Samenwerking over gemeentegrenzen heen

Beeld: Shutterstock

Gemeenten kennen de situatie vaak maar al te goed. Zo vastzitten aan één of meerdere leveranciers, dat er feitelijk sprake is van een ‘gijzeling’. Een niet-wenselijke situatie, ook al omdat er in veel gevallen meerdere koppelingen nodig zijn om de ICT-systemen van betrokken gemeenten te verbinden met landelijke voorzieningen. Niet alleen een arbeidsintensieve grap, maar ook een dure. Gelukkig wordt het probleem erkend en trekken gemeenten en leveranciers steeds vaker met elkaar op, zoals met Common Ground, dat de ICT-infrastructuur binnen gemeenten stapsgewijs wil moderniseren. Transparantie en openheid staan daarin centraal.

Holger Peters, strategisch I&A-adviseur bij de Gelderse gemeente Buren (ruim 26.000 inwoners), voelt zich aangetrokken tot Common Ground. Met name omdat hij het gedachtegoed van de beweging al vele jaren in de praktijk brengt. Hij loopt dan ook al een tijdje mee in de wereld van de e-overheid en was onder meer betrokken bij het project gemeente Pragmatika van EGEM (de voorloper van KING, het huidige VNG Realisatie, FdJ) en bij GemGids, een stichting die software door en voor de overheid ontwikkelt. Ook Peters stuitte in zijn werkzame leven voor verschillende gemeenten meerdere malen op ‘belemmeringen’ vanuit leverancierskant. Voor hem was dat reden om in 2016 te starten met het Open Webconcept. “Aanleiding was onder meer een verzoek dat wij deden richting onze leverancier met de vraag om een API te bouwen voor onze nieuwsberichten. Dat kon, maar wel voor een bedrag van 100.000 euro, plus bijkomende beheerkosten. Dat vonden wij te gek en op dat moment hebben we besloten om het op een andere manier op te lossen. Hoe, dat was nog niet echt helder, maar we wilden in ieder geval onafhankelijker zijn van leveranciers.”

Marktwerking

Het Open Webconcept bestaat uit meerdere online toepassingen die (markt-)partijen kunnen downloaden en installeren. “Dan moet je onder meer denken aan een toepassing ‘producten en diensten’, een toepassing ‘nieuwsberichten’ of een toepassing ‘agenda’.” Maar het concept behelst meer dan alleen het ontwikkelen en bouwen van software. “Je zult de software ook moeten beheren. De meeste gemeenten, zeker die tot 100.000 inwoners, leunen sterk op leveranciers die hen daarbij kunnen ontzorgen. Dat geldt ook voor Buren. Wij zijn best wel een innovatieve gemeente, hebben ook veel ICT-kennis in huis, maar er is maar één persoon bij ons die technische kennis heeft van softwareontwikkeling. Als die ziek is, op vakantie is of vertrekt naar een andere werkgever, heb je een serieus probleem. Voor het beheer van de software hebben we separate contracten opgesteld, in de vorm van een Service Level Agreement (SLA).”

In de visie van het Open Webconcept speelt open source software een cruciale rol. “De software die wij bouwen, draait op open source en is daarmee voor de hele markt bruikbaar. Voor ons is dat een harde eis. Het móet open source zijn. Een andere eis is dat de code die ontwikkeld is, als open sourcelicentie beschikbaar moet zijn én blijven. Dus andere marktpartijen moeten die code kunnen oppakken, kunnen installeren, als dienst kunnen inzetten voor bijvoorbeeld andere gemeenten, maar ook kunnen verbeteren en uitbreiden en terug kunnen leveren aan het Open Webconcept. Bij het zoeken naar de juiste partij zeggen we er ook altijd bij dat die partijen er niet vanuit moeten gaan dat zij hun investeringen kunnen terugverdienen met de verkoop van licenties op hun software. De marktpartijen moeten dus realistisch aangeven wat het ontwikkelen van de software kost. Zij worden alleen gevraagd voor een SLA-contract en het kan zo maar zijn dat wij als gemeenten over twee of drie jaar in zee gaan met een ander bedrijf. En wie weet doen wij het beheer straks zelf, als wij bijvoorbeeld vanuit tien of twintig gemeenten een pool kunnen opzetten om het beheer van de software te doen. Die hoeven niet per se bij elkaar te zitten. Je kunt met medewerkers van verschillende gemeenten prima een virtueel team vormen.”

Pilotstarter

Tot nu toe doen vijf gemeenten en drie leveranciers mee aan het Open Webconcept. Holger Peters verwacht dat die aantallen snel kunnen oplopen. Hij ziet daarbij voor nieuw aangehaakte gemeenten een bepaalde rol. “Iedere nieuwe gemeente zou ‘eigenaar’ moeten worden van een plug-in. Het betekent dat die gemeente de kosten voor het beheer van die specifieke plug-in voor haar rekening neemt. Dat kan zij doen in eigen beheer, maar het kan ook zijn dat zij daarvoor een SLA afsluit met een bedrijf dat de plug-in heeft gebouwd. Dat geeft andere deelnemende gemeenten de mogelijkheid om de plug-in over te nemen, ook al omdat zij de zekerheid hebben dat de software beheerd wordt en op veiligheidspatches gerepareerd wordt.” Om in kaart te brengen welke software/plug-ins rondgaan binnen aangehaakte gemeenten, denkt Peters aan het optuigen van een soort online winkel. “Die winkel moet antwoord geven op vragen als: ‘wat hebben we eigenlijk aan software in huis?’, ‘wie is daar de eigenaar van?’ en ‘wie is de contactpersoon die ik kan benaderen als ik een bepaalde plug-in wil gebruiken?’. In die winkel moeten ook ideeën vanuit gemeenten een plaats krijgen, waarbij er gezocht wordt naar voldoende (financiële) draagkracht. De vorm doet een beetje denken aan de Pilotstarter van de VNG.”

Hoe het Open Webconcept in de praktijk werkt, laat een voorbeeld zien waarbij de gemeente Buren direct betrokken was. Buren is een van de weinige Nederlandse gemeenten die WordPress gebruikt, het open source Content Management Systeem dat wereldwijd een marktaandeel heeft van vijftig tot zestig procent. “We hebben een aanbesteding gedaan en daar kwamen drie bedrijven naar boven. Twee bedrijven die de nodige ervaring hadden met Drupal, een ander open source CMS, en eentje die ervaring had met WordPress. Weliswaar niet in gemeenteland, maar wel voldoende ervaring in de zorg. Die laatste partij won op alle punten in de aanbesteding. Voor onze medewerkers was het best spannend om te werken met WordPress. Een aantal van hen kende WordPress alleen uit hun privéwereld en waren best wel angstig omdat zij altijd met traditionele systemen hadden gewerkt. Maar het is alleszins meegevallen. We hadden twee tot tweeënhalve maand genomen voor het overzetten van de content, maar dat was binnen vier weken klaar. Het mooie is dat de ‘bouwblokken’ die wij voor ons WordPress-systeem laten ontwikkelen, ook weer gedeeld kunnen worden met andere gemeenten die het CMS gebruiken.”

Besparingen

De manier van werken die het Open Webconcept voor ogen staat, zorgt er niet alleen voor dat toepassingen makkelijker gedeeld kunnen worden. Het heeft ook een financiële component en dat is prettig voor gemeenten die steeds vaker de tering naar de nering moeten zetten. “Neem alleen al het beheer van de software. Binnen onze gemeente is dat nog maar het derde van wat wij voorheen uitgaven. Binnenkort gaat de gemeente Lansingerland meedraaien op een van onze servers en daarmee dalen de uitgaven nog verder. Het geld dat op die manier overblijft, steken we in doorontwikkeling van de community zodat er nieuwe ‘bouwblokken’ kunnen worden gebouwd, die ook door andere gemeenten weer kunnen worden opgepikt. Als alle gemeenten deze manier van werken ondersteunen, kunnen we veel geld besparen. Nu geven zij al dat geld uit aan dure software, die ook nog eens vastzit aan veelal één leverancier. Daar moeten we vanaf. Ik ben dan ook blij dat Common Ground onze filosofie onderschrijft. Eigenlijk komt alles nu samen. Pragmatika en GemGids pasten ook in de Common Ground-filosofie, al kenden we destijds die term nog niet.”