Een duurzame en veilige leefomgeving, dat is de doelstelling van de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). De dienst werkt plaatsonafhankelijk en helemaal zonder papier. ODR-directeur Anne Schipper gunt een kijkje in de keuken.
Anne Schipper, Directeur Omgevingsdienst Rivierenland: “Thuiswerken gaat niet als de dossiers op kantoor in de kast staan.”
iBestuur Congres 2014, 15 januari, Den Bosch
bezoek de Centric-sessie ‘De WIL om de beste te zijn’:
Voor een compacte overheid dichtbij de inwoners, zijn grote stappen nodig. Alleen met flinke ambities en goede ICT is dit mogelijk. Schaalvergroting in het sociaal domein en zeer gemotiveerde medewerkers zijn noodzakelijk. Rob Esser, directeur Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) en Dieneke Schouten, (Centric)
Kavel 7: iBestuur, zaal Dexter 27-28, 17.00 uur tot 17.30 uur.
De Omgevingsdienst Rivierenland is nog maar net begonnen, maar al volop in de running. Het samenwerkingsverband van tien gemeenten in de regio Rivierenland en de provincie Gelderland is sinds 1 april van dit jaar namens zijn deelnemers verantwoordelijk voor alle taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaven (VTH). Voor milieu, maar ook voor bouw. Voordien waren de individuele partijen zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van omgevingstaken. Nu doen de 135 medewerkers van de ODR dat. Ze controleren bijvoorbeeld of een tankstation voldoet aan de eisen voor de opslag van gevaarlijke stoffen. Ook onderzoeken ze de bouwveiligheid. Het leeuwendeel van de werkzaamheden bestaat uit vergunningverlening voor particulieren en controles van inrichtingen.
Voor zeven van de deelnemers verricht de ODR alle uitvoeringstaken, vier deelnemers hebben alleen de milieutaken ingebracht. Tot april werden die taken nog op locatie bij de afzonderlijke gemeenten en de provincie Gelderland uitgevoerd, met de oude software. Directeur Anne Schipper: “In het begin deden de medewerkers die overgekomen zijn van de aangesloten organisaties veel zaken op hun eigen manier. Daarom hebben we alle werkprocessen aangepast zodat deze per aandachtsgebied generiek zijn. Uit de wens om onze activiteiten te centraliseren ontstond de behoefte om alles onder te brengen in één nieuw systeem, maar zoiets was er nog niet.”
Daarvoor hebben jullie samengewerkt met Centric?
“Samen met Centric hebben we beschreven hoe onze werkprocessen eruitzien en hoe het systeem, Suite4Omgevingsdiensten, ons daarbij ondersteunt. Ons documentmanagementsysteem is daar een belangrijk onderdeel van. Je ziet hier geen kasten met dossiers; medewerkers hebben geen kaarten op hun bureau. Wij doen niets op papier. ODR werkt volledig digitaal. Voordeel daarvan is dat de werkvoorraad uitwisselbaar wordt; medewerkers kunnen nu eenvoudig taken van elkaar overnemen.”
Waarom viel de keus op Centric?
“Een jaar geleden hadden we een Europese aanbesteding voor een nieuw VTH-systeem. Centric kwam daarop met een complete aanbieding, de Suite4Omgevingsdiensten. Een nieuwe oplossing, die Centric bovendien samen met ons wilde ontwikkelen, als een co-creatie. Dat sprak ons erg aan. De samenwerking bevalt tot op de dag van vandaag uitstekend. Knelpunten zijn onvermijdelijk als je nieuwe wegen inslaat, maar de ondersteuning is gelukkig prima, ook omdat Centric inziet dat een systeem continu moet draaien. We zijn nu in de afronding van het eerste deel van het traject. Van alle bedrijfsprocessen wordt 95 procent nu ondersteund.”
Wat staat er nog te gebeuren?
“Deel twee van het traject staat in het teken van extra ondersteunende systemen voor onder meer bodeminformatie en percelen. Ook willen we het mobiel werken moderniseren. Begin volgend jaar gaan we aan de slag met toezicht op locatie, mobiel handhaven, waar Centric een oplossing voor biedt. Alle informatie moet overal in het veld via tablets toegankelijk zijn, zodat inspecteurs controles ter plekke kunnen afhandelen en uploaden.”
“Onze manier van werken verandert radicaal. Behalve het paperless office omarmen we Het Nieuwe Werken. In het pand zijn er naast de aanlandplekken 75 werkplekken, op 135 medewerkers. Niet iedereen kan dus tegelijk binnen zijn. En thuiswerken gaat niet als de dossiers op kantoor in de kast staan. Bovendien is het erg handig voor onze medewerkers in de buitendienst dat zij altijd en overal over alle informatie kunnen beschikken.”
Hoe ver zijn jullie in vergelijking met andere diensten?
“We werken inmiddels digitaal en locatieonafhankelijk. Ook wat betreft zaakgericht werken doen wij goed mee. Samen met de andere omgevingsdiensten in Gelderland en de provincie Gelderland is daarvoor de Gelderse zaaktypecatalogus samengesteld. Zaaktypes zijn een verzameling procedures voor veelvoorkomende processen zoals vergunningaanvragen en bezwaar en beroep. Deze Gelderse zaaktypecatalogus is ook ontwikkeld om de samenwerking in het stelsel te ondersteunen. De ODR is namelijk een van de zeven omgevingsdiensten in Gelderland die onderling samenwerken. De ODRN uit Nijmegen doet bijvoorbeeld complexe vergunningverlening voor ons, wij houden ketentoezicht voor heel Gelderland en de OVIJ doet de kennis- en portaalfunctie van het stelsel.”
Tips voor andere omgevingsdiensten?
“Diensten die nog in oprichting zijn, raad ik aan zo snel mogelijk te starten met de uniformering van de werkprocessen en het realiseren van efficiency. Het best is om dit in co-creatie met de softwareleverancier te doen, met aan beide zijden heldere contactpunten. Zie je leverancier als partner, stop met werken vanuit de afzonderlijke deelnemers en zorg voor uniformering van de uitvoering van taken. IT speelt daarbij een cruciale rol.”
Omgevingsdiensten in Nederland
De oprichting van de ODR is een uitwerking van de afspraken tussen Rijk, provincie en gemeenten om een dekkend netwerk van uitvoeringsdiensten te vormen. Dit besluit volgde na onderzoek van de commissie Mans in 2008. Hieruit bleek dat de uitvoering op het gebied van vergunningverlening en handhaving in Nederland te gefragmenteerd is en de schaal van de gemeenten te beperkt is voor de taken waarvoor zij staan. Bundeling van de uitvoering van bouw- en milieutaken in regionale uitvoeringsdiensten (RUD’s) is hiervoor een oplossing.
