Vijftien jaar geleden werkte ik bij een middelgrote gemeente en printte ik nog vergunningen uit voor in het tekenboek. Eén exemplaar voor de aanvrager, één voor onze eigen afdeling en natuurlijk één voor het archief. De bode haalde ze twee keer per dag op.
Tegenwoordig is alles digitaal: sneller, slimmer en schaalbaarder. Maar dat brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. In dit blog neem ik u mee in de wereld van duurzaam digitaal archiveren en hoe we daar met Rx.Mission grip op houden.
Waarom duurzaam en digitaal archiveren?
De wereld is in een rap tempo veranderd en gedigitaliseerd. Informatie wordt tegenwoordig vastgelegd in uiteenlopende digitale vormen: e-mails, appjes, documenten en andere digitale bestanden. In plaats van in de archiefkast staat onze data nu op servers en in de Cloud.
Het digitaal beheren van informatie biedt tal van voordelen. Zo vergt het opslaan van digitale gegevens aanzienlijk minder fysieke ruimte dan papieren archieven. Daarnaast maakt een simpele zoekopdracht het mogelijk om binnen enkele seconden toegang te krijgen tot vergunningen en documenten uit voorgaande jaren. Het delen van informatie met burgers of ketenpartners verloopt eveneens efficiënt: met slechts een paar klikken krijgt men toegang tot alle relevante openbare stukken. Bovendien is het dankzij digitale systemen eenvoudig om inzicht te krijgen in wie, wanneer, welke informatie heeft geraadpleegd. Door middel van autorisaties kan gevoelige informatie bovendien doelgericht worden afgeschermd, wat bijdraagt aan een veilige en transparante informatievoorziening.
Deze voordelen zorgen voor een efficiënte en schaalbare manier van archiveren en informatiebeheer met bijbehorende kostenbesparingen. Ondanks dit, brengt digitalisering van archiveren ook uitdagingen met zich mee, denk daarbij aan:
- De hoeveelheid informatiestromen
Digitale informatie is enorm gegroeid in diversiteit, denk aan appjes, e-mails, websites, documenten, dossiers. Deze hoeveelheid en diversiteit maakt archiveren complexer. - Grip op gegevens
Opslag van informatie vindt vaak versnipperd plaats in meerdere systemen. Dit is niet alleen inefficiënt, maar vergroot ook het risico op datalekken en bemoeilijkt de vindbaarheid van informatie. - Kwaliteit op orde
Het goed toepassen van de archiefregels en juiste selectielijsten bij het afhandelen is niet altijd eenvoudig maar essentieel om foutieve opslag te voorkomen.
Welke oplossing biedt Rx.Mission u om duurzaam en digitaal te archiveren?
In Rx.Mission worden dagelijks grote hoeveelheden zaken, documenten en berichten verwerkt en opgeslagen. Om deze informatie volledig, correct en duurzaam toegankelijk te houden, is goede ondersteuning cruciaal. Gebruikers moeten geholpen worden bij dossiervorming en het archiefwaardig opslaan van gegevens, zodat de organisatie deze uiteindelijk verantwoord kan vernietigen of overbrengen.
Grip op informatiestromen met Rx.Mission
Rx.Mission ondersteunt uw organisatie bij het efficiënt beheren van informatiestromen en het direct verwerken van gegevens bij de bron. Daarbij helpen de volgende functionaliteiten:
- Automatische verwerking van verzoek naar zaak
Mission maakt automatisch de juiste zaak aan op basis van kenmerken van het verzoek. Relevante gegevens zoals de aangevraagde activiteiten, documenten en de (geografische) locatie worden hierbij direct overgenomen en vastgelegd. - Communicatie met betrokkenen
Via de berichtenmodule ‘JeContact’ communiceert u direct met aanvragers, ketenpartners en andere betrokkenen en deelt u eenvoudig bestanden. Deze communicatie wordt direct archiefwaardig opgeslagen. - Bekendmaken en inzien
Met één druk op de knop publiceert u besluiten en legt u stukken ter inzage. Na de inzagetermijn zorgt Rx.Mission automatisch dat deze stukken niet meer zijn in te zien. - Voorkomen van dubbele documenten
Mission controleert automatisch of documenten al in de zaak aanwezig zijn en waarschuwt bij dubbele registraties. - Volledige én juiste archivering
Mission ondersteunt gebruikers in dossiervorming door documenten, taken en velden verplicht te stellen om de zaak te kunnen afronden en toont alleen de relevante zaakresultaten.
Eén bron, één waarheid
Rx.Mission is een échte Common Ground VTH-applicatie met een label zilver op het Common Ground portfolio. Dit houdt in dat informatie over zaken, documenten en besluiten in een aparte datalaag (OneGround), gescheiden van de applicatie worden opgeslagen. Deze gegevens zijn vervolgens via ZGW-API’s direct beschikbaar voor andere applicaties zoals zaaksystemen, MijnOmgeving-oplossingen of apps voor bestuurlijke besluitvorming.
Anders dan bij uitwisseling van gegevens op basis van bijvoorbeeld zaak- en documentservices (StuF-standaard) vindt er géén kopieslag en daarmee verdubbeling van gegevens plaats, maar is alle informatie vanuit één bron via API’s beschikbaar. Hierdoor heeft u meer grip op uw informatiehuishouding en voorkomt u dat verschillende versies of delen van informatie in meerdere systemen bestaan.
Archiveren en vernietigen met de module Archiefbeheer
Een deel van de informatie moet voor altijd worden bewaard, bijvoorbeeld met het oog op verantwoording of vanuit cultuur-historisch oogpunt. Een ander deel van de informatie moet na een bepaalde periode worden vernietigd. Vernietigen is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook nodig. Onnodig lang opslaan van grote hoeveelheden informatie brengt hogere kosten met zich mee, maakt het zoeken naar informatie moeilijker en vraagt meer energie en is daarmee niet duurzaam.
Om uitvoering te geven aan het vernietigingsproces is de module Archiefbeheer ontwikkeld. Deze is, net als Rx.Mission, ontwikkeld volgens de Common Ground-architectuurprincipes en kan daarmee als bouwsteen worden ingezet in uw Common Ground applicatielandschap. De module is getoetst en compliant aan de NEN-ISO 16175:2020 norm.
Met de module Archiefbeheer kunt u eenvoudig zelf vernietigingslijsten opstellen, laat u deze in- of extern controleren en accorderen om uiteindelijk over te gaan tot onherroepelijke vernietiging van de betreffende informatie. Dit betreft niet alleen de vernietiging van zaken en documenten, maar van alle gegevens, zoals ook procesinformatie, berichten, notities, subjecten (betrokkenen) en de relaties met andere informatieobjecten zoals zaakrelaties en objectrelaties.
Hoe staan we ervoor?
Een groot voordeel van onze full-SaaS-oplossing is dat we precies kunnen monitoren hoe Rx.Mission wordt gebruikt. Opvallend is dat er momenteel meer dan 1,4 miljoen zaken in OneGround staan die eigenlijk vernietigd zouden moeten worden. Dat komt neer op zo’n 36.000 GB opslag per jaar. Inclusief dubbele back-ups praten we zelfs over 100 TB. Ter vergelijking: je zou jaarlijks 10.000 bomen moeten planten om de CO₂-uitstoot van deze onnodige opslag te compenseren.
De verschillen tussen klanten zijn groot. De drie grootste Rx.Mission-gemeenten zijn samen goed voor 26% van alle te vernietigen zaken – evenveel als de 50 kleinste gemeenten bij elkaar. Ook tussen omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s zijn de verschillen aanzienlijk. Opvallend is verder dat organisaties die ‘schoon’ zijn gestart, structureel minder vernietigbare zaken hebben dan organisaties die een (volledige) migratie hebben uitgevoerd.
Benieuwd hoe uw organisatie ervoor staat? In Rx.Mission kunt u onder ‘Rapportage Dashboards’ zelf zien hoeveel zaken voor vernietiging in aanmerking komen.
Figuur 1: Percentage van te vernietigen zaken per gebruikersgroep.
Verantwoordelijkheid nemen voor vernietiging
Informatievernietiging krijgt nog altijd onvoldoende prioriteit. Uit onderzoek van Binnenlands Bestuur (2024) blijkt dat:
- 97% van de overheden IT-systemen gebruikt waarin informatie niet goed kan worden aangepast, verwijderd of duurzaam opgeslagen.
- 51% bewaart gegevens langer dan wettelijk toegestaan.
Toch is tijdige vernietiging een kerntaak onder de Archiefwet. Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht om hun informatiehuishouding op orde te hebben én gegevens te vernietigen zodra de bewaartermijn is verstreken.
Voldoet een organisatie hier niet aan, dan volgt een archiefinspectie. Blijkt daaruit dat de situatie onvoldoende is, dan moet er een verbeterplan komen, gevolgd door voortgangscontrole en mogelijk interbestuurlijk toezicht door de Provincie of de Minister.
Conclusie
Archiveren wordt vaak gezien als saai en onzichtbaar — ten onrechte. Het draait allang niet meer alleen om bewaren, maar om het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Goed archiefbeheer is essentieel voor een transparante overheid, het kunnen afleggen van verantwoording, het faciliteren van onderzoek en het waarborgen van rechtszekerheid voor burgers en bedrijven.
Meer weten?
Wilt u meer weten over Rx.Mission of de module Archiefbeheer? Neem dan contact op!
Auteur kennisbijdrage: Martijn Rasser is Sales Consultant voor Rx.Mission bij Roxit, gespecialiseerd in SaaS-oplossingen die inwoners, bedrijven en de overheid met elkaar verbindt en complexe processen vereenvoudigt.
