Met de iPad op mijn roze wolk
De pakken papier die we elk weekend thuisbezorgd kregen, werden afgeschaft. De secretaresses wisten niet wat hen overkwam; van vrijdagstress van printen en inbinden naar stukken ‘gewoon in een dropbox hangen’.
Onze ICT-jongens (geen meisje te bekennen) konden ons niet vertellen met welke apps wij ons werk konden doen. Collega Jeroen de pineut; hij pionierde met een zelfgekochte iPad. Een wethouder die zelf uitzoekt hoe stukken gemakkelijk benaderbaar zijn; via i-Annotate en Goodreader naar verzamelzendingen met bookmarks en doorklikmogelijkheden. Aanstekelijk enthousiasme; na een maand of drie zendingswerk van deze ‘champion’ was er geen houden meer aan. Het gehele college ging over op het gebruik van de tablet. We hadden nog wel wat bedenkingen. Hoe om te gaan met veiligheid? Vertrouwelijke stukken moeten nog in de ‘gesloten envelop’. De productie van die stukken gebeurt wel digitaal en ze gaan via internet gewoon de wereld rond…
Het gebruik van de iPad door B&W is een experiment. De afdeling ICT leverde alle collegeleden een tablet. De gemeenteraad ging ook aan de iPad en de top van de ambtelijke organisatie zat in no time ‘in de mobiele wolk’. Inmiddels werkt B&W er een klein jaar mee. De ervaringen zijn wisselend. Soms is de afhankelijkheid frustrerend; dan gaat het downloaden van documenten traag of zijn nazendingen niet verwerkt in de set vergaderstukken. Na een jaar is het tijd voor een grondige evaluatie van ons iPad-gebruik. Maar inmiddels gaat het om meer; de hamvraag is inmiddels: “Wat moet een gemeente met de Cloud?”
Een strategische vraag in een tijd dat we net lekker bezig zijn met de digitalisering van onze dienstverlening op vele functionele gebieden. De signalen zijn dat we door gebruik van de Cloud enorm kunnen besparen op ICT-kosten. Maar hoe verhoudt die kans zich tot de bestaande functionaliteit, informatiearchitectuur, systemen, infrastructuur en veiligheid van dataverkeer en opslag?
De gemeentelijke ICT-afdeling wil de service levels graag kunnen garanderen, maar heeft geen ervaring met gebruikers die hun eigen diensten en software van de breedbandige digitale snelweg gaan plukken. Zij kunnen weinig met innovatief gebruik van functionaliteit die zij niet implementeren en beheren.
Onze CIO besloot zich met de hamvraag te richten tot het in Enschede gevestigde Centre4Cloud.
Het advies: een snelle gehele inzet van de Cloud voor de gemeentelijke ICT is uit beheersmatig oogpunt kostbaar en onwenselijk. Een stapsgewijze migratie en voorlopig kiezen voor een hybride infrastructuur is verstandig. Migratie naar de Cloud vraagt om gedragsverandering van beheerders en gebruikers. Denk bij die gebruikers vooral aan meer mensen dan de eigen ambtenaren. Daar liggen kansen voor innovatie van processen en samenwerken, waardoor de samenleving slimmer gebruikmaakt van ICT. Ik zit even op mijn roze wolk…
