Leveranciersconvenant KING/VNG aangescherpt

In maart 2012 werd tussen KING, softwareleveranciers, samenwerkingsverbanden en gebruikersverenigingen een eerste convenant afgesloten. Dat gebeurde mede in het kader van Operatie NUP, een door KING uitgevoerd VNG-programma dat gemeenten gedurende drie jaar heeft ondersteund bij de uitvoering van de overheidsbrede implementatieagenda dienstverlening en e-overheid. “Vanwege het einde van dat programma ontstond de noodzaak om voor de komende drie jaar met leveranciers nieuwe afspraken te maken.” Dat zegt Theo Peters, bij KING portfoliomanager van GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur) en in die hoedanigheid verantwoordelijk voor het nieuwe convenant. “Afspraken die beter aansluiten op de actuele doelen. Denk bijvoorbeeld aan de Digitale Agenda 2020. Waar het bij het NUP ging over het aansluiten op en het gebruik van landelijke voorzieningen, zoals het Stelsel van Basisregistraties, liggen de thema’s binnen de Digitale Agenda 2020 meer op het gebied van innovaties en samenwerking vanuit gemeenten.” Gemeentelijke koepelorganisaties als VIAG, IMG100.000+ en FAMO hebben de doelen in het nieuwe convenant onderschreven.


Transparantie

In het nieuwe convenant zijn sommige afspraken aangescherpt en nieuwe afspraken toegevoegd. “Transparantie over het aanbod en gebruik van software blijft belangrijk”, zo schetst Peter Klaver, binnen VNG/KING projectleider en adviseur standaardisatie en leveranciersmanagement. “De gemeentelijke softwaremarkt is vrij groot en gemeenten zullen altijd zaken moeten doen met meerdere leveranciers. Er is niet één leverancier die het hele applicatielandschap afdekt. Wil je als gemeente digitaal en in ketens kunnen werken en als één overheid burgers en bedrijven optimale diensten kunnen bieden, dan is een samenhangende en betrouwbare informatievoorziening nodig. Dat kan als je weet in hoeverre oplossingen uit de markt met elkaar kunnen samenwerken, passen binnen het geheel en goed aansluiten op landelijke voorzieningen. Je zult dan ook onder architectuur moeten werken en goed inzicht moeten hebben over de functionaliteit, de inpasbaarheid en de kwaliteit van software.”

Dat laatste gebeurt met behulp van de GEMMA Softwarecatalogus, een online informatiesysteem waarmee gemeenten zicht hebben op het (verwachte) softwareaanbod en het gebruik van die producten door gemeenten. Klaver daarover: “Van ruim 1700 softwareproducten van 180 leveranciers die gemeenten gebruiken, wordt stap-voor-stap duidelijk aan welke gemeentelijke en overheidsnormen, standaarden en eisen wordt voldaan. Omdat van steeds meer gemeenten bekend is welke software zij gebruiken, kunnen wij het aanbod en de vraag goed verbinden en met deze informatie gemeenten gericht ondersteunen.”

Applicatielandschap

Het krijgen van het hele marktaanbod in de Softwarecatalogus is geen doel op zich, zo laat Theo Peters weten. “Het doel is om de gemeenten te helpen grip te krijgen op hun ICT. En om vanuit dat oogpunt zichtbaar te maken welke leveranciers hen daarbij kunnen helpen. De catalogus is daarin maar één aspect. Een andere is GEMMA, dat in opdracht van en in samenwerking met gemeenten wordt ontwikkeld en waarmee wij gemeenten helpen om de inrichting van hun informatievoorziening en (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aan te sturen. Ook leveranciers leveren een bijdrage aan het ontwikkelen van onderdelen van deze architectuur”.

GEMMA, in samenhang met de Softwarecatalogus, is ook een hulpmiddel bij het benutten en up-to-date houden van het applicatielandschap. ”Nodig”, aldus Peter Klaver, “want nog maar al te vaak komt het voor dat gemeenten werken met een verouderde applicatie of maken zij geen gebruik van de beschikbare mogelijkheden. Wij gaan hen meer wijzen op de kwaliteit van dat landschap. Wij gaan gemeenten er ook meer op wijzen dat zij releasematig moeten werken en afscheid moeten nemen van verouderde systemen. Dat betekent dat wij ook aan de vraagkant, die van de gemeente, zwaarder gaan sturen en daar meer gaan werken aan transparantie. Net zoals wij dat de afgelopen jaren hebben gedaan aan de aanbodkant, die van de leveranciers.”

Monitor Digitale Dienstverlening

Het transparanter maken van de vraagkant betekent niet alleen wijzen op de ‘zwakheden’ van gemeenten. Ook wordt, onder meer op basis van gegevens uit de Softwarecatalogus, ingezet op kansen en mogelijkheden die gemeenten laten liggen. Theo Peters daarover: “Dan heb je het over het beter benutten van software. Vaak hebben gemeenten functionaliteit in huis die niet wordt ingezet. Benut je je software wel optimaal? Of zijn er verbindingen tussen verschillende applicaties en/of voorzieningen die bij gemeente X al wel werken, maar waar gemeente Y nog niet aan gedacht heeft? We steken niet alleen in op bedreigingen, zoals verouderde software of systemen binnen gemeenten, maar kijken ook naar de mogelijkheden. Die informatie wordt per gemeente weergegeven in de Monitor Digitale Dienstverlening. Daarmee hebben gemeenten een overzicht van wat zij in huis hebben, hoe zij dat kunnen gebruiken en wat de aandachtspunten zijn. Onze rol is om druk op gemeenten te leggen om grip te nemen op de inrichting van hun informatievoorziening en dit ook zichtbaar te maken.”

Dat het hebben van een Monitor Digitale Dienstverlening-rapportage waarde kan hebben, blijkt uit het voorbeeld van de gemeente De Bilt, zo schetst Peter Klaver. “Burgemeester Arjen Gerritsen presenteerde nog niet zolang geleden de status van zijn gemeente. In de zaal zat ook een leverancier die liet weten dat met software dat de gemeente al in huis had, de aansluiting gerealiseerd kon worden op MijnOverheid Berichtenbox. Daarmee zouden zij gelijk aan kunnen sluiten op de landelijke voorziening en via die voorziening berichten kunnen sturen naar al hun burgers. De techniek daarvoor bleek al in huis, iets dat de gemeente tot dan toe niet wist.”

Inkoopondersteuning

Dat VNG/KING meer druk gaat leggen op de gemeentekant, is ook een wens die bestaat bij leveranciers. “Leveranciers zeggen tegen ons: leuk en noodzakelijk dat jullie bezig zijn met standaardisatie en daar ook op drukken, maar uiteindelijk zijn gemeenten wel de partijen die gaan over hun eigen applicatielandschap. Zij zijn verantwoordelijk voor de integratie daarvan en moeten beseffen dat standaardisatie van belang is om de dienstverlening te verbeteren en om goed gebruik te maken van voorzieningen die er zijn”, aldus Theo Peters. “Leveranciers vinden dan ook dat gemeenten wel opdracht moeten geven om standaarden te implementeren. Als we kijken naar hoeveel gemeenten nog zitten met oude versies van standaarden, dan is dat soms wel een beetje beangstigend. Dat maakt dat wij, naast het convenant, nu ook bezig zijn met een hele set aan inkoopondersteuning om gemeenten te helpen zichtbaar te maken van waar zij nog grip moeten pakken op hun applicatielandschap en hoe dat aan te vliegen. Zo’n convenant kan niet op zich zelf staan. Het blijft een hulpstructuur, samen met goed te implementeren standaarden en inkoopondersteunende functies. De bal ligt dus ook bij gemeenten. Zij zullen grip en verantwoordelijkheid moeten pakken.”

Het nieuwe convenant komt ook aan de orde op Overheid 360°, dat op 20 en 21 april gehouden wordt in Utrecht. Thema van het congres is ’Informatiesamenleving 2020 – de kracht van informatie’.