Klein LEF

Directeur Nina Huygen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven:“De SSO’s van de rijksoverheid pakken voor ons heel duur uit, terwijl we niet krijgen wat we willen.” (Foto: Studio Oostrum)

In 2017 krijgen burgers het wettelijk recht op eenmalige gegevensaanlevering én het recht op digitaal zakendoen met de overheid. En dé overheid, dat zijn ook die vele kleinere uitvoeringsorganisaties die diensten verrichten voor burgers, bedrijven of andere overheidsorganisaties; van de Huurcommissie, via het Schadefonds Geweldsmisdrijven tot De Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming, om er enkele te noemen.

Veel van deze uitvoerders leveren diensten aan burgers en bedrijven. Voor deze organisaties zijn de implicaties van Digitaal 2017 minstens zo ingrijpend als voor de grote uitvoerders, terwijl ze veel minder middelen ter beschikking hebben.
Een aantal kleine uitvoerders heeft een vrijwillig samenwerkingsverband gevormd onder de opvallende naam ‘Klein LEF’. De startbijeenkomst was vorig jaar september in het LEF Future Center van Rijkswaterstaat. “Die locatie inspireerde, ook voor de naam. LEF is geen acroniem, maar het staat wel ergens voor; namelijk lef, lef om te pionieren”, zegt de huidige voorzitter, directeur Nina Huygen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven.

“Doel van Klein LEF is te inventariseren waar kleine uitvoerders tegenaan lopen op het brede gebied van bedrijfsvoering – dus ook bij het realiseren van digitale dienstverlening – en te kijken waar we door samenwerking en agendering voor oplossingen kunnen zorgen. Door onze knelpunten aan te dragen in de bestaande gremia voor de digitale agenda hopen we dat de beschikbare voorzieningen ook of beter bruikbaar zijn voor ons, kleine uitvoerders. “Met enkele kleine ZBO’s binnen justitie kwamen we al langer samen om van elkaar te leren op het gebied van bedrijfsvoering. Klein LEF is de voortzetting daarvan, maar dan over de departementen heen. Wij werken en denken dus echt ‘ontkokerd’.”

Wij zijn klein

Huygen: “Wat ons onderscheidt van gemeenten is dat onze primaire processen enorm van elkaar afwijken. En we zijn klein. Wij hebben geen architecten in huis om bedrijfssystemen te ontwerpen. Die moeten we inhuren. De oplossing ligt voor ons vaak niet in het aanhaken bij de grote Shared Service Organisaties (SSO’s) van de rijksoverheid. Die zijn gericht op standaardisering en grote aantallen. Dat pakt voor ons heel duur uit terwijl we niet krijgen wat we willen. Neem het financiële systeem ‘Leonardo’ van Justitie. Dat is primair bedoeld voor het kerndepartement. Maar niet gericht op het uitbetalen aan burgers, wat voor ons juist de kerntaak is.”

We wisten in het verleden niet eens waar we aan moesten kloppen

Met de Justitie-partners heeft het Klein LEF-netwerk gezocht naar een gezamenlijke oplossing. Huygen: “We voeren nu een gedeelte van het financiële werk gezamenlijk uit binnen dit Leonardo-systeem. Dat vermindert niet alleen de werklast, maar is ook goed vanuit het oogpunt van functiescheiding en het verkleinen van je kwetsbaarheid. Zo zorgen we ervoor dat de techniek voor ons gaat werken. Dat lukt niet altijd in één keer, daar is geduld voor nodig.”

Dialoog

Ook de bouwstenen van de generieke digitale infrastructuur voldoen niet altijd aan de wensen van kleine uitvoerders. Huygen: “Wij werken bijvoorbeeld bij het Schadefonds Geweldsmisdrijven met privacygevoelige gegevens, waaronder medische gegevens. Onderlinge gegevensuitwisseling moet goed beveiligd zijn. Wij willen als authenticatiesysteem wel DigiD gebruiken, maar dan wel met een extra beveiligingslaag via SMS-verificatie. Dat kan momenteel niet in combinatie met de Berichtenbox. Ik begrijp best dat men die diensten in eerste instantie heeft gebouwd volgens specificaties van grote uitvoerders als de Belastingdienst of het UWV. Door deze functionaliteiten verder door te ontwikkelen, zijn ze voor meerdere overheidsspelers te gebruiken. Dan moet men wel weten wat er nodig is. Wisten wij in het verleden niet eens waar we aan moesten kloppen, nu laten we samen onze stem horen.”

“Tot anderhalf jaar terug keek inderdaad niemand om naar de kleine uitvoerders”, beaamt Saam de Mooij, adviseur van de CIO Rijk. “Maar omgekeerd vond tal van uitvoerders dat trouwens ook wel best zo. Dat is veranderd onder de toenemende bezuinigingsdruk en de eisen van Digitaal 2017.”
“We hebben binnen het ICCIO en Digitaal 2017 onderkend dat uitvoeringsorganisaties een probleem krijgen om aan te haken bij de digitale infrastructuur en de agenda van Digitaal 2017”, vult Rijks-CIO Dion Kotteman aan. “Ze hebben geen capaciteit om alle overheidsbrede ontwikkelingen te volgen, en ook niet altijd om tijdig aanpassingen te realiseren. Vandaar dat we Klein LEF ondersteunen. Het afgelopen jaar hebben we onderzoek gedaan in hoeverre de digitale diensten van uitvoeringsorganisaties onderling overlap hebben en hoe leveranciers diensten kunnen aanbieden die wel aansluiten bij de behoefte en die qua prijsstelling aantrekkelijk genoeg zijn om in te stappen.”

Gemeenschappelijk zaaksysteem

Uit het onderzoek komt naar voren dat veel uitvoeringsorganisaties voor de uitdaging staan hun zaaksysteem ‘Digitaal 2017-proof’ te maken, inclusief koppelingen met Basisregistraties en de Berichtenbox. Via die systemen worden klanten geïnformeerd over de voortgang van hun ‘zaak’.
Kotteman: “Nu dit voor de deur staat wordt de ontwikkeling van een centrale generieke oplossing interessant voor kleine uitvoerders, mits die natuurlijk voldoende aangepast kan worden aan hun eigen processen.” De Mooij: “Er staan kleine uitvoerders twee wegen open om schaalvoordelen te realiseren. Met andere kleine uitvoerders gezamenlijk een dienst van een Shared Service Organisatie afnemen volgens condities die wél aantrekkelijk zijn. Of gezamenlijk zelf iets laten ontwikkelen.”

Financiering

De huidige financiële ondersteuning van Klein LEF vanuit BZK is tijdelijk, maakt Kotteman duidelijk. “Wij hebben de startfase ondersteund en het vooronderzoek gedaan. Uiteindelijk zit er een duidelijke businesscase achter samenwerking. Daarin moet dan ook door alle belanghebbenden worden geïnvesteerd.”
De Mooij: “We hebben nu een concreet plan van aanpak tot eind 2017. Daarvoor is nog een stukje centrale financiering nodig. Daarover zijn we nu in gesprek met de betrokken departementen. We praten niet over astronomische bedragen. Het centrale programma zal per jaar een half tot een miljoen euro gaan kosten.”

Kleine uitvoerders hebben geen capaciteit om alle ontwikkelingen te volgen

Huygen benadrukt: “Alle departementen met kleine uitvoeringsorganisaties hebben daar belang bij. Het is natuurlijk veel aantrekkelijker om één Europese aanbesteding voor een zaaksysteem te doen dan dat veertig uitvoerders dat apart doen.”
Digitalisering bij de kleine uitvoeringsorganisaties staat nog in de kinderschoenen, vat Kotteman samen. “Van de honderd kleine uitvoerders doen er ongeveer veertig rechtstreeks zaken met burgers of bedrijven. Die hebben we nog niet allemaal aan boord. Maar er ligt een uitgewerkt plan, een voorstel voor een gemeenschappelijk zaaksysteem. Ook de samenwerking tussen kleine uitvoeringsorganisaties krijgt concreet vorm. Klein LEF heeft ze een gezicht gegeven.” Huygen: “Hiervoor was er eigenlijk geen dialoog. Nu wordt onze stem gehoord. Ook hebben we een zetel in de Manifestgroep van de grote uitvoeringsorganisaties. Ook daar staan we nu op de kaart.”

Wie tonen ‘Klein LEF’?

Inmiddels zijn zo’n tien uitvoeringsorganisaties lid van ‘Klein LEF’. De organisatie heeft een roulerend voorzitterschap. In het oprichtingsjaar was Anke van Heur van de Huurderscommissie voorzitter. Sinds deze zomer zijn dat Nina Huygen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven en Pim Molenaar van de RSJ.
Het platform werd in juni 2013 geïnitieerd door CIBG, De Huurcommissie, De Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ) en Het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Sindsdien zijn aangesloten de Kansspelautoriteit, Cultureel Erfgoed, Agentschap BPR, College voor de Rechten van de Mens en NRGD. Nog zestien organisaties hebben deelname in overweging.