Sneller volwassen met een digitale tweeling

Wouter van den Ham (foto: links) is manager Overheid bij softwarebedrijf Mavim. Hij ervaart dat bij vele overheidsorganisaties het huidige momentum wordt gebruikt om door te pakken naar het uitbouwen van een digitale tweeling van een organisatie (DTO). Het concept van de digitale tweeling bestaat al langer, maar is de laatste jaren op organisatieniveau geïntroduceerd door onderzoeksbureau Gartner. Om uit leggen wat het is en waarom organisaties er baat bij hebben, gebruikt Mavim ter illustratie een autonavigatiesysteem. Wie van A naar B rijdt zonder kaart en een obstakel tegenkomt, weet vaak niet welke alternatieve routes hij kan nemen om toch het doel te bereiken. De informatie is onbekend; dat kost tijd en levert frustratie op. Met een navigatiesysteem met GPS is niet alleen de hele omgeving zichtbaar, maar ook de reistijd, eventuele opstoppingen en de wegen daaromheen. Neemt de chauffeur een andere route, dan zijn de gevolgen direct zichtbaar; de nieuwe route wordt automatisch uitgestippeld en de aankomsttijd aangepast. Een digitale tweeling is een digitale kaart van de hele organisatie: processen, applicaties, architectuur en data, maar ook de onderlinge relaties daartussen en de bijbehorende afdelingen. Met het Mavim-platform kunnen alle gegevens en de onderlinge relaties, onder andere in doorklikbare dashboards en begrijpelijke platen worden gevisualiseerd. “Een organisatie die goed inzicht heeft in haar bedrijfsvoering en de samenhang ziet tussen de uitvoering, de business en haar eigen strategie, kan snel anticiperen op veranderingen en zich met recht een wendbare organisatie noemen”, aldus Van den Ham.

Samenhang

Peter de Haas (foto: links) is partner bij KPMG Technology Advisory, adviespartner van Mavim. “Om nog even terug te komen op het fenomeen thuiswerken; in een goed opgezette DTO kan men visualiseren op welke applicaties en applicatiefuncties dit impact heeft. De manier waarop data zichtbaar worden gemaakt, maakt data ook toegankelijker voor een breder publiek. Een plat voorbeeld, maar IT-gerelateerde informatie wordt dan opeens ook begrijpelijk voor niet-IT’ers. Een DTO maakt de relaties tussen gegevens zichtbaar waardoor uiteindelijk mensen meer van elkaar kunnen leren. Dit is een vereiste om de organisatie efficiënter in te richten en afdelingen zo optimaal mogelijk op elkaar te laten afstemmen. En, heel belangrijk, mensen kunnen vragen stellen: wat als ik een proces anders inricht, wat als deze kernapplicatie vervangen moet worden? Het model kan inzicht geven in de gevolgen van het doorvoeren van een verandering en dit visualiseren. Dit bevordert de besluitvorming.”

Onderhoud

Een DTO maakt van de digitale transformatie geen afgebakend project, maar een proces dat onderdeel is van de organisatie, legt De Haas uit. “Om nog een keer applicaties te nemen als voorbeeld: informatie over licenties zijn relevant, maar ook het toepassingsgebied en de registratie van storingen. Al die gegevens dragen bij aan een duidelijker beeld van het applicatielandschap.” Een vereiste is natuurlijk wel dat het model echt onderdeel wordt van het digitaliseringsproces en actief onderhouden wordt. Van den Ham vult aan dat een DTO geen product is, maar een visie om de digitale volwassenheid van een organisatie te vergroten.

Process mining

De laatste drie jaar heeft Mavim ingezet op ‘process mining’: het koppelen van bestaande datalogs aan gedigitaliseerde processen, bijvoorbeeld uit applicaties van Centric, TOPdesk of ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics. “Dat legt de feiten op tafel over hoe een organisatie het werkelijk doet”, zegt Van den Ham. Een grote gemeente bracht vorig jaar haar aanvraagproces van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) in kaart en vulde dat met data van de voorgaande twee jaar. In het Mavim Process Mining Dashboard werd inzichtelijk dat gedurende die periode zo’n 300.000 Wmo-aanvragen waren gedaan – en dat er circa 29.000 verschillende varianten waren van hoe het aanvraagproces was gevolgd. “Er is niet één weg die naar de Wmo leidt”, zegt Van den Ham, “maar dit waren wel heel veel variaties. Processtappen waren overgeslagen, uitzonderingen werden gemaakt en olifantenpaden werden genomen… De variaties kunnen in hele kleine verschillen zitten, maar dan nog. Toen de data met het proces werden vergeleken werd ineens duidelijk dat er een hoop te winnen was in doorlooptijd en kwaliteit.”

De grootste uitdaging in het pad naar zo’n analyse is het beschikbaar krijgen van de data en de kennis van data-analyse. De technologie analyseert de data, visualiseert automatisch en dan is het aan de mensen om ernaar te kijken en hoe het proces te verbeteren en door te voeren in de organisatie. Het lijkt logisch om een proces te kiezen waarvan logbestanden beschikbaar zijn. “Klopt”, bevestigt De Haas, “maar kies wel een proces dat nuttig is om te verbeteren en dat past bij de beleidsstrategie.”

Volgende stap

Van den Ham adviseert organisaties die met een DTO willen beginnen om te starten bij een kernproces waarvan alles eigenlijk al bekend is. “Dat kan elk intern werkproces zijn. Verzamel alle gegevens: wie voert het proces uit, wie is erbij betrokken, welke risico’s hangen ermee samen, welke wet- en regelgeving raakt het, hoe hangt het proces in de IT- en informatiearchitectuur van de organisatie, wat is de samenhang met het applicatieportfolio en hoe dragen deze processen bij aan de visie en strategie en de doestellingen die zijn geformuleerd als organisatie.” De Haas suggereert als volgende stap de werkprocessen te koppelen aan het IT-landschap om zo relaties te leggen tussen processen en applicaties en inzicht te krijgen.

Vertrouwen

Gevraagd naar zijn persoonlijke gedachten over een DTO, antwoordt De Haas: “Ik zit al sinds jaar en dag in een combinatie van advies en uitvoering voor IT- en cloud-gerelateerde trajecten en altijd begonnen we met een nulmeting. Het mobiliseren van kennis in een organisatie kon een doorlooptijd hebben van twee of drie maanden. En aan het eind van het traject was het resultaat suboptimaal omdat we niets blijvends achterlieten. Dat is toch zonde? Met een DTO kan ik veel sneller over de feiten praten.” En hij mag graag aan organisaties laten zien dat technologie minder complex is dan ze denken. “Door de informatie beter vast te leggen en te visualiseren krijgt de organisatie zelf meer inzicht in mogelijke oplossingen.”

Van den Ham vertelt dat hij van de generatie is die de eerste mobieltjes op het schoolplein heeft meegemaakt. “Technologie is vanzelfsprekend en moet je voor je laten werken. Het is voor mij niet te vatten dat ik naar het gemeentehuis moet om mijn paspoort aan te vragen, want we hebben toch DigiD? Ik begrijp dat daar een politieke discussie omheen zit, maar ik werk graag aan technologie waarmee we een dwarsdoorsnede kunnen maken van een organisatie. Waarbij we rekening houden met technologie enerzijds en strategie anderzijds met de impact op mensen – ik help organisaties echt wendbaar te worden. De afgelopen drie maanden waren we getuige van de grootste digitale transformatie ooit. We gingen op vrijdag naar huis, ‘s zondag was de persconferentie en op maandag moesten we thuis werken. Hoe vaak hebben wij van niet-klanten gehoord: we hebben geen idee wie wat doet, wanneer, waarmee en waarom. Laat staan of men AVG-conform kon thuiswerken.” De Haas: “Interessant is dat we nu thuiswerken met dezelfde processen als we op kantoor deden. Het is geen makkelijke tijd, maar het is misschien wel de juiste tijd om te kijken of die processen anders kunnen.”

Duurzame digitale informatiehuishouding aan de hand van een digital twin

Hoe zorg je dat relevante kennis en informatie binnen je organisatie paraat en up-to-date blijft? Begin met een digital twin, waardoor alle relevante informatie en kennis in samenhang gebracht en structureel wordt geborgd.

Mavim en KPMG vertellen er alles over op het iBestuur Congres van vrijdag 11 september. lees meer