Overoptimisme

De geplande invoerdatum van de Omgevingswet blijkt veel te optimistisch. Dit had Hugo de Jonge kunnen weten, wanneer hij de eerdere adviezen van het Adviescollege goed had gelezen. Maar mensen zijn irrationeel. Overoptimisme, wat ook tot uitdrukking komt in taalgebruik, oftewel het gekozen frame, beïnvloedt bestuurders op een onbewust manier.

Veel ICT-projecten halen nog steeds niet hun doelstellingen wat betreft tijd, budget of functionaliteit. En helaas zijn er geen echte tekenen dat deze trend verandert. Deze week is een advies uitgebracht door het Adviescollege ICT-toetsing aan de Eerste Kamer over de invoering van de Omgevingswet. Hugo de Jonge wil koste wat het kost de wet per 1 januari 2023 in werking laten treden. Hoewel het Adviescollege geen advies geeft over het wel of niet invoeren van de wet per 1 januari, hoeft de lezer geen ICT-expert te zijn om te zien dat deze geplande invoerdatum veel te optimistisch is. Dit had Hugo de Jonge kunnen weten, wanneer hij de eerdere adviezen van het Adviescollege goed had gelezen. Maar ook als je geen externe adviseur inschakelt, welke concrete signalen hebben beslissers dan dat er bij de planning van een ICT-project sprake is van overoptimisme?

Mensen zijn irrationeel

Onderzoek heeft al aangetoond dat overoptimisme in budget, planning en baten al aanwezig zijn in een vroeg stadium van een project, namelijk in de cijfers in de business case ervan. Dit wordt veroorzaakt doordat mensen irrationeel zijn: ze maken bij het nemen van beslissingen fouten. Ze laten zich misleiden door een gebrek aan informatie, ze zijn overoptimistisch, ze zoeken naar feiten die hun overtuiging bevestigen en negeren slecht nieuws. Ook bij het plannen van projecten zijn ze overoptimistisch, niet alleen over hun eigen kunnen, maar ook omdat zij denken dat ze in een unieke situatie zitten. Onderzoek heeft uitgewezen dat niet alleen overoptimistische cijfers tot problemen kunnen leiden, maar dat ook taalgebruik een belangrijke rol kan spelen hierbij. Met andere woorden, het is niet alleen van belang wat er wordt gezegd in ICT-business cases, maar ook hoe het gezegd wordt. Toch is er relatief weinig onderzoek gedaan naar dit onderwerp.

Framing

Recent onderzoek, uitgevoerd door Nyenrode en de Erasmus universiteit, laat zien dat ook de taalkeuze die in business cases wordt gebruikt overoptimisme kan bevatten. Onze analyse van business cases van ICT-projecten van de Rijksoverheid laat zien dat er sprake is van zogenaamde ‘framing’: framing suggereert dat zelfs kleine verschillen in de formulering van dezelfde informatie de besluitvorming sterk kan beïnvloeden. De specifieke formulering, oftewel het gekozen frame, kan beïnvloeden hoe positief of negatief een object wordt waargenomen. Bijvoorbeeld, een makelaar zou dezelfde woning kunnen beschrijven als zijnde “klein” of “knus”, waarbij de laatste benaming hetzelfde huis in een positiever frame zet. Framing kan een grote invloed hebben op de besluitvorming, en wordt over het algemeen gezien als hét bewijs dat mensen irrationele beslissers zijn.

Het patroon van framing kan besluitvormers onbewust beïnvloeden om te investeren in nieuwe ICT-projecten.

Ook informatiesystemen kunnen zo positief of negatief worden voorgesteld. Dit wordt geïllustreerd in een NRC-artikel over het project BRP, de Basisregistratie Personen. Ik citeer het artikel: “Aan het begin van het project beschrijft de organisatie het nieuwe systeem als “snel, modern en 24/7 beschikbaar”, terwijl het oude systeem wordt beschreven als “inefficiënt en foutgevoelig”. Na een periode van 13 jaar, mislukt het ICT-project en blijft de organisatie werken met het oude systeem dat “een stuk eenvoudiger en gemakkelijker te onderhouden is”. In dit geval wordt hetzelfde huidige systeem negatief geframed bij de start van het project en positief geframed nadat de ontwikkeling van het nieuwe systeem is mislukt.

Taalkeuze

Het blijkt nu dat dergelijk overoptimisme ook kan voorkomen in de taalkeuze in business cases. Bij nieuw voorgestelde systemen in ICT-projecten worden systematisch positieve adjectieven gebruikt, terwijl bestaande systemen met negatieve adjectieven worden beschreven. Dit patroon van framing kan besluitvormers onbewust beïnvloeden om te investeren in nieuwe ICT-projecten. Het kan er zelfs toe leiden dat bestaande systemen voortijdig of onnodig worden vervangen, en dat is natuurlijk regelrechte waarde vernietiging. En dat zien we dan ook in de praktijk.

Cokky Hilhorst is hoogleraar Business & IT aan Nyenrode Business Universiteit en toezichthouder in publieke en private organisaties.