Met P-Direkt is het grootste shared service center van Europa gerealiseerd. De investeringen die zijn gedaan met de totstandkoming van P-Direkt verdienen zichzelf terug.
De vorming van P-Direkt is een prestatie van formaat. P-Direkt wordt algemeen beschouwd als een succes. Diverse Europese overheden hebben belangstelling getoond voor deze ontwikkeling binnen de Nederlandse Rijksoverheid en een referentiebezoek afgelegd.
In het oktobernummer van het maandblad Informatie, met als themanummer Shared Services lees ik het volgende: “Geen organisatie of onderneming van enige omvang of er wordt serieus gekeken naar de mogelijkheid om de IT geheel of gedeeltelijk onder te brengen in een SSC. Niet in de laatste plaats omdat er steeds meer voorbeelden zijn waarbij een positieve business case is te maken. Bijvoorbeeld het SSC ICT Den Haag, waar de rijksoverheid de afgelopen jaren stapsgewijs haar IT-diensten heeft ondergebracht en waar de komende jaren nog een aantal ministeries en overheidsinstellingen aanhaken.
Een opmerkelijk succes. Zeker gezien het debacle van zo’n tien jaar terug, toen de overheid een aantal IT-diensten wilde onderbrengen in P-Direkt, een project dat hopeloos heeft gefaald en waarmee tientallen miljoenen zijn verspild.”
Deze ‘informatie’ is gelukkig volledig achterhaald en onjuist. P-Direkt is het Shared Service Centre HRM voor 12 ministeries. Zij biedt medewerkers, managers en HRM-professionals dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde administratieve afhandeling van personele processen. Het gaat hier om 119.070 medewerkers in rijksdienst die verspreid over het hele land werken. Zij delen één centrale administratie, een backoffice voor personeels- en salarisadministratie. Het unieke van de dienstverlening van P-Direkt is dat deze wordt geleverd zonder tussenkomst van personeels- en salarisfunctionarissen bij de ministeries. De invoering, controle en wijziging van gegevens van medewerkers wordt op basis van zelfbediening door de medewerkers zelf uitgevoerd. P-Direkt levert diensten op het gebied van personeelsregistratie en salarisadministratie en is dus geen verlener van IT-diensten.
Die diensten worden binnen het Rijk gebundeld binnen het Shared Service Centrum ICT Den Haag. Het SSC ICT beheert nu de kantoorautomatisering van een viertal ministeries en bijbehorende uitvoeringsorganisaties (waaronder P-Direkt). Het centrum is in opbouw en moet uitgroeien tot hét bedrijf voor kantoorautomatisering binnen de Rijksdienst. Maar het SSC ICT is in haar ontwikkeling minder ver dan P-Direkt dat reeds alle ministeries (met uitzondering van Defensie) heeft aangesloten. Met de totstandkoming van P-Direkt is het grootste shared service center van Europa gerealiseerd.
Het ‘debacle’ waarnaar in het maandblad Informatie wordt gerefereerd betreft het ontbinden van het contract met IBM in oktober 2005. Zowel IBM als het ministerie van BZK constateerden toen dat de aanbesteding onvoldoende basis vormde voor een succesvolle totstandkoming van P-Direkt. Deze opvatting werd door naast betrokkenen snel gedeeld. Het ICT-bedrijfsleven diende in een Big Bang-aanpak de bestuurlijke vernieuwing, in het bijzonder HR-standaardisatie over departementen heen, over de band van een ICT-project vorm te geven.
Deze vernieuwing kon de rijksoverheid zelf in die tijd via de bestuurlijke weg nog geen handen en voeten geven. Gelukkig is daar later middels programma’s als ‘Compacte Rijksdienst’ verandering in gekomen.
Het Rijk heeft indertijd een afkoopsom van 20,8 miljoen betaald. Maar daarvoor heeft de rijksoverheid de softwarelicenties ter waarde 14,3 miljoen, het ontwerp en alle opgeleverde tussenproducten verworven. Na de doorstart van het project zijn de licenties volledig ingezet en is het ontwerp hergebruikt. Van verspilling is dus geen sprake.
Maar belangrijker nog is dat het Rijk lessen heeft geleerd uit de eerste fase van het project. Er werd afgestapt van een Big Bang-benadering en meer tijd genomen voor de implementatie. De afnemers van P-Direkt werden intensief betrokken bij de voorbereiding, processen werden gestandaardiseerd en de opbouw van P-Direkt werd stapsgewijs gerealiseerd. Dit was mogelijk dankzij overtuigend leiderschap en een heldere en integrale besturing van het veranderproces.
De investeringen die zijn gedaan met de totstandkoming van P-Direkt verdienen zichzelf terug. Zo is de doelgroep van HR-functionarissen, door bundeling van HR-taken en zelfbediening, teruggebracht van 1.500 naar 740 fte. Dit betekent een besparing van minstens 40 miljoen op jaarbasis. Het is dus ongepast om nu te spreken van ‘hopeloos falen’.
De vorming van P-Direkt is een prestatie van formaat. P-Direkt wordt algemeen beschouwd als een succes en diverse Europese overheden hebben belangstelling getoond voor deze ontwikkeling binnen de Nederlandse Rijksoverheid en een referentiebezoek afgelegd. De denigrerende zin over P-Direkt is daarom ook extra pijnlijk voor alle betrokkenen die hard hebben gewerkt om P-Direkt tot een succes te maken.
Beste J-W, je hebt volkomen gelijk! Want we zijn natuurlijk hele slechte marketiers. En blijven alsmaar roepen dat ICT en overheid geen gelukkig huwelijk kan worden! Ophouden daarmee dus! Nog één tip: de businesscase van P-Direkt zou verder uitgewerkt kunnen worden. Want de benefits zijn natuurlijk veel meer dan besparingen op fte’s. Denk maar eens aan de kwalitatieve baten zoals kwaliteit, huis-op-orde, professionaliteit, snelheid, toegankelijkheid, etc. Want als gebruiker van P-Direkt vind ik dat sprongen mohoog gegaan! Op al deze fronten. Groet D-J