De gemeente Horst aan de Maas verkent in een pilot de mogelijkheden van datagedreven werken. Dat leverde tot nu toe een werkend dashboard, het begin van een analyse-omgeving en het inzicht op dat het actief betrekken van de eigen organisatie misschien nog wel belangrijker is dan technologie.
Zoals veel gemeenten wil ook Horst aan de Maas data gebruiken om beleid en uitvoering te verbeteren. De gemeente onderzoekt daarom in een pilot de mogelijkheden van datagedreven werken. De ervaringen van de pilot, die een half jaar geleden startte, zijn positief. De gemeente beschikt inmiddels over een aantal rapportages en dashboard die meer inzicht geven in het sociaal domein, met name jeugdzorg. “Dit geeft ons meer grip op kosten en kwaliteit”, zegt Job Vogels, kartrekker van de pilot en business intelligence specialist bij de gemeente. Hij doet de pilot in nauwe samenwerking met Ramon Storer, business analist sociaal domein bij de gemeente. Het doel van de pilot is tweeledig: meer inzicht krijgen in het sociaal domein én ontdekken wat nodig is om datagedreven te kunnen werken. Vogels: “We onderzoeken welke data we nodig hebben, hoe we deze verzamelen en meten, welke tools daarvoor zijn en wat het betekent om op deze manier te werken.”
Financiële prognoses
Organisatorisch gezien heeft datagedreven werken een grote impact. Vogels: “Het is een andere manier van werken, want je moet vooraf precies aangeven wat je wilt meten. Welke cijfers of gegevens zijn belangrijk? In deze pilot zijn onze beleids- en operationele medewerkers vanaf het begin actief betrokken. Dat is belangrijk, want zij weten welke indicatoren een goed beeld geven en zij zijn degenen die de inzichten die het werken met data opleveren gaan gebruiken.” Dankzij de pilot beschikken zij nu over een dashboard waarin ze zelf aan de slag kunnen. “Voorheen had eigenlijk alleen onze business analist een goed inzicht in de cijfers en hoe we ervoor stonden. Nu kunnen andere medewerkers zelf zaken aan- en uitvinken en in de data verbanden en inzichten ontdekken. Ze kunnen er bijvoorbeeld uithalen of we binnen de financiële kaders blijven of niet. Ze kunnen straks financiële prognoses maken. Dat is een flinke verbetering ten opzichte van de oude situatie, want we hadden alleen een statisch dashboard met cijfers over het afgelopen kwartaal.” Het dashboard is momenteel beschikbaar voor de beleids- en operationele medewerkers.
Echt sturen
Wethouder Birgit op de Laak is enthousiast over de pilot: “We krijgen op deze manier een middel om onze beleidskeuzes meer te toetsen, een instrument waarmee we echt kunnen sturen.” De gemeente bouwt voort op de resultaten uit de pilot: de business intelligence-omgeving die in de pilot is gemaakt gaat voor meer domeinen gebruikt worden. Vogels: “We bespreken nu met de diverse afdelingen waar zij behoefte aan hebben. Een aantal geeft aan meer datagedreven te willen werken, we gaan binnenkort afwegen waar we het eerst mee beginnen.”
Organisatorisch gezien blijkt de pilot een ontdekkingsreis, maar ook technologisch gezien valt er veel te leren, vertelt Vogels. Horst aan de Maas werd hierbij ondersteund door de Data Science Hub, een initiatief van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), onderdeel van de VNG, in de Jheronimus Academy of Data Science in Den Bosch. In de Hub krijgen gemeenten advies over datagedreven werken en ze kunnen er zelf aan de slag met diverse tools voor data-analyse. Vogels: “Ik ben er op een vrije inloopmiddag geweest en vond het nuttig om met andere gemeenten ervaringen uit te wisselen. Later heb ik er een dag gewerkt, met onze eigen dataset, om te ontdekken welke tools er zijn en wat we daarmee kunnen. We hadden een eigen tool voor data-analyse en het was nuttig om te zien wat er mogelijk is met andere tools.” Horst aan de Maas gebruikt tijdens de pilot zoveel mogelijk gratis en open source tools, om te verkennen wat mogelijk is. Inmiddels hebben ze een aantal licenties aangeschaft voor de tool waar de ervaringen goed mee zijn. En hebben ze een extern bedrijf om advies gevraagd welke tools het beste passen bij de wensen van de gemeente. De business intelligence omgeving van de gemeente moet het eerste kwartaal van 2018 volledig operationeel zijn.
Onduidelijke privacyregels
Een belangrijk aspect van datagedreven werken is privacy. Hoe verzamel en analyseer je data met inachtneming van de privacyregels? Hier is nog veel onduidelijkheid over, zegt Vogels. “Ik heb op elke bijeenkomst over datagedreven werken waar ik kwam aan andere gemeenten gevraagd hoe zij hiermee omgaan. Sommige gemeenten zijn erg terughoudend en doen niets met data, andere zijn daar makkelijker in. Het is heel moeilijk om een goed beeld te krijgen van wat toegestaan is.” Hij zou graag zien dat VNG en KING gemeenten hier meer bij ondersteunen. “Datagedreven werken is pionieren, ook wat privacy betreft. Dat is niet erg, dat hoort erbij. Ik wil niet zeggen dat de privacyregels te streng zijn, maar de spelregels zijn nu erg onduidelijk. Het zou gemeenten erg helpen als duidelijker zou zijn hoe we de privacyregels praktisch kunnen toepassen.” Terugkijkend op de pilot is er één belangrijkste les die Vogels wil delen: “Neem beleids- en operationele medewerkers vanaf het begin mee. Als het gaat om informatiegestuurd werken of business intelligence hoor ik veel loze kreten waarop mensen ja knikken, zonder dat ze weten wat het inhoudt. Je moet ze er echt bij betrekken, want anders lever je na een paar maanden iets op waar ze niets aan hebben.” Dat is nu in Horst aan de Maas wel anders: “Voorheen vonden medewerkers rapporteren verplichte kost. Nu ze zelf met de data in het dashboard aan de slag kunnen, zien ze de toegevoegde waarde van data. Ze hebben er zelf echt iets aan.”
