Vraagstukken op het gebied van informatievoorziening horen op de bestuurlijke agenda, zegt Rob Welten, burgemeester van Borne. Er valt nog wel wat te doen aan het kennisniveau van bestuurders over dit onderwerp. Ook bij hem: “Ik voel mij nu bewust onbekwaam.”
Rob Welten is burgemeester van Borne, een gemeente met 23.000 inwoners tussen Hengelo, Almelo en Enschede. Welten was met zijn collega uit Almelo mede-initiatiefnemer voor een minicongres voor bestuurders en secretarissen in zijn regio, dat werd georganiseerd met VNG Overijssel en VNG Realisatie. Het onderwerp: i-vraagstukken. “Digicommissaris Bas Eenhoorn riep bestuurders op om dit onderwerp niet te laten vallen. Dat ben ik met hem eens. Er is geen Digicommissaris meer, maar de urgentie is er niet minder om. Je hoort van alle kanten dat gemeenten bezig moeten met de digitale transitie. Het lijkt mij goed om de samenwerking op te zoeken, zodat we krachten kunnen bundelen. Regionaal en landelijk.”
Studenten
Omdat er straks een nieuwe raadsperiode begint, was dit een natuurlijk moment voor een bijeenkomst over i-vraagstukken. Welten: “We willen duidelijk krijgen waar we nu staan als gemeenten en waar kansen liggen in hoe we de digitale transitie kunnen vormgeven. We wilden de bijeenkomst ook gebruiken om ideeën mee te geven voor de coalitie- en raadsakkoorden die straks gesloten worden.” Er waren ongeveer vijftig deelnemers op de bijeenkomst, die na een aantal inleidingen over trends en ontwikkelingen een top van i-vraagstukken samenstelden waar de Overijsselse gemeenten de komende periode mee aan de slag willen. Een aantal daarvan hebben te maken met wettelijke verplichtingen, zoals de privacywetgeving AVG en de Omgevingswet. Wat opviel was de nadruk op samenwerking. Zo nemen de gemeenten zich voor om samen met elkaar, maar ook met bedrijven en kennisinstellingen, nieuwe technologie te onderzoeken voor concrete vraagstukken van gemeenten. Zoals de administratie van de jeugdzorg. Welten: “Als we innovatieve trajecten doen met kennisinstellingen en studenten, dan profiteren we niet alleen van hun kennis maar kunnen we studenten wellicht ook laten zien dat het interessant is om bij ons te werken. Dat is wel iets waar we als gemeenten energie in moeten stoppen, want door de vergrijzing hebben we straks veel uitstroom en op de krappe arbeidsmarkt wordt het vinden van nieuwe mensen niet makkelijk.”
Sparringpartner
Is informatievoorziening wel een onderwerp voor bestuurders? Je kunt het ook zien als bedrijfsvoering, bij uitstek een onderwerp voor de gemeentesecretaris en de afdelingen die daarover gaan. Welten is het daar niet mee eens: “Als bestuurder moet ik een visie hebben, weten waar we op de langere termijn naartoe willen. Daarvoor moet ik weten wat de sterke en zwakke kanten van onze organisatie zijn en op de hoogte zijn van ontwikkelingen. Alleen dan kan ik een goede sparringpartner zijn voor de organisatie. Die bestuurlijke verantwoordelijkheid kan ik op dit moment waarmaken voor alles wat belangrijk is voor het functioneren van onze gemeente, zoals financiën en personeel. Maar niet op het gebied van informatievoorziening.”
Welten denkt dat de onbekendheid met informatievoorziening voor veel bestuurders geldt: “Er zijn bestuurders die zelf een IT-achtergrond hebben en aan de andere kant zijn er bestuurders die alles overlaten aan de gemeentesecretaris en de organisatie. Ik denk dat het optimum in het midden ligt.” Welten noemt zichzelf “bewust onbekwaam” op dit vlak en wil dat veranderen. Het was een reden voor het minicongres. “We zitten als bestuurders nog in de fase van bewustwording. Jammer genoeg, moet ik erbij zeggen, want we hadden daar eigenlijk al voorbij moeten zijn omdat informatievoorziening zo essentieel is voor onze organisatie en in de samenleving.” Natuurlijk volgt hij het nieuws, “ik haal stukken uit iBestuur en VNG Magazine en agendeer dat hier”, praat hij met gemeentelijke specialisten en wil hij aanhaken bij de ontwikkelingen bij VNG Realisatie en Samen Organiseren. “Maar ik heb het onderwerp nog onvoldoende in de vingers. Ik sta aan het begin, voor mijn gevoel.”
Samenwerking
De gemeente Borne is, zoals veel gemeenten, op dit moment bezig met de digitalisering van haar dienstverlening. “We hebben samen met de gemeenteraad en onze maatschappelijke partners een visie ontwikkeld op dienstverlening en informatievoorziening. We willen toe naar meer omgevingsgerichte, maatwerk dienstverlening met echt de klant centraal. Dat hebben we vertaald naar onze organisatie, met een aantal prioriteiten. Met de twee meest urgente zijn we begonnen: informatieveiligheid en de basis op orde, zoals de website. Daar heeft de raad in eerste instantie ruim twee ton voor vrijgemaakt.” De gemeente zoekt waar het kan regionale samenwerking op dit vlak, wat ze al jaren doet op het gebied van economie en infrastructuur, met alle gemeenten in de regio. “Het zou bijvoorbeeld mooi zijn om de functies van functionaris gegevensbescherming (FG) en chief information security officer (CISO) onder te brengen in een centraal regionaal bureau. Of dat we gebruik kunnen maken van elkaars mensen, in een netwerk.”
Privacyregels
Met “omgevingsgerichte dienstverlening” bedoelt Welten dat de burger met zijn of haar vraag echt centraal staat. Dat mensen bijvoorbeeld straks onder de Omgevingswet in een straal van een kilometer rond hun huis alle informatie krijgen over de kwaliteit van de leefomgeving en de plannen van de overheid in dat gebied. Dat kan mogelijk botsen met privacywetgeving, maar daar is Welten resoluut in. “Wetgeving is een kader, maar geen absolute rem of hindernis. Als wij de klant echt centraal willen stellen en dat roept spanning op met wetgeving, dan durf ik mijn verantwoordelijkheid te nemen en het toch te doen. We zoeken daarin zeker de grenzen op.” Dit uitgangspunt is in de visienota op dienstverlening opgenomen en tot verrassing van Welten vond de gemeenteraad dat geen probleem, maar een deel van de interne organisatie wel. “Het maakt duidelijk dat we als bestuur echt energie moeten stoppen in deze kanteling. Ik wil niet vanuit onze organisatie aan het begin horen dat iets niet mag van de privacywetgeving. Ik wil wel horen wat er in redelijkheid mogelijk is. We gaan eerst verkennen welke mogelijkheden er zijn en hoe we informatietechnologie kunnen inzetten om onze burgers beter te bedienen. We gaan onze zorg voor individueel maatwerk voor onze inwoners niet op voorhand al laten stoppen door de AVG.”
Bijspijkeren
Concluderend stelt Welten dat colleges aan de slag moeten als het gaat om het bijspijkeren van hun kennis over i-vraagstukken. “Zodat je weet wat de komende vier jaar de opgave is en je de organisatie kunt faciliteren om hiermee aan de slag te gaan. Dat betekent ook dat je voor prioriteiten budget moet vrijmaken en dat moet je verdedigen in de gemeenteraad.” Daarbij noemt hij het belangrijk om de samenwerking op te zoeken, regionaal en landelijk. “Alle gemeenten lijken in hun bedrijfsvoering op elkaar, dus hier kunnen we echt veel meer samenwerken. Prikkel je adviseurs om de samenwerking op te zoeken, met de VNG en Samen Organiseren. Ik ben blij dat we als gemeenten binnen de VNG het initiatief voor Samen Organiseren hebben genomen. We zullen daar allemaal aan moeten bijdragen, het samen vormgeven. Dan is de slagingskans het grootst.”
De burgemeester
Wat kunnen bestuurders met informatie? Bijvoorbeeld beter inspelen op vragen uit de samenleving, bijdragen aan een veilige en gezonde leefomgeving en de dienstverlening verbeteren. Informatie en de onderliggende benodigde digitalisering verdienen daarom een plek op de agenda van de burgemeester.
Het afgelopen jaar organiseerde de Digicommissaris, samen met leden van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid en het programma Digitale Agenda 2020 van VNG/KING, diverse bestuurdersrondes, waar met burgemeesters en wethouders de mogelijkheden van de informatiesamenleving werden verkend. De Digicommissaris is gestopt en bestuurders in het land pakken nu de handschoen op, samen met de VNG. Zoals de gemeenten in Overijssel, die onlangs in regionaal VNG-verband een bijeenkomst over i-vraagstukken organiseerden.
