Dat ze in de Drechtsteden geloven in de kracht van het beeld zie je terug in hun Informatievisie. Geen lappen tekst, maar korte blokjes met vrolijke illustraties. Die filosofie van ‘laat maar zien wat je bedoelt’ wordt ook ingezet in ICT-verandertrajecten. Met als belangrijkste instrument: het storyboard.
Beeld: Shutterstock
De Drechtsteden is een samenwerkingsverband van zeven gemeenten: Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht. De zeven werken samen waar dat meerwaarde brengt, en maken hun eigen lokale keuzes waar gewenst. Daarmee brengen de Drechtsteden het ideaal van de beweging samen organiseren in praktijk. Vliegwiel in de samenwerking is technologische innovatie, niet per se door het bedenken van allerlei nieuwe technologieën als wel door het gebruikmaken en combineren van bestaande oplossingen. ‘Als we die ontwikkelingen slim én verstandig gebruiken, geeft dit ongekende mogelijkheden om maatschappelijke meerwaarde te creëren,’ aldus de Informatievisie van de Drechtsteden.
Martien van der Kraan is gemeentesecretaris en algemeen directeur in Dordrecht en voorzitter van het netwerk van secretarissen van de Drechtsteden. “We hebben een heldere bestuurlijke opdracht: voor alle gemeenten de bedrijfsvoering vanuit informatievoorziening zo simpel mogelijk maken. Die opdracht kwam ook uit financiële overwegingen voort, we willen zoveel mogelijk efficiëntie organiseren. En terwijl je daarmee bezig bent, kom je vanzelf allerlei mooie oplossingen en ideeën tegen. Bijvoorbeeld van meer dan dertig applicaties voor het beheer openbare ruimte, naar één applicatie en werkwijze voor alle zeven gemeenten. Eerst zijn dat soort verbeteringen nog bijvangst van die efficiencyslag, maar op een gegeven moment merk je dat het aanstekelijk werkt. Medewerkers zien dat dingen beter worden voor de collega’s en voor de inwoners en willen graag doorpakken. Maar in dat gevoel van urgentie worden ze gehinderd door de traditionele manier van werken. Voor elke ICT-verandering maakten we een uitgebreide business case, vervolgens legden we een opdracht neer bij een leverancier, die leverde iets wat al dan niet voldeed, bijsturen kon bijna niet, medewerkers raakten gefrustreerd en – heel belangrijk – in dat hele lange proces vergaten we bijna waarom we er ook alweer aan begonnen waren. Wat eigenlijk de bedoeling was.”
Slimmer
“Daar komt bij dat het de laatste jaren, zoals bij alle gemeenten, vooral over het standaardiseren en rationaliseren van processen ging en niet zozeer over ambities”, vult Ronald Mons aan. Hij is CIO van de Drechtsteden. “Dat ging steeds meer knellen met de wens van onze medewerkers om toegevoegde waarde te leveren voor onze inwoners en ondernemers. Die ouderwetse manier om innovaties door te voeren, zoals Martien die beschrijft, wilden we loslaten. We wilden innovatietrajecten op een nieuwe manier vormgeven, op een manier waarop we beter gebruikmaken van de kennis, ervaring en ambitie die we in huis hebben.”
De basisgedachte om innovatie anders aan de pakken is slimmer combineren, slimmer werken, aldus de informatievisie Drechtsteden. En ook: waarde toevoegen en resultaten behalen voor de samenleving. Want dat is waar alles mee begint, vindt Dennis van der Valk, business consultant bij het CIO office Drechsteden. “Waarom heb je eigenlijk iets nieuws nodig, wat is de maatschappelijke meerwaarde van een innovatie? En kunnen we daar meer maatwerk op te leveren? Zonder efficiency te verliezen en tegelijkertijd meer aan te sluiten op wat er maatschappelijk nodig is. En kunnen we dat zo doen dat we daar meteen aan de voorkant al helderheid over krijgen. Pragmatisch en zonder eerst dikke business cases vol te schrijven. Op die manier wilden we de ICT-verandertrajecten opnieuw inrichten.”
Simpelheid
Centraal begrip in de nieuwe aanpak is het storyboard. Hoe het werkt is in een filmpje van een minuut uit te leggen. In tekst ziet het er zo uit: je hebt een idee voor een ICT-verandering. Als eerste toets je bij collega’s wat zij ervan vinden en of de oplossing wellicht al (elders) bestaat. Met hulp van een business consultant en eventueel een illustrator maak je een storyboard: het idee in plaatjes. Met het storyboard houd je een pitch voor de stuurgroep; die beslist of je doorgaat. Zo ja, dan toets je het idee samen met een beleidsmedewerker op de kaders van de Drechtsteden en breng je de consequenties in kaart en kom je tot een ontwerp. Na goedkeuring van de stuurgroep wordt de oplossing gebouwd of getoetst. Je gaat aan de slag; zonder het steeds weer te hebben over hoe of wat.
De kracht van het storyboard ligt in de simpelheid. Mons: “Als je in zes plaatjes moet uitleggen wat je idee is, wat je precies wilt oplossen, word je gedwongen om daar goed over na te denken. Experimenteren om het experimenteren kan niet. Je kunt iets leuks bedenken om bijvoorbeeld articifial intelligence in te zetten, maar als er geen probleem is dat je ermee oplost kom je daar in fase één al achter.” “Bovendien ontstaat er eigenaarschap,” vervolgt de gemeentesecretaris. “Dat eigenaarschap verwaterde voorheen vaak in die eindeloze business cases. Nu draaien we het om: we gaan zo hard rennen als de eigenaar rent. Als die er niet aan trekt is het probleem blijkbaar niet relevant genoeg.”
Simpelheid, eigenaarschap en daar komt nog laagdrempeligheid bij. Van der Valk: “Iedereen kan komen met een ambitie, een vraag, een vernieuwing. Het enige dat we vragen is: toets bij je collega’s wat die ervan vinden, en hebben we hier niet al een oplossing voor. Het kan gaan om intern gedreven trajecten, maar in principe kan iedereen komen, ook een burger of een raadslid. Je hoeft niet aan bepaalde eisen te voldoen, als de inhoud maar leidend is, het probleem relevant en het idee goed. We zijn in december 2017 begonnen met de storyboards, in 2018 stond de teller op 18, in april 2019 op 41. Dat zegt genoeg over de toegankelijkheid.”
Consequenties
Natuurlijk zijn plaatjes alleen niet voldoende om een ‘ja’ van de stuurgroep te krijgen. Mons: “In de pitch leg je uit wat en waarom je iets wilt. De stuurgroep zal dat waarom niet meer eindeloos bevragen, want dat is immers al afgetoetst. De focus ligt daarna op het in kaart brengen van de consequenties. Het kan best zijn dat je voor jouw idee afwijkt van beleid of architectuur, of dat je bepaalde risico’s accepteert, of dat je bewust op een bepaalde manier met privacyvraagstukken omgaat. De vraag is dan of je als overheid bereid bent om die consequenties te nemen vanwege de maatschappelijke waarde die daar tegenover staat. Als de business die consequenties kent, kun je een geïnformeerd besluit nemen en zal de vertragende waarom-doen-we-dit ook-alweer-vraag niet meer in het proces oppoppen en alsnog blokkades opleveren. Dat is een gepasseerd station; die discussie heeft al aan de voorkant plaatsgevonden. Nu is het tijd om te realiseren. Dat is de metawinst van het eenvoudig maken van een veranderproces.”
Van der Kraan tot besluit: “Het klinkt misschien allemaal logisch, maar we hebben bij de overheid nu eenmaal de neiging om zaken onnodig complex te maken. Met de storyboards ga je terug naar de bedoeling, naar de simpelheid. Het trekt je uit die traditionele regelstand en stimuleert het omdenken. Dat wens ik iedere ambtenaar toe!”
Meer weten over Storyboards?
Neem contact op met de Drechtsteden: Jolanda Klous (078) 770 39 48.
Zo ziet het eruit
De bedoeling: het gebruiksgemak van de burger vergroten bij het doen van een wijklijnmelding. Als de afhandeling van meldingen makkelijk, consequent en snel verloopt zullen burgers vaker meldingen doen wat leidt tot een hogere kwaliteit van de openbare ruimte.
Nu komt 20 procent van de meldingen bij de verkeerde behandelaar terecht. Het idee is dat als melders een foto kunnen indienen van de betreffende situatie, de melding direct bij de juiste behandelaar terechtkomt. De indieners van het storyboard willen onderzoeken of automatische fotoherkenning via Augmented Intelligence een haalbare en effectieve oplossing is.
Het project ‘Toepassen Artificial Intelligence bij Meldingen Openbare Ruimte’ staat ook op de Pilotstarter van de VNG.
p.
