'Geld en tijd naar de zorg, niet naar administratie en controle.' Met dit gemeenschappelijke belang werken gemeenten en zorgaanbieders nauw samen aan het terugdringen van de administratieve lasten in het sociaal domein. Door ontmoeting, dialoog en in co-creatie ontstaan steeds meer gezamenlijke standaarden voor administratieve processen. Ze geven duidelijkheid, leiden tot minder regeldruk en lagere uitvoeringslasten. In die processen is ook een rol weggelegd voor Pleio.
Beeld: Flickr / CC BY 2.0 – Christian Schnettelker
Sinds de decentralisatie in 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor onder meer jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Een nieuwe werkelijkheid waarin de 355 gemeenten en meer dan 8000 zorgaanbieders in contact zijn en gegevens met elkaar uitwisselen. Complex bovendien, vanwege verschillende systematieken van contractering, facturering en verantwoording. En met onbedoelde gevolgen: langere doorlooptijden voor betaalbaarstelling aan hulpverleners en zorg aan cliënten.
Flinke opgave
De toename van administratieve lasten vormde een gemeenschappelijk probleem voor de gemeenten en zorgaanbieders. Beide wilden voorkomen dat individuele zorgaanbieders voor elke gemeente aan verschillende administratieve vereisten moest blijven voldoen. De ambitie voor standaardisering – en daarmee administratieve lastenverlichting – was geboren. Een flinke opgave, temeer ook dat mensen elkaar en elkaars processen nauwelijks kenden.
Het Programma i-Sociaal Domein nam begin 2016 het voortouw met betrekking tot standaardisering en sinds 2018 gebeurt dit onder de vlag ‘Ketenbureau i-Sociaal Domein’. Deze uitvoeringsorganisatie van gemeenten en aanbieders is gericht op het uniformeren en standaardiseren van de administratie en de informatie-uitwisseling. Met als achterliggende gedachte: zorg en ondersteuning bereikbaar en betaalbaar houden. Dit doet het Ketenbureau door het verbinden van onder meer gemeenten en zorgaanbieders, het faciliteren van ontmoeting en het op gang brengen van dialoog rondom de knelpunten in de financiële en administratieve processen bij de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet.
Voor zorgaanbieders en gemeenten biedt het Ketenbureau een samenhangend pakket van standaarden, voorzieningen en ondersteuning waarmee onnodige variëteit in de administratie en informatievoorziening wordt tegengegaan. Hiermee wordt de samenwerking vergemakkelijkt, worden er schaalvoordelen bereikt in de kwaliteit van de processen en worden partijen ondersteund bij het beperken van administratieve lasten.
Daarnaast ondersteunen de regioadviseurs van het Ketenbureau gemeenten en aanbieders onder meer bij het oplossen van knelpunten in de samenwerking. Partijen worden onafhankelijk en deskundig geholpen, waarbij rekening wordt gehouden met de lokale omstandigheden.
De ontwikkeling van de producten en diensten vindt plaats met grote betrokkenheid van medewerkers van zowel gemeenten als zorgaanbieders zelf. Zij brengen – net als de medewerkers van het Ketenbureau – uit de praktijk relevante kennis en ervaring mee. Daarmee kunnen ze inschatten welk effect eventuele maatregelen voor de administratieve lasten van hun organisatie en voor die van de ander hebben. Uitgangspunt is steeds de praktijksituatie van gemeenten en aanbieders. Dat betekent dat standaarden, voorzieningen en ondersteuning goed op elkaar moeten aansluiten zodat partijen er goed mee uit de voeten kunnen. De deelname gebeurt vanuit de overtuiging dat door samenwerking processen makkelijker kunnen worden gemaakt en lasten kunnen worden teruggebracht voor alle betrokkenen. Bij alle activiteiten wordt ook nauw samenwerkt met softwareleveranciers, het Zorginstituut Nederland (ZIN), het Inlichtingenbureau, VECOZO en andere ketenpartners.
Ingrediënten
De co-creatie is mogelijk door het bestaan van gezamenlijke belangen en een realistische ambitie, een positieve relatie en de samenwerkingsbereidheid om te komen tot eenduidige processen. Een goed voorbeeld van de werkwijze van het Ketenbureau is de totstandkoming van de standaard administratieprotocollen. Deze beschrijven de afspraken die gemeenten en zorgaanbieders maken over de administratieve afhandeling van de zorg in natura bij de uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet. Tussen oktober 2018 en februari 2019 hebben zo’n 700 professionals vanuit het hele land een actieve bijdrage geleverd aan het opstellen van administratieprotocollen:
- Er is gestart met zeven regiobijeenkomsten, waarin knelpunten en issues in de administratieve processen zijn opgehaald.
- De bijeenkomsten zijn input geweest voor vier werksessies, waarin gewerkt is aan oplossingen voor de knelpunten en het bereiken van consensus waar mogelijk.
- Met de opbrengsten van de werksessies is het Ketenbureau aan de slag gegaan met het opschrijven van de resultaten. Alle versies van de administratieprotocollen zijn telkens gedeeld met een gecommitteerde groep van zestig ‘meelezers’ en vervolgens voorgelegd aan een Regiegroep: een zorgvuldig samengestelde expertgroep, ook bestaande uit vertegenwoordigers vanuit zorgaanbieders, gemeenten, softwareleveranciers en het Zorginstituut Nederland.
- Uiteindelijke heeft de Stuurgroep i-Sociaal Domein de standaard administratieprotocollen bekrachtigd.
Een concreet voorbeeld van een knelpunt waarover in de bovengenoemde sessies overeenstemming is bereikt is de wijziging in de declaratiesystematiek. Tot en met eind dit jaar is er sprake van twee systematieken: declareren per maand of per vier weken. Dat betekent twaalf óf dertien tijdvakken, wat onwenselijke gevolgen kan hebben voor doorlooptijden van het verstrekken van vergoedingen en bijkomende administratieve lasten. In dialoog is gewerkt naar één standaard die vanaf 1 januari 2021 gaat gelden. Vanaf dat moment kunnen zorgverleners alleen nog maandelijks declareren. Deze vereenvoudiging draagt bij aan het terugdringen van de administratieve lasten.
Online ontmoeten
Uitdaging is om over de verschillende organisatiegrenzen heen ook online met elkaar in verbinding te kunnen zijn. Daarom wordt door het Ketenbureau geïnvesteerd in online community’s. Om dit mogelijk te maken, heeft het Ketenbureau vorig jaar gekozen voor het samenwerkingsplatform Pleio. Pleio richt zich specifiek op samenwerking binnen, tussen en met de overheid. Het is laagdrempelig en veilig in gebruik, waardoor de energie van het Ketenbureau op de kerntaken kan liggen. In deze tijd van corona worden de online communities steeds relevanter omdat de regiobijeenkomsten, de kleinschalige werksessies en andersoortige ontmoetingen, nu niet doorgaan.
Op dit moment is er onder meer een community actief voor de implementatie van het nieuwe Woonplaatsbeginsel Jeugdwet en een community Ketenmanagement. Recent is de community ‘Administratieve en financiële processen tijdens coronacrisis’ van start gegaan.
Community Woonplaatsbeginsel
Het woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet bepaalt welke gemeente verantwoordelijk is voor de jeugdhulp en welke gemeente deze betaalt. In de praktijk blijkt dit soms ingewikkeld. Door de invoering van de Wet wijziging woonplaatsbeginsel per 1 januari 2022 wordt de administratie eenvoudiger, is sneller duidelijk welke gemeente verantwoordelijk is en kunnen jeugdigen sneller worden geholpen. Bovendien is de verwachting dat het nieuwe voorstel leidt tot meer aandacht en ruimte voor preventie. De implementatie van de wetswijziging vraagt echter een behoorlijke tijdsinvestering van gemeenten en zorgaanbieders. In de community is alle relevante informatie te vinden waarmee het projectteam gemeenten en zorgaanbieders ondersteunt bij de implementatie. Daarnaast kunnen hier vragen worden gesteld en informatie worden uitgewisseld.
Community Ketenmanagement
Deze community is er voor iedereen die te maken heeft met de technische aspecten van de digitale gegevensuitwisseling tussen gemeenten en aanbieders, het berichtenverkeer. Deelnemers aan de community kunnen met elkaar in gesprek gaan of een partner vinden om bijvoorbeeld een ketentest mee uit te voeren.
Community administratieve en financiële processen tijdens de coronacrisis
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Rijk hebben afspraken gemaakt over het waarborgen van financiële zekerheid van zorgaanbieders binnen de Wmo en de Jeugdwet. Dit is nodig omdat door de coronacrisis veel zorgaanbieders financiële onzekerheid ervaren, omdat zij onverwachts veel meer zorg moeten verlenen of juist veel minder. Het Ketenbureau is nauw betrokken bij verschillende uitwerkingen die te maken hebben met de administratieve en financiële processen, met als doel de administratieve lasten te beperken. In deze community, die recent is gestart, worden de actuele berichten gedeeld, zijn de formats en afspraken te vinden, kunnen vragen worden gesteld en ‘best practices’ worden uitgewisseld.
Ketenbureau i-Sociaal Domein
Het Ketenbureau is een toegankelijke organisatie met korte lijnen. Daarom kunnen gemeenten en zorgaanbieders op elk moment contact opnemen met de regioadviseurs. Om gemeenten en zorgaanbieders op gebied van Wmo & Jeugdwet nog beter te faciliteren, werken de regioadviseurs van het Ketenbureau i-Sociaal domein, Programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein en het Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd vanaf 2 juni samen in een nieuw, gezamenlijk regioteam.
Wilt u op de hoogte blijven van de activiteiten van de het Ketenbureau i-Sociaal Domein? Voor alle geïnteresseerden is er de ‘i-Sociaal Domein Update’ die tien keer per jaar verschijnt, de bedrijfspagina op LinkedIn en de online samenwerkingsomgeving van het Ketenbureau.
Koen Geijzers is bestuursadviseur en communicatieadviseur bij de Stichting Pleio
Pleio is een online samenwerkingsplatform dat is ontwikkeld voor en met de overheid en biedt open source software voor communicatie en interactie binnen én tussen overheidsorganisaties.
