Sinds de start van ‘Open op Orde’ is veel werk verzet om de informatiehuishouding bij het rijk te verbeteren. Elk departement heeft een actieplan ingediend. Ook de Hoge Colleges van Staat, sui-generis-organisaties en zelfstandige bestuursorganen doen mee. Demissionair staatssecretaris Knops stuurde 21 september jl. een brief over de voortgang naar de Tweede Kamer.
Beeld: Shutterstock
Hoe belangrijk een goed functionerende informatiehuishouding werd pijnlijk duidelijk met het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag. ‘De volledigheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie dient de democratische verantwoording, maar ook de individuele belangen van rechthebbende en rechtzoekende burgers,’ schrijft Knops in zijn voortgangsbrief. Reden om vaart te maken met de verbeteroperatie.
Wat is er vanaf april 2021 in gang gezet?
1. Meer inzage in totstandkoming van beleid
Het kabinet heeft voorgesteld om bij elk wetgevings- en beleidsvormingsstuk dat aan het parlement wordt gestuurd de onderliggende departementale nota’s als bijlage mee te sturen. Mede dankzij de goede afspraken met de griffies van beide Kamers zijn inmiddels ruim 50 beslisnota’s openbaar gemaakt.
Lees meer
2. Verbeterplannen ingediend
Voor 1 juli moesten rijksorganisaties hun actieplannen indienen. De veranderbereidheid is groot, constateert Knops: in totaal zijn ruim 900 concrete verbetermaatregelen voor de informatiehuishouding aangedragen. De prioriteiten verschillen per organisatie. Ze lopen uiteen van het opstellen van informatie-architectuurplannen, de inzet van Wob-hulptooling en aansluiting van informatiesystemen op centrale zoekfunctionaliteiten tot het versneld op orde brengen van dossiers die de komende kabinetsperiode in de politieke belangstelling zullen staan. Inmiddels zijn de plannen aan de hand van inhoudelijke en financiële criteria door BZK beoordeeld.
3. Prioriteiten 2021-2022 vastgesteld
Op basis van een nulmeting op de informatiehuishouding zijn prioriteiten gesteld voor organisatie-specifieke actieplannen. Naast de implementatie van de nieuwe werkwijze voor het verstrekken van departementale nota’s en het uitvoeren van de nulmetingen hebben deze prioriteiten betrekking op het (versneld) in duurzaam beheer brengen van informatie die zich buiten de centrale documentmanagementsystemen bevindt, zoals e-mail, berichtenapps en websites. En voor de duurzame archivering van alle rijksoverheidswebsite is in juni een raamovereenkomst gesloten, waar het merendeel van de Rijksonderdelen inmiddels aan deelneemt. Hiermee zorgen we ervoor dat voor burgers te allen tijde inzichtelijk is welke informatie ooit op een openbare overheidswebsite heeft gestaan zodat zij zich op elk moment kunnen beroepen op deze informatie.
In voorjaar 2022 zullen zowel de generieke als organisatie-specifieke plannen opnieuw beoordeeld en geactualiseerd worden.
4. Meer capaciteit en expertise ontwikkelen
Op centraal niveau wordt in 2021 vooral prioriteit gegeven aan de schaarste van expertise en capaciteit om alle verbetermaatregelen te realiseren. In 2021 wordt daarom geïnvesteerd in het opschalen van de beschikbare flex-pools bij overheidsdiensten als Doc-Direkt en I-Interim Rijk. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is imiddels gestart met de werving van extra inspecteurs.
5. Taskforce ‘standaardisatie en interoperabiliteit van documentsystemen’ ingesteld
Het Rijk kent een gefragmenteerd en divers landschap aan documentmanagementsystemen.
Onder regie van BZK is een rijksbrede taskforce gestart die de mogelijkheden verkent om de standaardisatie en interoperabiliteit van documentmanagementsystemen binnen het Rijk te vergroten.
6. Voorbereiding komst regeringscommissaris
Een kwartiermaker is bezig met een taakafbakening voor de beoogde coördinerende rol van de regeringscommissaris Informatiehuishouding, rekening houdend met de complexiteit van het bestuurlijke speelveld en de voorziene komst van het onafhankelijke adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (op grond van de Wet Open Overheid) naast het versterken van bestaande actoren (als de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en de CIO-functies).
