Als eindverantwoordelijke voor ICT voor vier organisaties heb ik nogal eens te maken met leveranciers. Zo’n 190 verschillende om precies te zijn. En het inkopen, onderhandelen en afsluiten van contracten is best interessant. Zeker omdat ik jarenlang aan de andere kant stond en redelijk weet hoe het spel werkt.
Altijd alert blijven is het devies en fair onderhandelen en niet betalen voor lucht.
Maar niet ik alleen. Ik heb een afdeling met ontzettend capabele en verantwoordelijke collega’s en met elkaar hebben we afspraken gemaakt over wat wij redelijk en billijk vinden als het gaat om contracten, voorwaarden, financiën en de inzet van leveranciers. En dan heb ik het niet alleen over de grote contracten die ofwel Europees ofwel nationaal worden aanbesteed, maar ook over de kleinere zaken. Zo mooi om te zien dat systeembeheerders, informatiemanagers, functioneel beheerders maar ook onze administratie, zo ontzettend prijsbewust zijn en altijd onderhandelen en alleen betalen als het echt helemaal klopt en niet te duur is. #trotsopze!
En hiervoor hebben we een aantal werkwijzen afgesproken. Ik hoop dat er leveranciers zijn die dit lezen en wellicht ook gaan nadenken over de volgende zaken.
Voorrijkosten
Wij hebben afgesproken dat we nooit voorrijkosten betalen. Ik heb vaak commerciële uurtarieven gecalculeerd voor professionals en de, in de markt gehanteerde tarieven, daar zit vervoer gewoon in. Die rekensom kan ik nog steeds maken. Net als een laptop, een telefoon, een auto, pensioen, vakantie enz. enz. Bovendien vind ik het inhuren van kennis iets heel anders dan wanneer ik een wasmachine koop die thuisgebracht moet worden of moet worden gerepareerd. Dan kan ik me nog enigszins voorstellen dat er voorrijkosten worden berekend. Maar bij consultants, technisch specialisten, ga weg! Nooit voorrijkosten. Lekker verrekenen in het tarief en rijden in eigen tijd. Doe ik ook. En reistijd berekenen omdat een leverancier in het zuiden van het land zit: hun keus, niet die van ons. Wij zitten gewoon in de Randstad. Maar ook al was dat niet het geval, dan nog vind ik het onzin.
Urenverantwoording
Wanneer wij voor langere tijd iemand inhuren, hetzij een projectleider een consultant of technisch specialist, dan gebeurt dan vaak op nacalculatiebasis. Soms wel voor een bepaald aantal dagen per week. Dan krijg ik altijd van die mooie uren staten waar netjes op staat, 8 uur op maandag en 8 uur op een andere dag. Totaal waardeloos. Ik zit er niet naast en heb geen idee wat iemand de hele dag doet. Bovendien gaat het me ook niet om hoelang maar om wat het ons oplevert. Toen ik zelf werd ingehuurd liet ik zien per dag wat ik gedaan had en wat de resultaten waren. En ook nu huur ik specialisten in die dat op die manier wekelijks aan ons laten weten. Helemaal super. Dat geeft vertrouwen en ik weet dan ook waar hij of zij bij betrokken is. Als ik dan een keer vragen heb…, weet ik waar ik moet zijn.
Inbellen
Zeker tijdens de lockdown periode, maar ook daarvoor al zijn er leveranciers die het liefst alles remote doen. Dat begrijp ik want onnodige reistijd is voor niemand goed. Wij hebben wel de afspraak: één leverancier tegelijk en de beheerder geeft toegang en kijkt mee. Allereerst om te weten wat er op onze systemen gebeurt en ten tweede om te weten dat er iets gebeurt. En deze beheerder is degene die ook de factuur voor levering accordeert dus handig als hij weet dat er werk is verricht. Dus geen urenstaten meer met alleen dagen en het aantal uur.
Meerdere offertes
En bij alles wat we inkopen, vragen we meerdere offertes op. Het is geen beleid maar wel afspraak. En voor alles, zowel hardware, software als kabels of devices, loont het. Bovendien vind ik dat we goed moeten omgaan met gemeenschapsgeld en dus de concurrentie moeten zoeken. Zo hebben we voor hardware en devices ook geen vaste leverancier na de Europese aanbesteding. Er zijn vier leveranciers geselecteerd en hiermee werkt het als een marktplaats: iedere keer een mini competitie. Prijs en vervolgens levertijd spelen dan een rol. En ook dan blijkt steeds weer dat er wel degelijk prijsverschillen zijn en we dus voordelen kunnen behalen.
Vastleggen afspraken
Niet alleen omdat we altijd meerdere offertes opvragen, maar ook om te bewaken dat we niet meer uitgeven dan afgesproken, bijvoorbeeld bij inhuur voor korte tijd, leggen we alle contracten meteen vast. Het ordernummer wordt doorgegeven aan de leverancier en het proces is dichtgetimmerd. Het werkt ideaal, de administratie weet overal van en de functies blijven gescheiden. Temeer omdat iedereen bij ons kan inkopen en opdrachten kan geven. En het mooie is: iedereen weet het, werkt er goed aan mee en het loopt goed. En dat voor iedere euro die er wordt uitgegeven.
Loyaliteit
Ondanks dat we goed onderhandelen en enkele belangrijke uitgangspunten hebben, vinden we loyaliteit wel belangrijk. Leveranciers die echt een partner zijn, daar willen we graag zaken mee blijven doen. Soms mag dat best iets duurder zijn, maar dan moeten zij wel die kwaliteit en dat partnership blijven leveren. En bij hen en bij ons gaat altijd wel eens iets fout. Dat is geen probleem, als je er maar samen weer bent om het goed op te lossen. En ook voor deze vaste leveranciers geldt dat we scherp blijven op de tarieven en de voorwaarden.
Recentelijk was er een vaste leverancier waar we voor veel geld jaarlijks onderhoudscontracten hebben lopen, die voor een nieuw deelcontract dat we op 18 december afsloten, toch een indexering voor het volgend jaar berekende. En dan zijn we even geen vrienden meer. Dat is korte termijn denken en zoals het gezegde aangeeft: vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Gelukkig begreep zijn directeur het wel. In dit geval gaat het dan om een paar duizend euro, maar vooral over loyaliteit en vertrouwen.
Marlène Geskes is afdelingshoofd ICT bij de IJsselgemeenten
