Het vergelijken van gegevens tussen gemeenten of binnengemeentelijk, bijvoorbeeld als het gaat om groen- of wegbeheer, is tot nu toe lastig omdat vaak verschillende termen voor objecten worden gebruikt. De landelijke standaard IMBOR moet daar verandering in brengen. Amsterdam is een van de eerste gemeenten die er ervaring mee heeft opgedaan en gebruikt IMBOR onder meer voor efficiëntere benchmarks en als basis voor haar Asset Management.
Het is in de loop van 2014 geweest dat de gemeente Amsterdam de eerste stappen zette richting het Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte.
Vanaf 1 januari 2017 is het gebruik van de BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie), de uniforme digitale basiskaart van Nederland, door overheden verplicht. Daarmee worden grote stappen gezet. Toch is dat niet het eind van het verhaal. De BGT kan worden gebruikt bij tal van digitale uitbreidingen. Zo fungeren de objecttypen uit dezelfde BGT (samen met die uit het Informatiemodel IMGeo) als basis voor het Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte. IMBOR is een landelijke standaard die afspraken bevat over de benamingen en definities van de beheergegevens die gekoppeld worden aan objecten in de openbare ruimte. Objecten zoals containers, bomen, riooldeksels, lantaarnpalen of steigers. Ook de samenhang tussen die beheergegevens wordt in het IMBOR beschreven. Groot verschil met de BGT is dat het gebruik van IMBOR voor overheidspartijen niet verplicht is. Ondanks die vrijblijvendheid is het gebruik ervan wel erg aan te bevelen. Dat vindt ook Marcel Zijlstra, binnen de gemeente Amsterdam als procesleider gegevensbeheer betrokken bij het programma implementatie Asset Management en lid van de landelijke projectgroep IMBOR.
Het is in de loop van 2014 geweest dat de gemeente Amsterdam de eerste stappen zette richting IMBOR. Zijlstra over die stap: “Een van de redenen was dat er binnen de G4 (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht) behoefte was om te kunnen vergelijken, te kunnen benchmarken. Bijvoorbeeld wat betreft groen- of wegbeheer en de kwaliteit en kosten daarvan. De IMBOR is daar geschikt voor. Tot op heden wisselen wij binnen de G4 ook wel gegevens uit, ook over groen- of wegbeheer, maar in de meeste gevallen stroken die gegevens niet met elkaar. Ook al omdat gemeenten vaak andere benamingen gebruiken voor objecten. De een noemt dat zo en de ander heeft weer een andere benaming. Dat zorgt voor zoveel ruis dat je eigenlijk niet goed kunt vergelijken. De IMBOR zou daar uitkomst moeten bieden. Amsterdam heeft de laatste maanden, met Drechtsteden, gefungeerd als IMBOR-proeftuin en mocht alles in die proeftuin lopen zoals verwacht, dan hebben de overige gemeenten van de G4 al toegezegd dat zij ook de stap naar IMBOR gaan maken. Dan ben je landelijk gelijk al op de goede weg.”
Stadsdelen
IMBOR is niet alleen nuttig in het vergelijken tussen gemeenten, ook binnengemeentelijk heeft de standaard veel waarde. Zo is de gemeente Amsterdam opgedeeld in zeven stadsdelen. Ellen Devente-Prins, momenteel functioneel beheerder bij de gemeente Amsterdam, begon in 2002 als gegevensbeheerder bij een stadsdeel en heeft in de praktijk de nodige problemen ervaren. “Tot op heden hebben de stadsdelen hun eigen indelingen en hun eigen categorieën. Zij hebben het systeem kunnen inrichten zoals ze het zelf wilden en dat gaf dan ook vaak problemen bij het vergelijken tussen de stadsdelen. Er is in het kader van de implementatie van Assetmanagement besloten om de beheersystemen vanuit de stadsdelen centraal te gaan plaatsen, waarbij ook het functioneel beheer wordt geprofessionaliseerd. Dat, in combinatie met de IMBOR-standaard, moet ertoe gaan leiden dat stadsdelen binnenkort kunnen beschikken over alle gegevens van de stad en ook nog eens op een eenduidige manier.”
Tot op heden hebben de stadsdelen hun eigen indelingen en hun eigen categorieën.
Om ervoor te zorgen dat de gegevensuitwisseling op die eenduidige manier gebeurt, wordt druk gewerkt aan het schrijven van conversietabellen. “Per stadsdeel wordt gekeken naar de data die daar aanwezig is en met name naar de benaming daarvan. Die benamingen worden vergeleken met de IMBOR-tabel en die tabel zal leidend zijn.” Wat betreft Marcel Zijlstra is de aanwezigheid van deze tabel een grote uitkomst. “Waarschijnlijk had ik het anders niet aangedurfd, want dat was met meerdere stadsdelen al snel een langdurige discussie geworden over zeer veel details.”
Multifunctioneel
Het centraal plaatsen van de beheersystemen van de stadsdelen, plus de invoering van IMBOR, heeft ertoe geleid dat de betrokken medewerkers van de gemeente Amsterdam anders moeten gaan werken. Dat is nog best een uitdaging, zo ervaart ook Zijlstra. “Binnen korte tijd moeten zij veel nieuwe dingen leren en daarvoor moeten ze opgeleid worden. Daarvoor hebben we binnen het project een leertraject opgestart. Dat zal voor een aantal medewerkers even lastig zijn, maar het levert straks in de werkprocessen ook veel voordeel op. Als alles achter de rug is, dan zullen de gegevensbeheerders en functioneel beheerders hierdoor veel steun aan elkaar hebben. Ook al omdat we straks, in alle stadsdelen, dezelfde werkprocessen volgen. Iets dat tot nu toe niet het geval was. In het verleden kon je een gegevensbeheerder van West niet zomaar in Zuid neerzetten, want daar deden ze het gegevensbeheer op een andere manier. Nu kunnen we als multifunctionele gegevensbeheerder elkaar straks gewoon ondersteunen en op termijn zou dit zelfs landelijk mogelijk zijn. Dat zie ik toch wel als een groot pluspunt. Een pluspunt is verder dat wij met IMBOR en de link naar de basisregistraties veel meer informatie bij onze objecten hebben. Informatie die tot nu toe niet in het beheersysteem aanwezig was.”
Rol softwareleveranciers
De komst van IMBOR heeft niet alleen voor betrokken werknemers van gemeenten gevolgen, dat heeft het ook voor softwareleveranciers. Zijlstra ziet dat het gros van die leveranciers betrokken is, maar nog niet echt is ingesteld op IMBOR. “Ze hebben allemaal net hun systemen aangepast op de BGT en op IMGeo data en daar komt nu nog een slag bovenop. Ik kan mij voorstellen dat leveranciers daar nog niet klaar voor zijn. Een andere reden voor de terughoudendheid bij leveranciers is mogelijk te verklaren door de impact van IMBOR. Het is een landelijke standaard, die ervoor kan zorgen dat iedere leverancier zo kan inprikken in de data, mits zij conform IMBOR werken.” Ook binnen de gemeente Amsterdam zal de rol van softwareleveranciers op dit terrein anders worden, zo schetst Devente-Prins. “Voorheen had je per stadsdeel een aantal leveranciers. Dat zal veranderen. We gaan toe naar een situatie dat het meer één geheel wordt.”
Marcel Zijlstra gelooft niet dat het zo’n vaart zal lopen. “Als leveranciers als onze kennispartner blijven fungeren en de kwaliteit blijven leveren die wij van ze gewend zijn, dan verandert er voor onze leveranciers door de komst van IMBOR niet veel. Momenteel is een groot deel van de BV Nederland bezig met Asset Management en de aansluiting op de (wettelijke)basisregistraties en mijn gevoel zegt dat daar voor leveranciers nog een groot terrein te ontginnen valt. Met name op het geven van inhoudelijk vakgericht advies per asset, het doen van (aanvullende) metingen, maatregeltoetsen, nader technisch onderzoek en het assisteren bij instandhoudingsplannen.”
Tips voor andere gemeenten
De aanwezigheid van Drechtsteden en Amsterdam in de IMBOR-proeftuin, heeft hen flink wat ervaringen en voordelen opgeleverd. Ervaringen en voordelen die zij graag met andere gemeenten willen delen. Marcel Zijlstra raadt andere gemeenten aan vooral eens goed naar hun eigen gegevens te kijken en alvast te proberen om een inschatting te maken hoe die gegevens zich tot elkaar verhouden. “Een andere tip die ik gemeenten van harte meegeef, is om het geheel te benaderen vanuit de bedrijfsvoering (de assets). De bedrijfsvoering moet ermee gaan werken. Je hebt een groot probleem als je het vanuit de informatievoorziening opzet en de bedrijfsvoering zegt er niet mee te kunnen werken en het na drie weken vervolgens in de hoek gooit. Oké, het kan zijn dat die manier iets vertraagt omdat je mensen mee moet nemen in het proces, maar aan de andere kant heb je wel gelijk consensus over het informatiemodel en de achterliggende systematiek. Anders ga je iets opleggen en dat geeft altijd weerstand.” Ook Ellen Devente-Prins heeft nog een tip. “Gemeenten die nu instappen hebben niet de kinderziekten gehad waar Drechtsteden en wij mee te maken hebben gehad. Zij kunnen zo profiteren van de voordelen die IMBOR biedt. Je moet wel héél goede argumenten hebben om dat niet te doen.”
Achtergrond IMBOR – website CROW
Ondersteuning BGT – website VNG/KING
