Digitale transformatie gaat niet om de systemen, maar om het voorstellingsvermogen van de mensen. Zijn zij in staat om de traditionele (meest analoge) concepten los te laten?
Al geruime tijd worden we overspoeld met artikelen en consultants die de digitale transformatie prediken. Bij mijzelf merkte ik een steeds grotere weerstand tegen de gepredikte fundamentele verandering die dit met zich meebrengt. Inmiddels begin ik te begrijpen wat de feitelijke transformatie behelst. Die is niet het digitaliseren als zodanig.
Het automatiseren van werk en digitaal beschikbaar maken van informatie vindt al veel langer plaats. De meeste inspanningen op dit terrein richten zich op het digitaal maken van analoge concepten. Zaakgericht werken is hier een prima voorbeeld van. Hier zie je dat post gescand wordt, documenten worden toegevoegd, dossiers (als ware het archiefmappen uit de analoge wereld) gedefinieerd, et cetera. Het grote probleem hierbij is dat discussies die in de analoge wereld (of beter gezegd: fysieke wereld) reëel zijn, worden meegenomen in de digitale wereld. Te vaak wordt er gediscussieerd over eenzelfde document dat in meerdere digitale dossiers moet terugkomen. Het gevolg is dat dit document in meerdere instanties voorkomt in de systemen en dan ook nog in meerdere versies. Helemaal lastig wordt het als het document nog actueel is terwijl de zaak waaraan dit document wordt gekoppeld, gesloten is en gearchiveerd wordt.
Ook op andere terreinen zie je hetzelfde fenomeen. Een digitaal bestemmingsplan was eerder vooral een geannoteerde PDF waarop x,y-coördinaten zijn aangegeven. Sinds 2006 zijn bestemmingsplannen gestructureerde data conform de IMRO standaard. Desondanks zijn er nog steeds bestemmingsplanen die om de zoveel jaar in de vorm van een PDF of een papieren versie ter vaststelling worden behandeld. De onderliggende gegevenssets kunnen op onderdelen gewijzigd worden maar dan veel iteratiever door wijzigingen in de gegevensset waardoor het omgevingsplan veel dynamischer wordt. Hopelijk gaat hier daadwerkelijk een digitale transformatie plaatsvinden in het kader van de omgevingswet. Dit vraagt veel van het voorstellingsvermogen van de betrokken planmakers, beleidsmakers en (lokale) politiek. En daar zit voor mij vooral de digitale transformatie.
In dit artikel uit 2016 op de website van de Computable wordt hier ook al aan gerefereerd, maar hier wordt alleen maar beschreven dat er een impact is op de mensen. Ik begin nu ook meer te begrijpen wat de impact zelf is. Ook andere sites en daar beschreven definities van digitale transformatie beschrijven het verschil tussen digitaliseren (van de analoge wereld) en digitale transformatie als iets fundamenteels zonder in te gaan op wat het fundamentele verschil daadwerkelijk is.
Tijdens het kennisfestival 2018 in Deventer maakte Harry van Boven de vergelijking met de muziekindustrie (van lp naar cd naar Spotify). Digitalisering van albums leverde ons de cd. Hoewel een cd veel meer muziek kan bevatten, stond er nog steeds maar 1 album op. Een dubbele lp kon dan nog wel samen op 1 cd, maar feitelijk is het nog steeds een analoog concept. De volgende stap is het ontstaan van streamingdiensten, maar zelfs hier zie je voor de ouderen onder ons nog steeds de analoge concepten. De jeugd is echter veel minder geïnteresseerd in albums en verzameld naar hartelust losse nummers en maakt eigen playlisten. Streaming muziekdiensten maken het analoge concept album overbodig en de vraag is wat dit betekent voor de muziekindustrie in de toekomst.
Digitale transformatie gaat dus niet om de systemen maar om het voorstellingsvermogen van de mensen. Zijn zij in staat om de traditionele (meestal analoge) concepten los te laten en te vervangen voor concepten die zijn ontstaan in de digitale wereld: bijvoorbeeld een samengestelde set aan gegevens waarbij verschillende eigenaren van die gegevens ieder hun eigen zeggenschappen hebben op die gegevens in plaats van brieven, documenten en dossiers. Dit betekent dus dat eerst de traditionele concepten moeten worden losgelaten voordat de systemen kunnen worden ontworpen die de digitale transformatie ondersteunen. Om terug te komen bij de opmerking over zaakgericht werken: een zaaksysteem waarbij niet meer wordt gedacht in termen van documenten en dossiers zal in mijn ogen anders worden ingericht dan de huidige zaaksystemen die meestal ook nog eens van oorsprong document management systemen zijn (over digitalisering van analoge concepten gesproken!).
Bart den Dulk is senior consultant bij ArchiXL en werkzaam als bedrijfs- en informatiearchitect.
Deze bijdrage is eerder geplaatst op de persoonlijke digitale pagina van Bart den Dulk.
