Chatberichten van bewindslieden en bestuurders zijn van blijvende waarde, ook voor toekomstig historisch onderzoek. Daarom moeten deze chatberichten blijvend worden bewaard en gearchiveerd, adviseert het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI).
Sleutelfunctionarissen moeten zélf belangrijke chatberichten kopiëren naar een digitaal archiefsysteem. | Beeld: Shutterstock
Het Adviescollege adviseert de overheid om alle werkgerelateerde chatberichten van de politieke en ambtelijke top op te slaan in een beheersysteem. Het college presenteerde zijn advies, met de titel ‘Kan dit weg? Nee’, 19 januari aan Hanke Bruins Slot, minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Aanleiding voor het advies is het Kamerdebat van mei 2022 over berichten in de media dat de minister-president sms-berichten van zijn telefoon verwijderde.
“De wet gaat pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen.”
Democratisch recht
“Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken,” stelde Ineke van Gent, voorzitter van het ACOI. “Dat geldt niet alleen voor nota’s, rapporten en e-mails, maar net zo goed voor chatberichten. De wet gaat pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen. Daarom staat in ons advies: dit is geen corvee, dit is ‘chefsach’e. Natuurlijk hoeft de overheid niet alles even goed en even lang te bewaren, maar moeten keuzes worden gemaakt.”
Berichten van sleutelfunctionarissen automatisch opslaan
Bij de meeste overheidsorganisaties is het beleid dat overheidsfunctionarissen zo min mogelijk chatten over hun werk. Doen zij dat toch, dan moeten zij zélf belangrijke chatberichten handmatig kopiëren naar een digitaal archiefsysteem. In oktober 2022 constateerde de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed al dat dit beleid niet voldoet aan de Archiefwet. De minister-president had dus geen chatberichten mogen wissen van zijn telefoon. Volgens het Adviescollege moet het sowieso anders. Handmatige selectie en opname van afzonderlijke chatberichten in een specifiek dossier is onwerkbaar. Ook maakt het van archiveren een individuele norm, terwijl een collectieve norm moet gelden.
