de 39 bij Rijkswaterstaat), evenals Veiligheid en Justitie: 22 bij het ministerie, naast 26 bij de Dienst Justitiële Inrichtingen, 13 bij het Gemeenschappelijk Dienstencentrum ICT (GDI), 6 bij de IND, nog altijd 5 bij het Korps Landelijke Politiediensten (KLPD) en wat kleinere aantallen bij andere onderdelen.
Buiten Belastingdienst, DJI en DUO (18) zijn nog flink wat andere uitvoeringsorganisaties aangesloten, zoals UWV (1), SVB ((2), RDW (3) en Kadaster (2), die de informatievoorziening kennelijk hebben gestroomlijnd. Lagere overheden kunnen soms meeliften op rijkscontracten, wat de aanwezigheid van zeven provincies in het abonneebestand verklaart (en de afwezigheid van Friesland, Overijssel, Utrecht, Noord-Brabant en Limburg niet). Ook bijna vijftig gemeenten ontvangen de nieuwsbrief, waarbij Alkmaar, Hoorn en Den Bosch, elk met 4 abonnementen, de vinger meervoudig aan de HIS/ICT-pols houden, en van de G5 Rotterdam, Den Haag, Utrecht en Eindhoven ontbreken. Daar staat tegenover dat Urk, Leudal en Leek, die laatste met 2 adressen, zich wel voor de nieuwsbrief hebben ingeschreven.
Hoe we dit allemaal weten? Gisteren verzond HIS/ICT de zevende nieuwsbrief van 2015. Mogelijk omdat het er eentje meer was dan blijkens de inleiding gebruikelijk, stonden alle ontvangers in het ‘Aan’-vak. Er was nog iets opmerkelijks. De nieuwsbrief kwam van ‘Postbus Rijkscontracten’. En tien minuten later stuurde Postbus Rijkscontracten een mail met een raadselachtige boodschap: “Postbus Rijkscontracten wil bericht Nieuwsbrief HIS/ICT december 2015 intrekken.” Verder niks. Men wilde dat, maar deed men het ook? En wat betekende dat dan? Was het niet waar wat erin stond?
Voor de ontvangers met een mailprogramma van een zekere leverancier was de boodschap maar tien minuten raadselachtig. Want dan betekent zo’n ‘intrek’-mail ook dat het bericht daadwerkelijk uit het systeem van de ontvanger wordt verwijderd. Maar bij ieder ander gebeurt dat niet. En meteen na deze slechts gedeeltelijk geslaagde intrekactie werd de nieuwsbrief opnieuw verstuurd. Opnieuw naar de bijna 750 abonnees en opnieuw allemaal openlijk vermeld, alleen nu met als afzender ‘info HISICT’. Tussen beide versies was geen verschil te ontdekken. Toch fijn dat het even werd rechtgezet, kennelijk ter voorkoming van verwarring omtrent de afzender.
Inmiddels verscheen op de HIS/ICT-website het bericht:
In de nieuwsrubriek: de nieuwsbrief is verstuurd. Met uitroepteken, om het belang ervan nog eens extra te onderstrepen. Iedereen is weer helemaal bij. Maar hoe zouden die contracten worden beheerd?
