Stel dat informatiemanagement 2.0 snel bij de meeste gemeenten van de grond komt, redden we het daarmee de komende jaren? Het antwoord is: nee.
Versienummers kennen we vooral van technologieproducten, zoals software. Sinds enige tijd worden versienummers ook toegekend aan functies, bijvoorbeeld ‘ambtenaar 2.0’. En, net als bij softwarereleases met een geheel nieuw nummer, wordt een aanzienlijke sprong voorwaarts gesuggereerd ten opzichte van oudere versienummers. Je wilt toch geen ambtenaar 1.0 meer zijn?
Misschien dat we, in navolging van het testen van softwarereleases, ook tests voor functienummers kunnen invoeren zodat we op onze business cards kunnen zetten welke release we zijn. Gegevensbeheerder 2.0, gemeentesecretaris 1.0, informatiemanager 3.0.
O ja, Informatiemanager 3.0. Nu we het er toch over hebben. De informatiemanager van de toekomst. Wat houdt dat in? Laten we beginnen met informatiemanager 1.0, het verre(?) verleden. Deze informatiemanager was eigenlijk een ICT-manager en hield zich vooral bezig met de technische kant van ICT. Met informatietechnologie, en minder met de Informatievoorziening.
De informatiemanager 1.0 bekijkt de informatievoorziening door een ICT-bril. Naarmate de informatiebehoefte van de organisatie toeneemt, en de noodzaak van een goede informatievoorziening evidenter wordt, gaat de informatiemanager een bemiddelende rol spelen tussen bestuur/business en ICT. Informatiemanagement 2.0 als brugfunctie. Een echte brug, want er zijn twee oevers. De eerste oever is ICT, meestal een bekend terrein voor de informatiemanager. De andere oever zijn bestuur (waar de informatiekundige consequenties van beleid onder de aandacht behoren te zijn) en ‘business’ (waar de relatie tussen informatie en processen op de radar behoort te staan). Inderdaad, behoren. Want dat is meestal nog niet het geval.
Informatiemanager 2.0 voelt zich als de Pont d’Avignon, die vanuit de ene oever vertrekt, maar niet reikt tot de andere oever. Aan het eind van de halve brug, zwevend boven de rivier, spiedt hij wanhopig naar de andere oever in de hoop een bestuurder 2.0 te ontwaren…
In alle eerlijkheid, de beweging van informatiemanager 1.0 naar informatiemanager 2.0 is in de gemeentelijke wereld nog in volle gang. Tijdens de bijeenkomsten in het kader van de i-NUP Academy blijkt met enige regelmaat dat voor het gros van de deelnemers het leggen van de relatie met bestuur en business de grote uitdaging is. Stel dat informatiemanagement 2.0 snel bij de meeste gemeenten van de grond komt, redden we het daarmee de komende jaren? Het antwoord is: nee. De decentralisaties, maar ook de doelen van Digitaal 2017, vragen van de informatiemanager niet ‘slechts’ dat hij een brugfunctie vervult, maar vooral dat hij samen met en vanuit de optiek van bestuur en business kijkt naar de combinatie van processen en informatievoorziening. En dat in ketenverband. Dat is informatiemanagement 3.0, een aanzienlijke verschuiving in perspectief.
Twee actuele voorbeelden om te laten zien dat dit geen futuristische verzinsels zijn. De eerste betreft de decentralisaties. De gevolgen voor de informatievoorziening zijn enorm. Iedereen die daar aan twijfelt, verwijs ik graag naar het rapport VISD (Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein) van KING. Vanuit het perspectief van de bestuurder kan het daarbij lijken te gaan om informatiekundige details, iets dat hij graag overlaat aan de specialisten. Maar zonder betrokkenheid van de bestuurders, kunnen informatiekundigen moeilijk bepalen welke bestuurlijke informatie nodig is om goed beleid te maken en uit te voeren. In mijn contacten met gemeenten maak ik op dat veel gemeenten nog geen beeld hebben van de zorg- en ondersteuningsvragen die er op hen afkomt. De doelgroepen waar het in de decentralisaties om gaat zijn nog niet bekend, en dus ook niet de kosten die op een individuele gemeente afkomen. Een volgende stap in de bestuurlijke informatiebehoefte zou zijn om, bijvoorbeeld op wijkniveau, trends te kunnen signaleren. Hoe ontwikkelt zich de ondersteuningsbehoefte van burgers? Helpt een preventieve aanpak? Wat zijn de consequenties van de huidige uitvoeringsagenda? Et cetera. Bestuurder en informatiekundige moeten hier in een vroeg stadium de dialoog over voeren.
Een ander voorbeeld, minder grootschalig, is het nieuwe Handelsregister. Eén van de manieren om aan te sluiten is via een gebeurtenisabonnement. Afnemers krijgen berichten van gebeurtenissen die voor hen relevant zijn. Zo is het voor meerdere onderdelen van de gemeentelijke organisatie goed om te weten dat een bedrijf surseance van betaling heeft aangevraagd. De afdeling Belastingen vindt dat interessant, maar het kan ook gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen en subsidies. Bovendien, als het bedrijf leverancier van de gemeente is, betekent het bericht ook iets voor de status van het bedrijf als debiteur. Naarmate de omgeving complexer en dynamischer wordt, is het nuttiger om via gebeurtenisberichten uit de basisregistraties op de hoogte te worden gehouden. Om dit goed in kaart te brengen, zullen de ‘business’ en de informatiemanager samen moeten analyseren welke gebeurtenistypen van belang kunnen zijn. Bovendien moet worden geanalyseerd hoe deze gebeurtenisberichten in de organisatie worden gedistribueerd, welke processen op welke wijze worden opgestart en welke aanvullende informatiebehoefte deze processen hebben. Dat behelst meer dan een informatieanalyse. Het is een echte businessanalyse en mogelijk een herontwerp.
Hoewel dit klinkt als de ‘ver-van-mijn-bed-show’, zal gebeurtenisgedreven werken de komende jaren steeds dichter bij de gemeentelijke werkelijkheid komen.
Hoeveel business cards met ‘informatiemanager 3.0’ gaan we de komende tijd zien?
Theo van den Brink is projectleider Impactanalyses bij Operatie NUP, een programma dat door KING wordt uitgevoerd in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten
