Miljard voor ICT bij Veiligheid en Justitie

Pieter Cloo, secretaris-generaal ministerie van Veiligheid en Justitie

“Het is een raar bedrijf. Iedereen is bijzonder. Althans, dat zegt iedereen,” aldus de SG. Zelf kijkt hij, gewerkt hebbend als directeur van de Rijksdienst voor de keuring van Vee en Vlees, als lid en vicevoorzitter van de Raad van Bestuur van UWV en als partner van adviesbureau Boer & Croon, er niet echt meer van op of een bedrijf wel of niet bijzonder is. Toch wilde hij in Den Bosch best toegeven dat het voor Veiligheid en Justitie wel opgaat. Nationale Politie, Openbaar Ministerie, Raad voor de Rechtspraak, Dienst Justitiële Inrichtingen, Immigratie- en Naturalisatiedienst, Justitiële Informatiedienst, Centraal Justitieel Incassobureau, tezamen met bijna 100.000 man personeel, het zijn allemaal organisaties met een hoge eigenzinningheidsfactor. De onafhankelijkheid van de rechterlijke macht betekent dan ook nog eens dat deze, zoals Cloo zei, ‘aan niemand rapporteert’. Intussen moet hij wel het justitie- en veiligheidsdomein gedigitaliseerd en ketens goed werkend zien te krijgen, samen met de van BZK overgekomen Kees Keuzenkamp als programmamanager keteninformatisering.

Cloo werd in mei 2012 vanuit Boer & Croon samen met zijn B&C-collega Jo van den Hanenberg ingehuurd om het werk van de vastgelopen politie-CIO Aad Meijboom vlot te trekken. In november van dat jaar volgde hij Joris Demmink op als secretaris-generaal. Op gezag van anonieme bronnen omschreef NRC hem in die dagen als ‘rauwdouwer’. In Den Bosch vertelde hij nu dat hij ambtenaren die hem een papieren stuk willen bezorgen, de deur wijst. Hij leest alleen digitaal. De bestuursraad vergadert met tablets. De enigen die hij nog niet zo ver heeft, zijn de bewindspersonen.

Volgens Cloo is zijn ministerie inmiddels al behoorlijk i-minded. “Een jaar geleden bestond ICT niet. Dat was bedrijfsvoering. De aandacht is enorm toegenomen. Eind 2013 hadden we de ambtelijke top-120 bijeen. Bij het inventariseren van topprioriteiten zaten er vier in de sfeer van informatievoorziening en ICT. Dat had ik een jaar terug niet durven hopen.” ICT is dus geen item meer louter voor vakmensen. De met tablets vergaderende bestuursraad houdt zelfs periodiek speciale ICT-sessies.

ICCIO

Afgekeken van het interdepartementale CIO-beraad (ICCIO), vertelde duopresentator Nicole Stolk, sinds augustus 2012 plaatsvervangend SG en CIO van Veiligheid en Justitie, heeft het ministerie ook een overleg ingericht van chief information officers van departementsonderdelen en diensten. Zij werken aan ICT voor de ‘basisbedrijfsvoering’ en laten zich bijstaan door een raad van advies met vijf leden van buiten. De aandacht is ook extern georiënteerd tijdens leveranciersbijeenkomsten, waar met tachtig bedrijven wordt overlegd en ‘hulp gevraagd om de beweging mee te maken’. In het CIO-overleg heeft elke CIO een portefeuille. Deze is departementsbreed, wat moet helpen hen over grenzen van hun eigen organisatie heen te laten kijken.

Tot nu toe lag het accent op ondersteunende voorzieningen en activiteiten als kantoorautomatisering, identiteitsmanagement, informatiebeveiliging en het ‘sharen’ van (Microsoft-) licenties. Waar Veiligheid en Justitie, inclusief de politie, veertig procent van de rijksdienst uitmaakt, valt hiermee veel te verdienen. Ook het ‘killen en migreren’ van applicaties behoort tot het op peil brengen van de basisbedrijfsvoering (‘Eén biometrieaanbesteding of drie, dat scheelt miljoenen’). Andere aandachtspunten in dit kader: het gebruik rijksbrede voorzieningen, de consolidatie van datacenters, het borgen van de continuïteit, het op orde krijgen van websites, archiefbeheer en flexibel werken.

Momenteel wordt gewerkt aan een informatieplan voor de core business. Dat moet primair de informatiehuishouding op orde brengen. Zo moet de gegevenskwaliteit omhoog. Daarvoor blijkt nog geen ‘strakke systematiek’ te bestaan. Geregeld moet worden wie welke gegevens mag raadplegen en muteren. Dat is temeer van belang omdat in de ketens ook private partijen, zoals jeugdinstellingen, opereren. Ook de bescherming van de privacy is een ‘slag die we moeten maken’. Volgens Stolk is momenteel ‘alles gekoppeld’. Dat betekent bijvoorbeeld dat wie gegevens over een vreemdeling opvraagt, meteen diens parkeerbonnen krijgt opgedist. “Is dat vanuit de doelbinding wel nodig?,” vroeg Stolk zich af.

Authenticiteit van documenten staat eveneens op de agenda. Het voorschrift dat documenten een ‘natte handtekening’ behoeven betekent dat veel auto’s tussen gerechten heen en weer rijden. Dan gaat nogal eens wat mis, waardoor een zitting niet kan doorgaan. Er is een wetsvoorstel in de maak dat regelt dat dit ook digitaal kan.

Het aldus op orde brengen van de informatiehuishouding is spoor één in de plannen tot 2016. Spoor 2 beoogt het verkrijgen van inzicht in alle systemen en netwerken van Veiligheid en Justitie.

Nicole Stolk onderstreepte bij de ‘lessons learned’ nog eens dat het niet om techniek gaat, maar om een noodzakelijke cultuuromslag en ander type leiderschap. Op een zaalvraag wat ‘cultuuromslag’ eigenlijk is, gaf Cloo het antwoord: “Dingen anders doen.”