Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is rijksbreed gestart met een toekomstvisie op documentmanagementsystemen (DMS). Ook moet de architectuur van de informatiehuishouding worden geactualiseerd. Deze stappen zijn onderdeel van actielijn 3 van het actieplan Open op Orde over ondersteunende informatiesystemen.
De architectuur van de informatiehuishouding moet worden geactualiseerd. | Beeld Shutterstock
Dankzij een actief programmateam, de intranetsite, factsheets, e-learnings en tools zoals een serious game, is het bewustzijn over het belang van de nodige verbeteringen enorm gegroeid, vertelt Magchiel van Meeteren, CIO bij het ministerie van BZK. Maar de technologie die nodig is voor een betere informatiehuishouding ligt voor een deel buiten de departementen. Een grootschalige IT-investering op lange termijn is niet aan de orde. Ik ben vervolgens een discussie gestart hoe we daar mee om moeten gaan. Als je gaat investeren in IT, snap ik dat je dat met elkaar doet en niet afzonderlijk. We hebben dus een opdrachtomschrijving gemaakt over hoe we rijksbreed willen komen tot een beschrijving van hoe de informatiehuishouding er uit zou moeten zien.’
Houtskoolschets
Die opdrachtomschrijving is in het CIO Beraad aan de orde geweest. Naar aanleiding daarvan is Toine van Oosterhout vorig jaar november gestart als trekker van de actielijn 3 van het actieplan Open op Orde. Deze actielijn gaat over ondersteunende informatiesystemen. Van Oosterhout is rijksbreed gestart met twee opdrachten, namelijk een nota over de toekomstvisie op de documentmanagementsystemen en de actualisatie van de architectuur van de informatiehuishouding.
‘De architectuur is inmiddels 12 jaar oud, en ook niet goed geïmplementeerd,’ vertelt Van Oosterhout. ‘Die moet dus worden geactualiseerd en opnieuw geïmplementeerd. Als inspiratie daarvoor kijken we om ons heen. De nieuwe architectuur zal heel sterk gericht zijn op componenten, die je op verschillende momenten in het proces kunt aanhaken. Vergelijkbaar zoals ze bij de VNG voor ogen hebben met Common Ground. Wat anderen goed hebben bedacht, gaan wij niet overdoen.’
‘Voor de lange termijn werken we aan de visie op de informatiehuishouding waar opvolging van de huidige documentmanagementsystemen een onderdeel van is. Dat traject zijn we inmiddels gestart. Eind dit jaar komen we voor beide opdrachten met een eerste houtskoolschets.’
‘Wat anderen goed hebben bedacht, gaan wij niet overdoen’
Toekomst
Maar het gaat niet alleen om technologie. Bewustzijn en gedrag zijn ook belangrijk. Daarom is Van Oosterhout tegelijk gestart met het organiseren van workshops. Als eerste staat de visie centraal in hoe de werkomgeving of werkplek van de toekomst eruitziet. ‘We organiseren workshops met jonge ambtenaren. Die moeten kijken hoe ze in de toekomst hun werk goed kunnen doen en wat ze daarvoor nodig hebben.’
Het tweede traject is met meer ervaren medewerkers. Die moeten er zich vooral van bewust worden hoe processen er beter en handiger uit kunnen zien, in plaats van de huidige gedigitaliseerde papieren processen. Van Oosterhout: ‘Als er op het moment bijvoorbeeld een brief binnenkomt, scan je en behandel je die en maak je er een antwoord op. Dat dossier gaat naar de afdeling Documentaire Informatievoorziening. Die zorgt ervoor dat het goed wordt opgeborgen in een archief. We hebben dus dat papieren proces gedigitaliseerd. Hoe zet je dit nu om naar een echt digitaal proces? Daarbij moet je andere keuzes maken, en aan de voorkant nadenken over hoe de achterkant er gaat uitzien. Dus je denkt bijvoorbeeld al na over archivering. Dat is echt omdenken.’
Van Oosterhout noemt het ook wel een paradigma-shift. ‘Dat omdenken doen we al bij zowel de inrichting van de werkomgeving en werkplek als het herinrichten van de processen op basis van de zes archetypes van regeringscommissaris Arre Zuurmond. Tegenwoordig komt haast niks meer op papier.’
‘Zet het gedigitaliseerde papieren proces om naar een digitaal proces’
Korte termijn
Ook op korte termijn spelen er veel zaken, volgens Van Oosterhout, zoals rondom de documentmanagementsystemen. ‘Er is bijvoorbeeld een contract waarmee veel departementen op dit moment werken, dat sterk verouderd is. Daar moet heel snel een nieuw contract voor komen.’
Van Meeteren is ervan overtuigd dat je veel gerichter bezig kunt zijn met lange termijnoplossingen, juist door je aan de korte termijn te verbinden. ‘Zo kunnen we ervoor zorgen dat de lange termijn voeten in de klei krijgt en niet ergens in een ivoren toren wordt verzonnen. Ik onderschrijf de aanpak met proeftuinen om de bestaande ideeën te beproeven en te laten gebruiken, zodat we met feedback verder kunnen gaan. Dat is de enige manier om te laten zien dat er ook voortgang zit in de ontwikkeling van dit onderwerp. Je ziet steeds meer departementen naar elkaar kijken. Wat hebben we hier nu samen te doen? Dat vind ik een mooie ontwikkeling.’
Dit artikel verscheen eerder in het OD Magazine ‘In het hart van het beleid’
Een belangrijk aspect van de digitalisering bij de overheid van pakweg de laatste 20 jaar was (en is) – zoals genoemd – het aansluiten bij de toenmalige praktijk. Er is onvoldoende stilgestaan bij de uitgangspunten in en bij de processen, met name de eisen vanuit wet- en regelgeving. Ook is een deel van het proces – het bestuurlijk handelen – slecht of niet ondersteund. Digitaliseren werd gezien als vervangen van het medium papier.
Eenzelfde tunnelvisie ligt nu voor de hand en is deels ook al zichtbaar. Er wordt onvoldoende gekeken naar de vereiste kwaliteitskenmerken bij de te ondersteunen processen. Daardoor voldoen de processen juridisch gezien niet, met als gevolg gebrekkige besluitvorming en matige verantwoording mede door gebrek aan onafhankelijke vastleggingen.
De parlementaire enquêtes leren ons in ieder geval dat verantwoording geen vast onderdeel was van het procesontwerp en weinig of geen aandacht heeft gehad bij de inrichting van de procesondersteuning en archivering. Het bijeenharken van documenten heeft tot gevolg dat deze worden losgemaakt van de context. Een context die vaak geen onderdeel is van de (losse) documenten, niet afzonderlijk is vastgelegd en bewaard gebleven en niet te reconstrueren is zonder betrokkenheid van (vertrokken) medewerkers.
Het complex aan wettelijke eisen gaat verder dan nu in beeld is, het treft de organisatie en inrichting tot in de details. Daarbij is het voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur geen algemeen gehanteerd uitgangspunt waardoor de vereiste bijdrage aan de verantwoording op het niveau van de ministeriële verantwoordelijkheid feitelijk een farce is geworden.
Overigens niets nieuws, WRR en RvS hebben veelvuldig gewaarschuwd.