‘Slimmer werken met data, op alle beleidsterreinen’

Wethouder Kees Geldhof: “We gaan als gemeente meer evidence based werken.”

Utrecht wil een datagedreven gemeente zijn, zo staat in het coalitieakkoord. Die ambitie is niet meer dan logisch vindt Geldof, naast wethouder ook lid van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid: “Als gemeente ben je onderdeel van de maatschappij en wat in de maatschappij gewoon is, moet voor de gemeente ook gewoon zijn. Dat betekent dat je je data deelt en gebruikt om je processen en dienstverlening beter te maken. De ontwikkelingen op dit gebied houden nooit op, dus je moet bijblijven. Wat gisteren nog bijzonder was, is vandaag heel normaal.”

Informatie is van ons allemaal

Sinds maart dit jaar heeft de gemeente een eigen open data portal. Daar deelt het een toenemend aantal datasets met iedereen die daar iets mee wil doen. “Als overheid drijf je op data, informatie is een groot deel van wat je doet. Die informatie is van ons allemaal, daarom willen we het zoveel mogelijk beschikbaar maken voor de maatschappij. Overigens betekent dat nog flink wat werk voor ons intern, want de meeste data is niet opgeslagen om gemakkelijk open te stellen. Maar waar het kan, delen we.” De gemeente gebruikt data ook zelf om haar werkwijze effectiever te maken. Er zijn diverse pilots waarin men onderzoekt hoe dit kan. Eén daarvan is de hotspot-aanpak. Daarin gebruiken gebiedsteams met handhavers van de gemeente cijfers van de politie over onder meer woninginbraak en vernieling. Om de twee weken wordt op basis van deze cijfers bepaald in welke buurt een flexibel team van handhavers wordt ingezet.
“Het project loopt nu sinds augustus 2014 en we zien dat het aantal incidenten aanzienlijk daalt op de plek waar extra wordt gecontroleerd, tot twee weken na de inzet.” De gemeente wil dergelijke datagedreven sturing op vrijwel elk beleidsterrein doorvoeren, zegt Geldof. Doel is dat medio 2016 bij elk organisatieonderdeel minimaal twee pilots voor datagedreven werken zijn uitgewerkt, waar mogelijk in samenwerking met andere gemeenten en kennisinstellingen. “In 2018 zijn we dan met de juiste vaardigheden en software in staat om kennis aan data te ontlenen, die we toepassen om onze doelen te realiseren: beleid maken, uitvoering ondersteunen, anders en efficiënter werken. We gaan ons werk dus steeds meer bepalen op basis van cijfers. Dat proces is een cyclus, want de informatie die dat oplevert gebruiken we weer om te leren. We gaan als gemeente meer evidence based werken.”

Open data coördinator

Om de ambitie van een datagedreven gemeente te realiseren heeft Utrecht de nodige interne veranderingen ingezet. Geldof: “Het is belangrijk dat uiteindelijk iedereen die hier werkt zich realiseert dat de data die je voor je werk genereert ook heel nuttig kan zijn voor anderen.” Sinds twee jaar heeft elk organisatieonderdeel van de gemeente een informatiemanager, die nadenkt hoe processen slimmer ingericht kunnen worden en welke informatie daarvoor nodig is. De gemeente leidt verder momenteel een zevental eigen medewerkers op als datascientist, zodat die straks zelfstandig aan de slag kunnen met het vinden en verbinden van datasets. Daarvoor is de gemeente nu nog van externen afhankelijk. “We hebben in onze organisatie al mensen die dit kunnen, bij afdelingen als volksgezondheid en informatievoorziening. Ook zij worden nu verder opgeleid. We willen deze specialisten door de organisatie laten rouleren, zodat de kennis hierover wordt verspreid.”
Ook heeft de gemeente een open data coördinator, die in de organisatie gericht op zoek gaat naar datasets. “Hij kijkt wat we als open data op ons portal kunnen publiceren en ondersteunt onze organisatie. Dat werkt. Zo was iemand al 2,5 maand bezig om te inventariseren welke gebouwen in een bepaalde wijk van de gemeente zijn. Hij riep de hulp in van de open data coördinator en die had de benodigde informatie in twee dagen boven water.” Het zijn allemaal tussenstappen naar de situatie waar de gemeente straks wil zijn, zegt Geldof: “Dan zit het werken met data en het belang van het delen daarvan bij iedereen tussen de oren.”

Privacyfunctionaris

De wethouder zegt dat Utrecht data zoveel mogelijk deelt, mits dat mogelijk is. Hij benadrukt het belang van privacy hierbij. Sinds maart dit jaar heeft de gemeente een eigen privacyfunctionaris in dienst. Deze is vanaf de start bij alle pilots betrokken en zorgt ervoor dat de privacy geborgd blijft. Utrecht heeft inmiddels ervaring met het pseudonimiseren of anonimiseren van data, waardoor veel data kan worden ontsloten voor bredere toepassing. “We moeten dit soort waarborgen inbouwen, want goed gebruik en verwerking van data staat met het vertrouwen dat dit netjes geregeld is.” De privacyfunctionaris bewaakt dit en rapporteert hierover aan het College Bescherming Persoonsgegevens.
“Voor elke gemeente wordt het genereren en verwerken van informatie een steeds belangrijker onderdeel van de procesvoering. Dat betekent ook dat elke gemeente met dezelfde vraagstukken zit en het is daardoor niet meer dan logisch dat we hier veel meer in gaan samenwerken,” besluit Geldof. Hij refereert aan de Digitale Agenda 2020, aangenomen op de laatste algemene ledenvergadering van de VNG. Daarin kiezen gemeenten voor een collectieve aanpak in standaardisatie, onder het adagium ‘massaal digitaal, maatwerk lokaal’. “Als je dingen samen doet, dan kun je aanmerkelijk sneller innoveren. Gemeenten zien daar nu de meerwaarde van in. We gebruiken nu ook allemaal dezelfde basisregistraties, dus we kunnen de komende tijd grote slagen maken in het verbeteren van onze dienstverlening en het efficiënter maken van onze processen.”

De kracht van informatie
Informatie was en is dè grondstof voor de overheid. Het hebben van de juiste informatie is van essentieel belang voor het maken van adequaat beleid en effectieve uitvoering. In onze huidige informatiesamenleving is meer informatie voorhanden dan ooit. Dat biedt kansen en uitdagingen en heeft een forse impact op organisaties. In deze serie interviews komen burgemeesters, wethouders en gemeentesecretarissen aan het woord over de kracht van informatie en de impact daarvan op de rol van de overheid, de organisatie, hun medewerkers en hun werk. De serie is geschreven in opdracht van KING, onderdeel van VNG.