De Rijksoverheid is al geruime tijd bezig met het op orde brengen van haar informatiehuishouding. Waar liggen de problemen en wat is er tot dusverre bereikt? Jacqueline Rutjens, de vrouw die de operatie vanuit RDDI leidt, blikt terug. "Ieder ministerie had zijn eigen bepalingen; iedereen deed wat hem het beste lijkt. Maar we zijn goed op weg."
Jacqueline Rutjens is directeur van het Rijksprogramma Digitaal Duurzame Informatiehuishouding | Beeld: RDDI
Jacqueline Rutjens is een manager pur sang. Ze verdiende haar sporen als manager van een eigen bedrijf in de kinderopvang. “Ik zou mezelf eerder als leider beschrijven. Mijn werk gaat over leiderschap.” Het geheim van dat leiderschap is volgens haar dat ze precies weet waar wie zit bij de overheid en welke kwaliteiten hij heeft. In het voorjaar van 2018 kwam ze in dienst van het Rijk als directeur van RDDI, om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen. Het gelijknamige rijksprogramma moest om te beginnen aan het licht brengen waar overheidsorganisaties tegenaan lopen. “We hebben daartoe veel rapporten bestudeerd en organisaties aan werk gezet“, aldus Rutjens. Op basis van het generiek actieplan Open op Orde hebben alle rijksorganisaties afgelopen voorjaar een eigen verbeterplan bekendgemaakt.
“Als er iets goed misgaat bij de overheid is vaak een haperende informatievoorziening een van de belangrijkste oorzaken.”
Rutjens en haar veertig medewerkers (projectleiders, projectsecretarissen en adviseurs) helpen om die plannen uit te voeren. “Wij komen met een voorstel, toetsen dat bij ons Strategisch Beraad en zorgen ook dat er gebouwd wordt waar behoefte aan is. In feite zijn wij hoofdaannemers.”
Rutjens weet inmiddels precies waar bij de overheid welke specialisten zitten en daaruit stelt zij steeds een team samen om een project uit te voeren. Het initiatief wat op te pakken ligt bij de klanten zelf: de ministeries en uitvoeringsorganisaties. RDDI werkt vraaggestuurd. Om een beroep te kunnen doen op Rutjens en haar mensen betalen rijksorganisaties een vaste bijdrage aan het programma. “Maar”, zegt Rutjens, “als iedereen het wiel zelf zou moeten uitvinden was de overheid duurder uit.”
“Als er iets goed misgaat bij de overheid is vaak een haperende informatievoorziening een van de belangrijkste oorzaken”, zegt Rutjens. “In dat opzicht is de Toeslagenaffaire exemplarisch. Heel vaak gaat het om wie wat op welk moment wist of had moeten weten. Daarvoor is een solide informatiehuishouding onontbeerlijk.”
Er is ruim tien jaar geleden sterk bezuinigd op ondersteunend personeel omwille van een kleinere overheid. Veel specialisten zijn vertrokken of terechtgekomen in shared service centers. “Er is zogenaamd vet weggesneden. Overigens is tegelijkertijd het management stilletjesaan flink gegroeid. De gedachte was dat ambtenaren verantwoordelijk werden voor hun eigen dossiers. Daar is te weinig van terechtgekomen Er is nergens eenduidig opgeschreven wat er bewaard moet worden en hoe. Ieder ministerie heeft zijn eigen bepalingen; iedereen doet wat hem het beste lijkt. Dat staat in schril contrast met wat er allemaal te uit en te na op papier is gezet over bijvoorbeeld inkoop- en wetgevingsprocessen.”
Parafensystemen
Rutjens heeft zo haar twijfels over wat de markt aan de man heeft gebracht aan software voor archivering. Veel werkt niet goed, is gebruiksonvriendelijk en bovendien: “Eigenlijk is het niet meer dan een upgrade van oude parafensystemen. En leveranciers hebben op hun beurt eigenlijk wel gelijk als ze zeggen: ‘Ja hoor eens, jullie wilden het zelf zo’. Punt was dat er geen rijksbrede bedrijfsvoering op informatiehuishouding is geweest. Geen wonder dat er veel kwijtraakt of moeilijk toegankelijk is. 80 procent van de verzoeken om informatie kost meer tijd dan de zes weken die ervoor staan. Dat zegt genoeg.”
Het was Rutjens bij haar aantreden al meteen duidelijk dat het op orde brengen van de informatiehuishouding geen quick fix is. Het duurde drie jaar voor de departementen en uitvoeringsorganisaties hun eigen huishouding in kaart hadden gebracht en hun behoeften hadden geïnventariseerd (Open op Orde). Er komt nu extra geld om de plannen te verwezenlijken, 780 miljoen euro, “en dat is voor het eerst in de geschiedenis van de overheid”, aldus Rutjens. “Er is in totaal voor 1,7 miljard aan projecten ingediend. De helft ervan kan worden samengebonden, dat bespaart om te beginnen al veel geld. We pakken het aan in overeenstemming met het programma Open Overheid en de I-strategie Rijk: het Rijk zal meer als één concern optreden.”
E-mails
Rutjens kwam er bij haar inventarisatie achter dat 80 procent van de te bewaren informatie niet in het documentmanagementsysteem (DMS) van een department terechtkomt. “Het gaat bijvoorbeeld om e-mails. Heel kwetsbaar, want in de regel gooien medewerkers al hun mails weg als ze vertrekken. Wij hebben een werkwijze ontwikkeld waarin belangrijke e-mails bewaard blijven. Alle departementen hebben die inmiddels omarmd. Dat geldt ook voor het doorzoekprotocol dat we hebben opgesteld: dat bepaalt wie erbij kan en hoe. Vanaf dit jaar verdwijnt er geen e-mail meer. We hebben het bewaarproces deels geautomatiseerd, met behulp van de Capstone methodiek.” Het komt erop neer dat alles tien jaar lang wordt bewaard en vervolgens gewist, behalve de e-mails van zogenaamde sleutelfuncties, bijvoorbeeld hoge ambtenaren en bewindslieden. Die mails worden overgedragen aan het Nationaal Archief.
“Het berichtenverkeer via WhatsApp, Signal en sms is enorm toegenomen. Er is nu vastgelegd wat daarvan moet worden bewaard en wat niet.”
Webgeschiedenis
Een ander zwak punt van de overheid was de archivering van websites. Vaak werden die niet gearchiveerd en voor zover dat wel gebeurde, ging dat niet op een eenduidige manier. Ook op dit punt is een mijlpaal behaald. Eind 2021 zijn alle sites gearchiveerd, in samenwerking met het Nationaal Archief. Dat is belangrijk omdat precies vindbaar moet zijn wat burgers en bedrijven op een bepaald moment voorgeschoteld kregen op internet.
“En dan zijn er nog de berichtenapps, zoals WhatsApp, Signal en sms”, vertelt Rutjens. “Het berichtenverkeer via die wegen is enorm toegenomen. Er is nu vastgelegd wat daarvan moet worden bewaard en wat niet. De gebruikers moeten steeds afwegen of het gaat om een zogenaamd sturend besluit. Zo ja, dan moet het bericht in kwestie worden geforward naar de mailbox. De ambtenaren hebben die regel nu helder op hun netvlies.” Of de regel nageleefd wordt en hoeveel informatie er in het systeem komt te zitten, wordt te zijner tijd geëvalueerd.
Beslisnota’s
Sinds juli 2021 brachten bewindslieden ongeveer 200 beslisnota’s uit: dat zijn toelichtingen op wetsvoorstellen en beleidsvormende stukken. “Die worden openbaar gemaakt voor de Kamerleden en de burgers. Met e-learning and masterclasses van de Algemene Bestuursdienst weet iedereen nu dat en hoe die stukken moeten worden opgeslagen. Uit ons onderzoek kwam naar voren dat de bereidwilligheid tot betere informatiehuishouding groot is, op een enkele ouwe rot op een kerndepartement na, maar sommige mensen veranderen nu eenmaal alleen als er geen ontkomen meer aan is.
We hebben daarnaast in 2021 zo’n 1200 medewerkers opgeleid in duurzame informatiehuishouding en gecertificeerd. Ons nieuwe ‘Leerhuis’ biedt gratis cursussen. We zijn al een heel eind goed op weg. En nu wordt het tijd om te gaan werken aan het DMS van de toekomst. Ik heb er weer alle vertrouwen in.”
