Overheidsorganisaties wisselen dagelijks grote hoeveelheden bestuurlijke en juridische data uit – met maatschappelijke en juridische gevolgen wanneer die gegevens onbetrouwbaar blijken. ERDS (Electronic Registered Delivery Service) biedt een praktische manier om verzendingen aantoonbaar, onveranderlijk en juridisch houdbaar te maken. We leggen graag helder uit wat ERDS is, waarom het relevant is voor de publieke sector en welke concrete stappen u nu al kunt zetten.
Wat is ERDS?
ERDS staat voor Electronic Registered Delivery Service. Het is in essentie een dienstconcept dat ervoor zorgt dat elektronische gegevens veilig, traceerbaar en ongewijzigd verzonden kunnen worden. Met controle op wie verzendt, wie ontvangt en of de inhoud onderweg is gewijzigd. Belangrijke kernprincipes zijn onder andere:
- Integriteit: de gegevens worden niet gewijzigd zonder detectie.
- Authenticiteit: de herkomst is aantoonbaar.
- Bewijskracht: voor latere momenten is vast te stellen dat verzending en ontvangst hebben plaatsgevonden en dat de inhoud onveranderd is.
Er bestaat daarnaast een extra variant: de gekwalificeerde vorm, vaak aangeduid als QERDS. Hierbij is de dienst gecertificeerd onder de Europese eIDAS-regeling, waardoor extra rechtszekerheid geldt.
Waarom is ERDS relevant voor de publieke sector?
Voor overheidsorganisaties gelden meerdere redenen om hierop in te zetten:
- Wet- & regelgeving en toezicht
Vanuit Europese en nationale kaders worden de eisen aan gegevensuitwisseling en -opslag steeds strenger. Voor organisaties die privacygevoelige of wettelijk gereguleerde gegevens verwerken (zoals persoonsgegevens, vergunninggegevens, toezichtsdossiers of samenwerkingsdata) is het belangrijk dat sprake is van volledige traceerbaarheid, integriteit en auditeerbaarheid. - Aantoonbaar en betrouwbaar samenwerken
In samenwerkingsverbanden tussen publieke organisaties (bijvoorbeeld tussen gemeenten, of tussen waterschap en gemeente) is het van belang dat partijen vertrouwen hebben dat verstuurde gegevens aantoonbaar zijn ontvangen en onveranderd. Een ERDS-oplossing helpt daarbij: je kunt vastleggen wie wat heeft verzonden, wanneer en in welke staat. - Risico’s van standaard kanalen
Veel organisaties gebruiken e-mail of algemene cloud-oplossingen voor uitwisseling van belangrijke gegevens. Maar deze kanalen bieden vaak niet de volledige garanties van identiteit, integriteit en wettelijke bewijskracht. Een ERDS-dienst pakt juist die kwetsbaarheid aan. - Toekomstbestendigheid en interoperabiliteit
Niet alleen geldt het ‘hier en nu’, maar ook voor toekomstige samenwerkingen – nationaal én internationaal – is het van belang dat gegevensuitwisseling voldoet aan geharmoniseerde standaarden. Organisaties die vroeg investeren in ERDS-achtige diensten zitten beter in het zadel om op te schalen, nieuwe samenwerkingsmodellen aan te gaan en grotere ketens te ondersteunen.
Toepassingen van ERDS
ERDS speelt een steeds grotere rol in sectoren waar betrouwbaarheid, integriteit en herleidbaarheid van gegevens cruciaal zijn — en dat geldt zeker voor de overheid. Overheidsorganisaties werken dagelijks samen met partners binnen én buiten de publieke sector, en in al die interacties is het belangrijk dat gegevens aantoonbaar correct worden verzonden, ontvangen en bewaard.
Enkele concrete toepassingsgebieden zijn:
- Juridische en bestuursrechtelijke processen
Bijvoorbeeld bij bezwaar- of beroepsprocedures, samenwerking tussen toezichthouders of gegevensuitwisseling tussen bestuursorganen waarin rechtszekerheid centraal staat. - Financiële en auditprocessen
Zoals het delen van jaarrekeningen, subsidieaanvragen, rapportages of controlegegevens waarbij de verzend- en ontvangstmomenten aantoonbaar moeten zijn. - Publiek-private samenwerkingen
Denk aan projecten binnen infrastructuur, logistiek of slimme steden, waar gegevensstromen tussen publieke en private partijen lopen en waar integriteit en traceerbaarheid essentieel zijn. - Overheidsketens
Bijvoorbeeld bij gegevensuitwisseling tussen gemeenten, uitvoeringsorganisaties of waterschappen, waar meerdere organisatiegrenzen worden overschreden en transparantie in verantwoordelijkheden belangrijk is.
Wat betekent dit concreet voor uw organisatie?
Om ERDS effectief in te zetten binnen uw organisatie, kunt u de volgende stappen nemen:
- Inventariseer welke gegevensstromen binnen uw organisatie kritisch zijn
Bepaal welke gegevens verstuurd worden, naar welke partners en welke stromen bewijskracht vereisen. Wat is de impact als integriteit of verzending niet gewaarborgd is? - Prioriteer processen met juridische impact
Focus op dossiers waar rechtszekerheid essentieel is, zoals juridische procedures, subsidies of ketensamenwerking. - Evalueer uw huidige infrastructuur
Beoordeel of e-mail, standaard cloudverbindingen of andere overdrachtsmechanismen voldoende toezicht, logging en bewijskracht bieden. - Overweeg een pilot
Test een ERDS-dienst in een relevante workflow en evalueer de operationele impact. Bepaal of een standaard ERDS volstaat of dat een QERDS‑variant nodig is voor extra rechtszekerheid of internationale erkenning. - Implementeer technologie- en procesmatige oplossingen
Zorg dat deze aansluiten op uw architectuur én op landelijke en Europese eisen rondom gegevensuitwisseling.
Tot slot
In de publieke sector mogen betrouwbare en veilige gegevensuitwisseling geen voorwaarde meer zijn. Het is een vereiste. Door te kiezen voor een ERDS-gerichte aanpak investeert u niet alleen in veiligheid, maar ook in vertrouwen, transparantie en toekomstbestendigheid van uw organisatie en ketensamenwerking. Voor een overheidsorganisatie is het geen luxe: het is een strategisch fundament.
Lees hier verder.
