Juist papier beperkt je

Evelien Fick, die zelf (papierloos) werkt bij Wigo4it, ziet de trend dat de afgelopen drie jaar steeds minder ambtenaren met een pak papier een vergadering binnenlopen. “Wigo4it is de IT-organisatie van de sociale diensten van de vier grote gemeenten. En dat betekent dat ik veel heen en weer reis. Ik werk veel in de trein of bij een van de gemeenten. Maar ook als ik bij ons op kantoor aan het werk ben, zit ik weinig alleen achter een bureau. Wij flexen volledig, dus ik heb wel een laptop die in een docking station past. Maar met die laptop kan ik weer niet het netwerk op als we in een vergaderkamer zitten. En het is ook een groot, log bakbeest dat erg zwaar is, dus ik heb gewoon mijn eigen lichtgewicht laptopje gekocht. Ik log met mijn laptop in op het bedrijfsnetwerk en SharePoint. En mijn laptop is naast mijn mobiele telefoon eigenlijk het enige device dat ik heb. Ik ben helemaal gekapt met de tablet.”

Alles uitprinten

Haar overtuiging is dat je niet bij digitaal werken, maar juist bij het werken met papier tegen beperkingen aanloopt. “Dan moet je aan het begin van de dag – of de dag ervoor al – nadenken waar je die dag allemaal bent, wat je precies gaat doen en wat je allemaal nodig hebt. En dan moet je ervoor zorgen dat je dat allemaal hebt uitgeprint. Of je schrijft iets op in je papieren aantekeningenboekje, maar daarin kun je natuurlijk geen Ctrl+f doen. Je kunt op datum terugzoeken, maar dat gaat lang niet zo vlot als digitaal. En later zit je al die papieren aantekeningen weer over te typen. Dat is natuurlijk superinefficiënt.”

“Ik zie inderdaad wel steeds meer dat in gemeenten digitale vergaderapps worden gebruikt voor het verspreiden van stukken. Ik heb wel het idee dat je twee groepen mensen hebt. Mensen, zoals ik, die full swing alleen nog maar met een laptop of tablet aan de slag gaan. En mensen die het vooral als een ‘raadpleegapparaat’ gebruiken in vergaderingen. Daar zit al snel zo’n negentig procent niet meer met papier. Bij Wigo4it werken we via SharePoint tegelijkertijd aan hetzelfde document. Dat scheelt enorm veel tijd. Je ziet immers wat een ander aan het doen is, het is veel efficiënter. Met mijn collega’s uit de G4 is dat samenwerken vaak toch nog wat traditioneler.”

Terugvinden

“Ik gebruik zelf het programma Evernote als mijn traditionele aantekeningenboekje, ter vervanging van mijn geheugen. Ik tag alle onderwerpen waardoor ik alles snel kan terugvinden. En verder is mijn browser onmisbaar: daar vind ik mijn webmail, mijn agenda en natuurlijk SharePoint als mijn office-omgeving. Ik maak ook veel foto’s van whiteboards of post-its. Al die foto’s gaan SharePoint in.”

Ook Tamara Huffmeijer is het prototype van een digitale ambtenaar. “Ik heb zelfs een gleufje in mijn pink, omdat mijn telefoon daar de hele dag op rust”, zegt ze lachend. Huffmeijer heeft 22 jaar voor de gemeente Veghel gewerkt, de laatste jaren als publiek ondernemer of – zoals ze zichzelf ook noemt – als vrije-uitloopambtenaar. “Ik adviseer ambtenaren hoe ze slimmer kunnen samenwerken met anderen binnen de eigen organisatie, maar ook daarbuiten.”

In je papieren aantekeningenboekje kun je geen Ctrl+f doen

“Er is binnen de overheid nog een hele slag te gaan. Ambtenaren zijn binnen hun eigen werkeilandje wel digitaal en ze kunnen met hun iPad overweg. Ik vind niet dat iedereen genoeg gebruikmaakt van de mogelijkheden om samen te werken, het is heel erg verkokerd. Als ze samenwerken, gaan ze standaard aan de slag met Word en PowerPoint. Niet omdat ze niet anders willen, maar omdat ze niet weten wat voor andere mogelijkheden er zijn, welke kansen er liggen om online samen te werken.”

Meer loslaten

“De mindset is heel belangrijk. Het gaat niet om het uitleggen van tools, maar dat we als ambtenaar weer gaan nadenken over onze toegevoegde waarde en de regie weer in eigen hand nemen. Ik denk dat we soms te weinig vertrouwen in elkaar hebben. En dat we meer moeten loslaten. Veel ambtenaren hebben het gevoel vast te zitten aan regeltjes en procedures.”
Net als hoogleraar Publiek management Mirko Noordegraaf zegt Huffmeijer: “Speel het spel mee als ambtenaar. En heb tegelijkertijd het lef om te zeggen: ‘Ik ga het op een andere manier doen.’ Ga meer experimenteren. De marge om anders te acteren binnen de overheid is klein. De overheid is zich bewust dat we anders moeten acteren om met de samenleving mee te kunnen. We kunnen niet blijven doen zoals we altijd hebben gedaan. Maar de hoe-vraag is heel belangrijk. Je kunt tools aanreiken, maar het gaat om houding, gedrag en de mindset.”