Waar tien jaar geleden de nadruk lag op het bestelproces, ontstaat door digitalisering ruimte voor strategisch inkopen, investeringen begeleiden en intensief contact met leveranciers en afnemers om het inkoopproces te stroomlijnen. Een interview met Ebbing Osinga, manager inkoop, contract- en licentiemanagement bij SSC-ICT over de veranderingen in het inkoopvak.
Eind 2022 gaat SSC–ICT over naar een nieuw inkoopsysteem. | Beeld: Shutterstock
SSC–ICT is een shared service-center dat met zijn ICT-diensten ervoor zorgt dat ruim 40.000 rijksambtenaren van 7 ministeries hun werk altijd, overal en veilig kunnen uitvoeren. ‘Wij verzorgen voor hen de inrichting van de werkplekken, inclusief die op buitenlandse ambassades. De totale waarde van alles wat wij daarvoor inkopen is ruim 200 miljoen euro’, vertelt Osinga. In het inkoopvak zoals hij dat kent, ziet hij een verschuiving optreden. Het werk draait steeds meer om persoonlijk contact met leveranciers en interne opdrachtgevers en anticiperen op hun behoeften.
Digitalisering inkoop
“Het bestellen van producten en diensten proberen we zo te organiseren dat dit op de afdelingen van onze organisatie kan gebeuren’, vertelt Osinga. ‘Zoveel mogelijk decentraal dus. Dat kan door het bestel- en factuurproces digitaal in te richten. De afdeling logistiek bij SSC–ICT doet dan bijvoorbeeld via een portaal of webshop zijn eigen bestellingen, zoveel mogelijk geautomatiseerd. Het achterliggende contractbeheer doen wij, net als het begeleiden van bijvoorbeeld grote investeringen. Daar geeft digitalisering ons de ruimte voor.”
Deze digitalisering geeft de mogelijkheid om te focussen op de kwaliteit van contracten en de relatie met leveranciers en interne opdrachtgevers.
Nieuw inkoopsysteem
Eind 2022 gaat SSC–ICT over naar een nieuw inkoopsysteem. De contracten voor het huidige systeem DigiInkoop – veelgebruikt binnen de Rijksoverheid – lopen namelijk af. “In de nieuwe situatie gebruiken we één pakket, bestaande uit meerdere applicaties, waar we naast het hele offerte-, inkoop- en bestelproces, ook het contract- en leveranciersmanagement mee kunnen doen”, zegt Osinga. ‘“e verwachten dat we bijvoorbeeld e-facturatie daarmee veel beter kunnen doen, doordat het automatisch matchen van facturen en orders mogelijk wordt. Het inkoopsysteem en financiële systeem zijn dan namelijk met elkaar verbonden.”
Ook offertes digitaal
De verbeterde digitale matching tussen inkooporders en de bijbehorende facturen is niet het enige voordeel van het nieuwe inkoopsysteem. Osinga: ‘Ons offerteproces is op dit moment nog handmatig. Daarvoor hebben we straks binnen het pakket ook een applicatie. De communicatie over offertes vindt daarin elektronisch plaats, dus de uitvraag, beoordeling en gunning en alles wat daarmee samenhangt. Onze uitvraag komt bij een leverancier elektronisch binnen, waarna die – ook elektronisch – zijn aanbod doet. Ook de gunning gaat vervolgens elektronisch. Zo ontstaat een echt digitale inkoopketen.’
Inkoopwerk verandert
Met het nieuwe platform vallen dus enkele technische en procedurele beperkingen in de huidige inkoopprocessen weg. “Het is een logische stap op de weg die we al zijn ingeslagen, die van honderd procent digitalisering”, zegt Osinga. Deze digitalisering geeft de mogelijkheid om te focussen op de kwaliteit van contracten en de relatie met leveranciers en interne opdrachtgevers. ‘“e probeert je reguliere processen, zo eenvoudig mogelijk te maken en zo veel mogelijk te digitaliseren, zodat je het gesprek over het contract en de relatie doorlopend goed kan voeren.”
Met het nieuwe platform vallen enkele technische en procedurele beperkingen in de huidige inkoopprocessen weg.
Contractmanagement belangrijker
Osinga: “Wij werken met meerjarige contracten, dan moet je met elkaar praten en contact houden. Daarom wil je het verwervingsproces zo lean mogelijk uitvoeren. Dan kan je namelijk tijd maken voor een gesprek met interne opdrachtgevers over hun behoeften. Welke investeringen gaan ze doen? Hoe ziet hun lifecycle-management eruit? Welke projecten komen eraan, zijn ze tevreden? Vervolgens ga je ook in gesprek met leveranciers. Wat verwacht je van ons? Wanneer ben je tevreden? Wat doen we als KPI’s niet gehaald worden?”
Van bestellen naar inkopen
“Collega’s die vijf jaar geleden alleen bestellingen deden, zie je nu veel meer naar het vakgebied inkoop toe groeien. Zij richten zich bijvoorbeeld op de vraag hoe zij het offertetraject beter kunnen inrichten of ze schuiven door naar contractmanagement, waarbij ze meer sturen op kwaliteit en continuïteit van contracten”, vertelt Osinga. “We besteden ook meer tijd aan uitvragen en als een contract is gesloten, bekijken we hoe dit maximaal kan worden uitgenut.” Zo sluit digitalisering aan op de steeds hogere en complexere eisen van interne opdrachtgevers en de kwaliteit en duurzaamheid die SSC–ICT zelf nastreeft in de dienstverlening.
Dit interview werd eerder gepubliceerd op www.nmbf.nl
