Als ondernemer een dienst leveren aan overheden en lang wachten op je geld. Tot nu toe komt het relatief vaak voor. E-facturen moeten dat proces efficiënter, preciezer, veiliger en sneller doen laten verlopen. De Drentse gemeente Borger-Odoorn is een van de ervaringsdeskundigen.
Beeld: Shutterstock
Het zal velen waarschijnlijk ontgaan zijn, maar donderdag 18 april was een gedenkwaardige dag. Zeker voor aanbestedende diensten in de lidstaten van de Europese Unie, zoals gemeenten. Vanaf die 18de april zijn al die diensten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Een en ander is een uitvloeisel van richtlijn 2014/55/EU, waarmee alle EU-lidstaten in 2014 hebben ingestemd. Onder een e-factuur wordt een digitaal bestand verstaan (geen PDF), dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere systeem.
Een van de gemeenten die al in een betrekkelijk vroeg stadium de stap maakte naar e-factureren, is Borger-Odoorn (ruim 25.000 inwoners). Vanaf mei 2017 is e-factureren opgenomen in het inkoopbeleid van de Drentse gemeente. “Niet als verplichting, maar wel als absolute voorkeur”, zo zegt Niek Wind, sinds mei 2018 wethouder van Borger-Odoorn en ook lid van de VNG-commissie Informatiesamenleving. Wind is belast met de portefeuilles dienstverlening/communicatie en financiën/inkoop/aanbestedingen. “Als je het verplicht stelt, dan loop je ook het risico dat je het lokale bedrijf misschien verliest. Daarom zeggen we dat het onze absolute voorkeur heeft. Werken met e-factureren is niet alleen efficiënter, maar ook sneller. Voor ons en derde partijen. Bedrijven hebben sneller hun geld en het scheelt ons een hoop rondjes in dit gemeentehuis.”
‘Grote jongens’
Het aantal bedrijven binnen de gemeente Borger-Odoorn dat tot nu toe gebruikmaakt van e-factureren is (nog) niet extreem groot (circa 12 van de in totaal 1200), maar Wind ziet wel dat daar een paar ‘grote jongens’ bij zitten. Zoals SUEZ, een wereldwijd afvalverwerkingsbedrijf, en Sweco, de voormalige Grontmij. Maar ook ‘kleinere jongens’, zoals de lokale SPAR en Stichting Drentse Wandel 4-daagse hebben het pad naar e-factureren gevonden. “Op dit moment staan er nog meerdere bedrijven op de rit die zich aan het oriënteren zijn met betrekking tot e-factureren.”
VNG heeft in meerdere brieven richting haar leden een krachtig pleidooi gehouden om aan te sluiten op e-factureren. Ook Niek Wind doet dat. “Als commissielid Informatiesamenleving roep ik gemeenten op die nog niet aangesloten zijn op e-factureren om de stap te maken. Als Commissie kunnen we richting VNG-leden aangeven op welke manieren zij met e-factureren om kunnen gaan. Gemeenten zijn verplicht om het aan te bieden, maar iedere gemeente gaat daar weer anders mee om. Ik vind wel dat overheden moeten beseffen dat het om meer dan een verplichting gaat. Het is een dienstverlening richting bedrijven waar wij als overheid trots op moeten zijn en dat wij als gemeenten ook actief moeten aanbieden.”
Bewustwordingsproces
Het werken met e-facturen verlangt wel een iets andere organisatie. Zo ook binnen de gemeente Borger-Odoorn. “Op dit moment komt een e-factuur bij ons binnen op de afdeling Betalingen, maar dan moet er nog wel een extra check gedaan worden door de verantwoordelijke budgethouder, die de afspraken met de betrokken externe partij gemaakt heeft. Het zou mooi zijn als dat akkoord al is gegeven op het moment de e-factuur binnenrolt. Dan is het een kwestie van één druk op de knop en de factuur is betaald. Dat is waar wij uiteindelijk naartoe willen, maar dat vraagt wel iets van de organisatie. Het betekent onder meer dat de budgethouder op voorhand een fiat moet geven”, zo schetst Wind. “Als gemeente hebben wij een vrij platte organisatie. Dat houdt in dat je vrij snel laag in de organisatie zit, maar het houdt ook in dat er veel budgethouders zijn. Het vraagt om een stuk bewustwording onder de budgethouders dat hun manier van werken ook op een andere manier kan.”
Niek Wind schat in dat het nog een jaar tot anderhalf duurt voordat het e-factureringsproces binnen de gemeente Borger-Odoorn helemaal vlekkeloos verloopt. “Je merkt dat het al steeds sneller gaat. Ik denk dat nu een dikke tachtig procent van al onze facturen binnen dertig dagen wordt betaald.”
Extra service
Wat betreft Wind past e-factureren prima in het beleid dat de Drentse gemeente hanteert ten aanzien van digitale dienstverlening. “Dienstverlening en communicatie moeten goed op elkaar afgestemd zijn. Als je niet goed communiceert, kun je geen goeie dienstverlening leveren en als je geen goede dienstverlening levert, dan gaat je communicatie er last van hebben. Eentje die daar altijd nog een beetje buiten stond, was de afdeling ICT. Als portefeuillehouder dienstverlening/communicatie heb ik gezegd: ik wil dat die drie met elkaar verenigd worden. Dienstverlening is niet alleen maar de uitgifte van een rijbewijs of paspoort. Veel gaat digitaal. E-factureren maakt onderdeel uit van die digitale dienstverlening. Wat ons betreft is e-factureren een extra service, naast de al bestaande dienstverlenings- en communicatiekanalen. Het is een extra service die je biedt en die past in een tijd waarin steeds meer digitaal gaat. Wat mij betreft is dat de vooruitgang die we boeken.”
Simplerinvoicing
Als het gaat om e-factureren maakt Borger-Odoorn gebruik van de diensten van Simplerinvoicing (SI), een netwerk van samenwerkende software- en e-facturatiedienstverleners. Alle facturen die verstuurd worden van of naar partijen met een SI-aansluiting, gaan over een beveiligd netwerk. De kosten voor bedrijven hangen af wat boekhoudpakketleveranciers of service providers rekenen om een e-factuur via SI te versturen. Kleine ondernemers, zoals de Stichting Drentse Wandel 4-daagse met een beperkt aantal facturen richting gemeente, kunnen kosteloos gebruikmaken van SI.
Meer informatie? Neem contact op met VNG Realisatie of met Judith van den Bosch.
