ICT-leveranciers die zaken doen met private bedrijven en overheden ervaren een stevig verschil bij de aanbesteding.
‘Welke ondernemer wil nog werken voor een overheidsdienst? Veel ondernemers al jaren niet meer, omdat gemeenten en andere overheidsinstellingen onmogelijke eisen stellen en veel bureaucratie veroorzaken. En er wordt al jaren over gepraat over hoe wij die praktijk van overheidsaanbestedingen kunnen verbeteren.’
Bovenstaande was de inleiding van een interview dat ik acht jaar geleden had voor VNO–NCW over het voorstel voor een nieuwe aanbestedingswet.
De lobby van de ondernemingsorganisatie heeft indertijd bijgedragen aan een verbetering van het aanbestedingsbeleid voor het MKB en grote ICT-bedrijven. In de aanbestedingswet die op 1 april 2013 inging werd bepaald dat overheidsdiensten die een opdracht aanbesteden geen onredelijke eisen en voorwaarden mogen stellen. Enkele jaren later ging de aanbestedingswet opnieuw op de schop. De aanbestedingsrichtlijnen van de Europese Commissie moesten een bijdrage leveren voor minder administratieve lasten, betere toegang voor het MKB tot overheidsopdrachten en ondersteuning voor innovatie en duurzaamheid. De nieuwe wet, die 1 juli 2016 in werking trad, regelt onder meer een volledig digitale afhandeling van de aanbestedingsprocedure, meer flexibiliteit in de aanbestedingsprocedure en meer duurzaamheid en innovatie in overheidsopdrachten.
De digitale afhandeling van aanbestedingen is een grote verbetering ten opzichte van de tijd waarin bedrijven nog dozen met documenten naar de overheid moesten verschepen bij inschrijving op een aanbesteding. Het levert een belangrijke aan verlaging van administratieve lasten voor bedrijven. In de huidige aanbestedingspraktijk heb ik nog weinig gemerkt van toepassing van meer flexibiliteit. Ik constateer dat er juist steeds meer regels, richtlijnen en voorschriften bij zijn gekomen. Niet de resultaat van een aanbesteding (bijvoorbeeld aanschaf van het beste product of uitvoering van een geslaagd project) staat centraal, maar het proces van de aanbestedingsprocedure zelf. Zo verloor Capgemini onlangs een rechtszaak vanwege een te klein lettertype. Het bedrijf had door het verkleinen van een tabel een voorschrift overtreden en werd uitgesloten van de aanbesteding. Het bedrijf kreeg geen kans de fout recht te zetten en stapte naar de rechter. Die gaf de overheid gelijk. De vormvereisten zijn er niet voor niets, zo oordeelde de rechter.
ICT-leveranciers die zaken doen met zowel private bedrijven als overheidsorganisaties ervaren een wereld van verschil in de aanbestedingspraktijk tussen beide markten. Een verschil dat steeds groter lijkt te worden. Bedrijven oriënteren zich actief op het aanbod in de markt. Zij voeren gesprekken met leveranciers, wonen demonstraties bij, bezoeken beurzen en raadplegen analisten. Inkopers van de overheid mijden ieder contact en blijven op veilige afstand van aanbieders in de markt. Via marktconsultaties doen zij alle communicatie schriftelijk af. Leveranciers worden in een consultatie uitgenodigd een lijst van overwegend gesloten vragen te beantwoorden. Die hebben geen flauw benul wat overheidsinkopers met hun aanbevelingen doen en krijgen dat achteraf ook zelden te horen. Algemeen wordt aangenomen dat het slechts een formele stap is in het inkoopproces, waarbij inkopers een vinkje achter consultatie kunnen zetten.
Tijdens de selectiefase van een aanbesteding hebben bedrijven intensief contact met IT-leveranciers. Die moeten in praktijkproeven hun toegevoegde waarde aantonen. De overheid daarentegen verbiedt ieder persoonlijk contact met leveranciers tijdens de aanbesteding op straffe van uitsluiting. Gegadigden mogen slechts via een digitaal kanaal vragen stellen en moeten daarna genoegen nemen met antwoorden in een nota van inlichtingen. Bij inschrijving op de aanbesteding moeten leveranciers onverkort alle voorwaarden accepteren die eenzijdig door de overheid worden opgelegd. De contractering met private bedrijven daarentegen wordt bezegeld met een handdruk na intensieve onderhandelingen vanuit wederzijds belang. Tijdens de selectiefase heeft het bedrijf de leverancier goed leren kennen en een vertrouwensband op kunnen bouwen. Dit staat haaks op de aanbestedingspraktijk van de overheid, die is gebaseerd op regels, voorschriften en wederzijds wantrouwen.
Jan Willem Boissevain is Senior Account Executive bij Pegasystems
