De onlangs opgerichte Taskforce Samen Organiseren - een beweging van 388 gemeenten - wil werkprocessen samen laten ontwikkelen, en meer gezamenlijk inkopen. Immers: samen sta je sterker, zeker als opdrachtgever. Is dit het eigentijdse antwoord van gemeenten op de i-samenleving?
In juni 2017 besloot de Algemene Ledenvergadering van de VNG tot oprichting van de Taskforce. Die geeft handen en voeten aan de brede wens van gemeenten om meer samen te werken op het gebied van dienstverlening, werkprocessen en voorzieningen.
“Samen Organiseren is een beweging van 388 gemeenten”, legt Irma Woestenberg, gemeentesecretaris van ’s-Hertogenbosch, uit. Ze is ook voorzitter van de Taskforce. “De VNG is de paraplu waaronder wij werken en KING ondersteunt de uitvoering. We willen meer zaken samen eenmalig laten ontwikkelen die we overal kunnen toepassen, en meer gezamenlijk inkopen. Als gemeenten krijgen we zo een sterkere rol als opdrachtgever, waarbij niet de Haagse tekentafel maar onze eigen uitvoeringspraktijk centraal staat.”
Samenwerkende gemeenten hebben al een aantal successen op hun conto kunnen schrijven in de periode voordat de Taskforce in het leven werd geroepen. “De gezamenlijke inkoop van telefonie is een mooi voorbeeld”, zegt Woestenberg. “Daarmee hebben de gemeenten grote besparingen geboekt. Daarnaast hebben we gezamenlijk een verhuisformulier ontwikkeld en de mogelijkheid geschapen voor digitale aangifte van overlijden. En er is een gemeenschappelijke dienst Informatiebeveiliging. De Taskforce Samen Organiseren wil dat dit soort initiatieven vaker en sneller gerealiseerd wordt.”
Veel enthousiasme
Bij de gemeenten is veel enthousiasme voor dit doel. Was het een jaar of vijf geleden nog gebruikelijk om zelf een nieuwe applicatie te laten ontwikkelen, inmiddels is het een breed gedragen opinie dat je je als gemeente niet moet proberen te onderscheiden in je dienstverleningsproces. Wel in het warme contact aan de balie, maar niet in de inrichting van het bedrijfsproces of de ondersteunende software. Dat kun je beter gezamenlijk in één keer heel goed doen, legt Woestenberg uit.
“Zo zijn we nu met vijftien gemeenten het gemeentelijk basisproces inkomen (GBI) aan het ontwikkelen. Het bedrijfsproces, met de applicaties en deelprocessen die erbij horen. We willen dat standaardiseren en digitaliseren. Dat doen we op zo’n manier dat de gemeenten belangrijke eigen beleidskeuzes kunnen maken. De ene gemeente vindt het bijvoorbeeld prima als het intakeproces digitaal is, de andere wil elke cliënt in persoon zien. We ontwikkelen het zo dat die keuzes mogelijk zijn. Het GBI ontwikkelen duurt lang, dus we hebben nog wel enkele jaren te gaan.”
Heel belangrijk is het zoeken naar een standaard voor de informatiehuishouding van de toekomst. “Met vragen als ‘hoe beheer je gegevens?’ en ‘welke eisen stel je aan applicaties?’. Goede standaarden maken het mogelijk dat gemeenten dingen uitwisselen. Stel dat Amsterdam volgens die standaarden iets ontwikkelt om het openen van bruggen in de hoofdstad te automatiseren, dan zou Sneek dat zo kunnen overnemen, al dan niet tegen betaling. Je zou een soort gemeentelijke app store kunnen opzetten.
Neem een ander bijvoorbeeld: informatieveiligheid. We moeten allemaal een privacy officer en security officer hebben, maar als we zorgen voor goede landelijke standaarden, kunnen die twee hun werk veel efficiënter doen.”
Een van de belangrijke uitgangspunten van de Taskforce is leveranciersonafhankelijk ontwikkelen, vertelt Woestenberg. “In de huidige situatie is het zeer complex iets nieuws te koppelen aan de bestaande systemen van Pink of Centric. We gaan overigens niet zelf bouwen, we zetten de markt zeker niet buitenspel. We willen vooral een betere, gemeenschappelijke opdrachtgever zijn, samen landelijk optreden in de uitvraag naar de markt. Ik denk dat de opdrachten hierdoor juist interessanter worden, zonder die tientallen koppelingen waar je op voorhand al hoofdpijn van krijgt.”
Alles ter discussie
“Bij het efficiënter maken van ons proces, stellen we alles ter discussie”, verklaart de voorzitter van de Taskforce. “We vragen ons ook af: moeten wij dit als gemeente blijven doen? Of is er een andere instantie die dit beter kan? Het gaat niet om het voortbestaan van onze afdelingen. Neem het verlengen van het rijbewijs. Als het niet verplicht was dat je je aan de balie van de gemeente moet komen identificeren, zou de RDW dit ook kunnen regelen. De gemeente doet in dit proces eigenlijk niets anders dan de identiteit controleren. Ook de gemeentelijke belastinginning is een proces dat we op die manier hebben onderzocht. Dat verloopt via de waarde van woningen, die weer afhankelijk is van de lokale markt. We hebben onderzocht of het mogelijk was de WOZ-waarde door een bepaalde formule te vervangen, zodat de gemeentelijke belastingen ook door de rijksbelastingdienst konden worden geïnd. Dat bleek niet mogelijk, maar het is een voorbeeld van de bereidheid bij de gemeenten om zichzelf ‘uit het proces te organiseren’.”
Een belangrijke taak van de Taskforce is om wensen voor gestandaardiseerde of meer eigentijdse dienstverlening, te vertalen naar vragen aan de Rijksoverheid. “Soms is het bijvoorbeeld nodig de wet te wijzigen om iets voor elkaar te krijgen. Zoals bij de digitale aangifte van overlijden. In de wet stond dat de uitvaartondernemer op het gemeentehuis aangifte van overlijden moet komen doen. Op dit punt is de wet in 2015 dus gewijzigd. Het Rijk staat hiervoor open. Op het gebied van identiteit zijn er bijvoorbeeld zeker dingen die nu wettelijk nog niet mogen, maar vanuit de uitvoering proberen we dan – via de VNG-lobby – dingen op de politieke agenda te zetten. In het geval van het verlengen van het rijbewijs bij de RDW zou er een wijziging in de wegen- en verkeerswet nodig zijn. Dat kan worden uitgeprobeerd met een experimenteerartikel.”
De Taskforce streeft naar geleidelijke ontwikkeling en invoering van standaarden in processen als werk en inkomen, gemeentelijke belastingen en omgevingswet. “We zijn niet uit op een big bang of het creëren van één groot systeem”, aldus Woestenberg, “maar willen juist kleine stappen zetten. We merken dat het heel belangrijk is om een korte en langetermijnagenda te hebben. Je wilt regelmatig concrete resultaten kunnen laten zien aan gemeenten, zoals het verhuisformulier en de inkoop telefonie, die voor de gemeenten grote besparingen hebben opgeleverd. Initiatieven waar bijvoorbeeld wetswijzigingen voor nodig zijn, kosten veel meer tijd.” De Taskforce geeft met de samenwerking tussen de gemeenten ook power aan de gemeentesecretarissen. Op alle niveaus weten ambtenaren elkaar te vinden, maar het krijgen van groen licht op hoog niveau duurt soms een tijdje.
“De communicatie met 388 gemeenten is best complex”, weet Woestenberg, zelf ook gemeentesecretaris. “Gemeentesecretarissen zijn de mensen die dit aanjagen. We hebben er uiteraard anderen bij nodig, hoofden ICT, hoofden dienstverlening. ICT is vaak de verbindende factor. We hebben mensen nodig op alle niveaus. Een projectgroep met professionals uit tien gemeenten, mensen uit de uitvoering, buigt zich nu over een gemeenschappelijke infrastructuur. We onderzoeken primair hoe zo’n i-architectuur eruit zou moeten zien en of dit een oplossing zou zijn voor de vraagstukken die samenwerking tussen 388 gemeenten kan oproepen. Op basis daarvan kunnen er meerdere beheeropties zijn, bijvoorbeeld gemeenschappelijke netwerken, data-opslag, rekencentra, applicaties et cetera. Maar het kan ook zijn dat we in die architectuur alleen eisen en specificaties opnemen en dat er decentraal wordt gebouwd en beheerd. Wel is het duidelijk dat een eventuele standaard centraal moet worden beheerd en dat het een echt gemeenschappelijke standaard moet zijn, geen optelsom van individuele wensen.”
Eén overheid
“Een van de achterliggende ideeën is dat we uiteindelijk naar één overheid willen. Het moet voor de burger niet uitma- ken van wie hij antwoord krijgt of wie een dienst levert. Hij wil niet steeds opnieuw zijn gegevens invullen. Wel wil hij de baas zijn over zijn gegevens en zich geen zorgen hoeven maken over privacy. Het antwoord van de overheid op de i-samenleving zijn we nog aan het formuleren. Bij ICT kun je alles aan elkaar koppelen, maar dat moet je niet doen. De kunst is om het eenvoudig te houden. Wij pakken daarin ons aandeel, voor zover in onze macht. Techniek is een heel belangrijk onderdeel van onze taak. We moeten zorgen voor een gemeenschappelijke technische basis. Maar we beginnen bij de dienstverlening, want daar doen we het voor, voor de burger, op een eigentijdse manier.”
