“Door informatie en geautomatiseerde systemen kunnen wij onze professionals de ruimte geven om dingen te doen waarvan zij denken dat het goed is”, zegt Marcel Meijs, gemeentesecretaris van Enschede. De stad gebruikt informatie om zowel in de eigen organisatie als voor haar burgers de dingen anders te doen.
Marcel Meijs, gemeentesecretaris van Enschede.
“Voor mijn functie is informatie het stuur. Een gemeente is een complexe, informatieverwerkende organisatie. Je bent erg afhankelijk van inzichten in werkprocessen, in administratieve processen en financiële stromen. Daar stuur je op”, zegt Meijs. Het gaat echter niet alleen om inzicht om op tijd te kunnen bijsturen. “Het betekent ook dat we steeds meer de bandbreedtes aangeven waarbinnen onze professionals kunnen werken. Zolang zij binnen die bandbreedtes blijven, mogen ze hun gang gaan.”
Een voorbeeld van zo’n bandbreedte in het sociaal domein is een betalingstermijn van twintig dagen van rekeningen aan zorginstellingen. Of overheadkosten van maximaal tien procent. Enschede heeft de informatiestromen en -systemen voor de decentralisaties in het sociaal domein redelijk goed op orde, zegt hij. “We zijn vroeg begonnen, in het Living Lab Oost-Nederland hebben we voor de nieuwe taken oplossingen gezocht en informatiesystemen opgebouwd, vooral door verbindingen te leggen met systemen van leveranciers, uitvoeringsinstellingen en zorginstellingen. Door de decentralisaties hebben we enorm veel producten erbij gekregen en daarvoor moeten wij alle rekeningen versturen. Dat gaat om honderdduizenden rekeningen. Voor ons was het van meet af aan duidelijk dat we hiervoor de informatiestromen op orde moeten krijgen. Anders worden rekeningen niet op tijd betaald en krijg je te maken met overheadkosten van tot 50 procent van je budget, omdat een koerier de rekeningen moet ophalen en wij die handmatig moeten inboeken.”
Het gegevensknooppunt is te laat gekomen en het is onvolledig
Living Labs heeft Enschede dus het nodige opgeleverd, maar Meijs is kritisch over de opvolging ervan. “De uitkomsten van de Living Labs zouden in een nationaal expertteam geëvalueerd worden en daarna landelijk geïmplementeerd. Dat is niet gebeurd, waardoor gemeenten nu honderden miljoenen euro per jaar duurder uit zijn omdat werkprocessen niet efficiënt zijn ingericht. KING en VNG zijn trots op het gegevensknooppunt, maar dat deel ik niet. Dat is te laat gekomen en het is onvolledig.”
Onorthodoxe maatregelen dankzij informatie
Informatie is belangrijk voor de interne sturing van de organisatie, maar misschien van nog wel groter belang voor het besturen van de stad. “We werken van oudsher volgens de utopie van beleid maken, evalueren en bijsturen. In feite was dat altijd al een papieren werkelijkheid. De echte werkelijkheid verandert nu nog sneller dan vroeger en we hebben zo langzamerhand de informatie om het echt anders te gaan doen. Daar zijn we in Enschede mee bezig.” Meijs noemt als voorbeeld zorg en welzijn: “We reageren nu vaak te laat, waardoor 80 procent van het budget gaat naar het verlenen van zorg en 20 procent naar preventie. Gebruiken we de informatie die we hebben beter, dan kunnen we dit omdraaien. Dan kunnen we de problemen zien aankomen en veel eerder ingrijpen.” Enschede is daar concreet mee bezig.
Meijs vertelt over de ruimte die de wijkcoaches in de sociale wijkteams krijgen om af te wijken van gangbare maatregelen, in het belang van hun inwoners. “We hebben een kleine groep inwoners die een enorm beroep doet op ondersteuning, van uitkeringen en jeugdzorg tot schuldhulpverlening. We onderzoeken nu de patronen voor deze groep, leggen mechanismes bloot en zien de samenhang tussen opeenvolgende maatregelen die wij nemen vanuit rechtmatigheid, maar waardoor mensen steeds verder wegzakken in de ellende.”
De professionals krijgen het mandaat om voor deze groep onorthodoxe maatregelen te nemen. “Een wijkcoach kan bijvoorbeeld beslissen dat de gemeente bij ernstige huurachterstand het huis van de corporatie overneemt en deze persoon daarin kan blijven wonen.” Dit kan alleen als het college achter deze werkwijze staat en dat is in Enschede het geval, zegt Meijs. “Mensen verschillen van elkaar en omdat ze verschillend zijn, moet je ze ook verschillend behandelen. Dat wordt mogelijk als je de juiste informatie hebt. Dat gaat uiteraard niet vanzelf: eerst moet je je dit realiseren, vervolgens heb je systemen nodig die de juiste informatie verschaffen. Je hebt een systeem van verantwoording in je organisatie nodig, om niet overgeleverd te zijn aan de willekeur van de wijkcoach. Overigens hoeft dat niet altijd een ICT-systeem te zijn. Wij voeren bijvoorbeeld heel veel gesprekken tussen wijkcoaches en bestuurders.”
Naar een kleine, regisserende gemeentelijke organisatie
Informatie en daarmee informatiesystemen en – analyse worden steeds belangrijker voor gemeenten, maar gemeenten kunnen het niet allemaal zelf. Meijs ziet zelfs een wezenlijke verandering van de gemeentelijke organisatie: “Ik ben van mening dat alles wat de markt kan leveren, naar de markt moet. Wat overblijft is een regisserende gemeente met mensen die heel goed zijn in opdrachtformulering, informatie – en leveranciersmanagement en mensen die politiek sensitief zijn en nog veel meer dan nu samen met inwoners beleid maken. Dit betekent dat de gemeente zeker de helft kleiner gaat worden in fte’s. Je houdt als gemeente nog slechts een handvol taken over die je zelf moet uitvoeren, omdat dat wettelijk zo bepaald is.”
De gemeente gaat zeker de helft kleiner worden in fte’s
Deze visie staat haaks op het feit dat Enschede een eigen rekencentrum heeft dat voor andere gemeenten taken uitvoert. Het host onder meer voor Dimpact. “Tot een paar jaar geleden waren we hier heel trots op. Maar nu zitten we ermee in onze maag. De kosten zijn hoog, de markt kan dit goedkoper. Het afbreukrisico wordt voor ons bovendien te groot, we kunnen de kennis die hiervoor nodig is moeilijk op peil houden. We formuleren momenteel een strategie om dit rekencentrum te laten overnemen door een externe partij. Ook hier willen we toe naar een regieorganisatie, met een aantal mensen dat onze primaire processen heel goed kent en de verbinding met de nieuwe leveranciers kan leggen.”
Meijs stelt dat Enschede niet bijzonder is in deze wens om veel meer uit te besteden. “Tot een paar jaar geleden hoorde je burgemeesters nog zeggen dat ze absoluut niet wilden uitbesteden. Dat hoor ik nu nooit meer. Velen willen naar shared services voor de backoffice, samen met andere overheden of met de markt. Ik zou VNG en KING willen zeggen: gebruik dit moment om het voor alle gemeenten in één klap goed te regelen.”
De kracht van informatie
Informatie was en is dè grondstof voor de overheid. Het hebben van de juiste informatie is van essentieel belang voor het maken van adequaat beleid en effectieve uitvoering. In onze huidige informatiesamenleving is meer informatie voorhanden dan ooit. Dat biedt kansen en uitdagingen en heeft een forse impact op organisaties. In deze serie interviews komen burgemeesters, wethouders en gemeentesecretarissen aan het woord over de kracht van informatie en de impact daarvan op de rol van de overheid, de organisatie, hun medewerkers en hun werk. De serie is geschreven in opdracht van KING, onderdeel van VNG.
