Wat je zag gebeuren is dat iedereen vanuit de eigen toko ging opereren. Maar zonder integrale doelstelling: het hogere, gemeenschappelijke doel, daar hadden we even niet aan gedacht.
Recent mocht ik participeren in een 2-daagse werkconferentie waarbij ook een dagdeel werd ingeruimd om met elkaar een managementgame te spelen. Spelen? Jazeker! Er werd heel waarheidsgetrouw een gefingeerde case voorgesteld.
Op een niet nader te noemen tropisch eiland, heel ver weg, zou in een paar jaar tijd de integrale strafrechtketen gedigitaliseerd moeten worden. Om zo niet alleen de criminaliteit beter de baas te zijn, maar ook om de effectiviteit – en daarmee de kosten – beheersbaarder te krijgen. Om zo natuurlijk het toerisme en vestigingsklimaat op dat eiland een forse boost te geven.
En zo gingen we met elkaar enthousiast aan de slag. Gegroepeerd naar organisatie en ketenpartner: politie, marechaussee, openbaar ministerie, rechtspraak, incasso, reclassering, gevangenissen, etc. Met daarbinnen ook weer een eigen rol zoals CIO, business, projectleider ICT, chief beheer en gebruikersgroepen. Maar om de complexiteit ook zoveel mogelijk te evenaren werden ook andere relevante stakeholders zoals de Tweede Kamer, de Minister en kritische journalisten geïntroduceerd. En natuurlijk marktpartijen en aanbestedingsdeskundigen. Uiteraard voorzien van rekkelijken én preciezen.
Gewoon zoals dat gaat in de praktijk van alledag! Met ook veel waan-van-de-dag-achtige zaken zoals een Minister die zich moet verantwoorden in de TK en na afloop de pers te woord moet staan. Voorzien van kritische politici die niet vies zijn van ’n ferme dosis populisme. Of een cyberaanval die de systemen opeens plat weet te krijgen. Of een van de sleutelpersonen die wel een erge hechte band heeft met verschillende perscollega’s. En soms wat lekt – in de hoop zo het eigen gelijk kracht bij te zetten. Van die dingen dus…
Zo gingen we in verschillende rondes met elkaar aan de gang. Waarbij het leuk was om te zien hoe een ieder van ons zich volledig vereenzelvigde met de rol die men had gekregen. En wat je zag gebeuren is dat iedereen – begrijpelijk overigens – vanuit zijn of haar eigen toko ging opereren. Als nijvere miertjes. Druk, druk, druk. Maar zonder integrale doelstelling: het hogere, gemeenschappelijke doel, daar hadden we even niet aan gedacht. Dat wenkende perspectief dus wat er dan zou moeten staan als we klaar zouden zijn, tsja, dat was gewoon non existent. Om maar helemaal te zwijgen van het hoofdstuk procesinnovatie. Om zo eerst integrale end-to-end processen anders in te richten over de grenzen van de afzonderlijke organisaties heen – om ze daarna pas te gaan digitaliseren!
En zo liepen we dus met z’n allen in ons eigen zwaard van goedbedoeld micromanagement. Waarbij er al snel discussies ontstonden van wie aan wie zou moeten rapporteren. Welke partij hoofdaannemer was en wie dan dus mocht participeren als er overleg plaatsvond met de Minister. Hoezee. Lekker belangrijk! Pas toen het pijnlijk duidelijk werd dat we er zo niet uitkwamen, hebben we veranderkundig de juiste stappen gezet. Waarbij we de trits ‘richten-inrichten-verrichten’ in de juiste volgorde hebben doorlopen. Gericht op dat gemeenschappelijk winnen voor de gehele keten natuurlijk! Waarbij we het vraagstuk centraal hebben gesteld en daar dan alle noodzakelijke deskundigheid omheen hebben georganiseerd. Om zo met één team en één doel dat ingewikkelde probleem beet te pakken. Gericht op een digitale strafrechtketen en beheersing van de criminaliteit. Om zo het leefklimaat op het eiland te doen vergroten.
Onder het motto ‘je gaat het pas zien als je het doorhebt’ van de grote Johan Cruijff sloten we dit spel met een goed gevoel af. Over één ding was iedereen het unaniem eens: zo’n investering van een dagdeel is het absoluut dubbel en dwars waard! Zouden meer mensen moeten doen.
