Online samenwerken wordt in het werk van provincies steeds belangrijker en steeds vaker organisatie-overschrijdend. Of het nu gaat om kennisdeling rondom maatschappelijke thema’s, of samenwerking in projectverband. Relevant is dat contact en kennisdeling laagdrempelig, digitaal toegankelijk en veilig kunnen plaatsvinden, óver de grenzen van de afzonderlijke provincies heen. Pleio wordt hiervoor op steeds meer plekken ingezet.
Digitalisering van het werk is al langere tijd een feit. Op veel gebieden maakt dit het werk ook makkelijker en organisatiegrenzen vervagen. In het provinciewerk is het interessant om in contact te zijn met collega’s die met dezelfde inhoudelijke thema’s bezig zijn, ongeacht de plek waar ze werken; binnen dezelfde provincie of daarbuiten.
Vanuit het programma Interprovinciale Digitale Agenda (kortweg IDA) is in 2019 gekozen om deze ontwikkeling actief te stimuleren. Digitalisering van de overheid speelt binnen alle overheidslagen en brengt kansen met zich mee. Het IDA-programma stimuleert het digitaal verbinden, samenwerken en kennis delen tussen alle provinciale medewerkers. Alle gericht op het grensoverschrijdend werken aan maatschappelijke vraagstukken.
IDA kent meerdere randvoorwaardelijke thema’s die deze beweging ondersteunen zoals ‘Basis op orde’, het thema ‘Ethiek, Privacy & (Cyber-)Security’, een thema als Digitaal bewust en bekwame organisatie’ en het thema ‘Krachtig middenbestuur’.
In 2020 zijn eerste projecten rondom zowel grotere als kleinere maatschappelijke vraagstukken van start gegaan. Zo wordt ervaringen opgebouwd voor bredere online (openbare) kennisdeling.
Maatschappelijke opgaven
Eén van de eerste resultaten is de online samenwerkingsomgeving digitaleprovincies.nl. Deze site kent een openbaar gedeelte en een besloten, veilige samenwerkingsomgeving. Beschikbaar voor alle provinciemedewerkers en bedoeld voor het delen van documenten en data rondom bereikbaarheid, wonen, economie, cultuur, ruimtelijke ordening, vitaal platteland, enzovoorts. Informatie die veel waarde kan hebben bij soortgelijke vraagstukken in een andere provincie, waardoor deze beter, sneller en goedkoper zijn te realiseren.
Databeheer- en ontsluiting helpen bijvoorbeeld bij het zichtbaar maken van de stikstofuitstoot per provincie. Een ander, kleiner voorbeeld is dat van de snuffelfiets; een experiment dat het identificeren van groene fietsroutes met een hoge luchtkwaliteit inzichtelijk maakt.
Vier medewerkers ondersteunen dagelijks deze (Pleio-)site en verbinden actief gebruikers die met dezelfde thema’s in verschillende provincies aan de slag zijn: projectleiders en -medewerkers, communicatieadviseurs, dataprofessionals en bestuurders.
Kennisbron
Een gelijksoortige ontwikkeling speelt bij de site provincies.pleio.nl, welke binnenkort een overstap maakt naar eenzelfde look-and-feel. Dit bestaande samenwerkingsplatform met zo’n 4000 gebruikers vormt voor alle provincies een kennisbron. De site kent 380 samenwerkingsgroepen voor projecten, met kleine en grotere thema’s.
De nieuwe webrichtlijn ‘digitale toegankelijkheid’ is een aanjager om deze site sterk te verbeteren. De richtlijn schrijft voor dat alle externe en interne overheidssites voor iedereen, dus ook voor mensen met een permanente of tijdelijke beperking, overheidssites moeten kunnen gebruiken. Iedereen heeft namelijk het recht om mee te doen in de maatschappij.
Samen met Pleio wordt de overstap voorbereid om provincies.pleio.nl over te laten gaan naar de vernieuwde, eigentijdse werkomgeving vergelijkbaar met digitaleprovincies.nl. De nieuwe site krijgt meer functionaliteiten, wordt overzichtelijker en krijgt diverse nieuwe filter- en zoekmogelijkheden. Het vernieuwde samenwerkingsplatform zal bestaan uit een combinatie van open en besloten groepen, afhankelijk van de aard en de werkzaamheden. Ook zullen enkele bestaande grote samenwerkingsgroepen een eigen site krijgen, vanwege het aantal betrokkenen in combinatie met de hoeveelheid bestanden, data en vragen die leven.
In de komende maanden zullen provinciemedewerkers het samenwerkingsplatform Pleio op steeds meer plekken tegenkomen. Pleio is een sociaal en veilig samenwerkingsplatform voor de overheid en bestaat sinds 2009. Als stichting ontwikkelt Pleio opensourcesoftware en het maakt zich sterk voor digitaal toegankelijke, generieke en betaalbare oplossingen voor online contact en samenwerking. Vanwege het grote belang van veiligheid en informatiebeveiliging werkt Pleio aan de certificering voor ISO-27001: de standaard voor informatiebeveiliging.
Appèl
Het delen van kennis – vooral de openbare documenten en data – is een nieuwe kijk op werken binnen de overheid. Bedoeld om thema’s en projecten van collega’s binnen alle provincies efficiënter en effectiever te realiseren. Wat uiteindelijk in het voordeel is van elke medewerker en bestuurder.
Jeroen Naterop, informatieadviseur bij de provincie Gelderland, tevens bestuurslid van de Stichting Pleio, onderschrijft het appèl om bestanden en data te delen. “Ik ben sinds een aantal jaren nauw betrokken bij Pleio als samenwerkingsplatform voor de overheid. De vernieuwde Pleio-omgeving komt voor de provincies precies op tijd als samenwerkplaats voor IDA. Dit interprovinciale digitaliseringsprogramma is het eerste succes en ik verwacht dat er nog veel samenwerkgroepen volgen. Zo zullen we dit jaar met alle (zo’n 4000) provinciale gebruikers overstappen naar een vernieuwde digitaal toegankelijke en veilige werkplek, die voldoet aan de actuele webrichtlijnen. In korte tijd zullen veel provinciale medewerkers de mogelijkheden van Pleio leren kennen. Deze brengen tal van kansen waarmee je veel tijd kunt winnen.”
Koen Geijzers is bestuursadviseur en communicatieadviseur bij de Stichting Pleio
Pleio is een online samenwerkingsplatform dat is ontwikkeld voor en met de overheid en biedt open source software voor communicatie en interactie binnen én tussen overheidsorganisaties.
