Telecommodity

Initiatief Gemeentelijke Telecommunicatie (GT)
De rijksoverheid en decentrale overheden besteden telecom al sinds 2002 gezamenlijk aan, maar daar lijkt de nieuwe aanbestedingswet een stokje voor te steken; opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. KING en een aantal gemeenten (de G5 (Den Haag, Utrecht, Amsterdam, Rotterdam en Eindhoven), Bestuursdienst Ommen-Hardenberg en het Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant) onderzoeken daarom sinds eind juli de mogelijkheden voor een eigen, decentrale krachtenbundeling. Het ‘Initiatief Gemeentelijke Telecommunicatie’ (GT) heeft inmiddels de interesse gewekt van voldoende gemeenten voor de gezamenlijke aanschaf van mobiele en vaste telecomdiensten, mobiele devices en het beheer ervan. Daarom is een ‘Project Initiatie fase’ opgestart.

Contractmanagers van de G5 kennen een overleg waar het voornamelijk over ICT en informatievoorziening gaat. Daar drong zich begin dit jaar de vraag op of samenwerking die verder reikt dan het uitwisselen van kennis en ervaring, nuttig zou zijn. Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Den Haag en Eindhoven spraken afzonderlijk met Microsoft om iets te regelen voor na 8 april, als de ondersteuning van Windows XP zou wegvallen. Het bedrijf was daartoe niet erg genegen; het zat niet te wachten op 403 maal een dealtje met gemeentelijk Nederland. Maar gemeentelijk Nederland is één, met VNG en KING als representant, vond het G5-contractmanagersoverleg. Daar had Microsoft wél oren naar. Zo kon de VNG in een overeenkomst met Microsoft voor alle gemeenten een jaar respijt en migratiebegeleiding voor XP regelen. En dat samenwerkingssucces smaakte naar meer.

Aldus verliep volgens Björn van Rosengarten, CTO van Rotterdam, de aanloop naar het ‘Initiatief Gemeentelijke Telecommunicatie’, dat KING eind juli lanceerde. “Naarmate telecom meer een commodity wordt, wordt gezamenlijk inkopen eenvoudiger”, zegt hij. Behalve de G5 zijn initiatiefnemers de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg en het Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (BIZOB), dat 21 gemeenten telt.
KING, dat de samenwerking organiseert, ziet het als een pilot die lessen moet opleveren voor verdere inkoopsamenwerking op andere terreinen. Beperking van de scope moet de slaagkans nu bevorderen. Dat wil zeggen: inkopen wat alle gemeenten nodig hebben. Concreet: in elk geval mobiele telefonie, mogelijk ook vaste telefonie en wellicht ‘mobiele devices’ als smartphones en tablets.

Nog uitzoeken

Volgens projectleider Marc Maas hield de aarzeling over vaste telefonie verband met onzekerheid over de interpretatie van bepaalde regelgeving van de Autoriteit Consument en Markt. Hij stond iBestuur eind oktober mobiel-telefonisch te woord vanaf zijn vakantieadres, waar hij een dag eerder echter op zijn smartphone een bericht zag over nieuwe liberaliseringsmaatregelen van de EU die dat bezwaar mogelijk tenietdoen. “We gaan dat uitzoeken. Misschien hoeven we vaste telefonie dan niet links te laten liggen en kunnen we ook die aanbesteden.” Apparatuur voor mobiel spraak- en dataverkeer doet mee als er voldoende belangstelling voor is. Daarover pleegt KING een aparte ‘uitvraag’ onder gemeenten.

In de week na de bekendmaking van het initiatief eind juli schoot het aantal belangstellende gemeenten omhoog tot 71, in korte tijd een forse stijging. Eind oktober, drie maanden later, waren er maar 22 bijgekomen. “We hebben nog niet veel aan communicatie gedaan. Er is nog wat zendingswerk nodig”, aldus Maas toen. Maar ook als het bij dat aantal en alleen mobiele telefonie zou blijven, zou KING dat volume voldoende vinden voor een aanbesteding.

(Update 15-01-15., red.) Op 13 januari maakt KING bekend dat ‘meer dan 110 gemeenten, waaronder de G32’ interesse hebben getoond en dat de Stuurgroep GT, VNG en KING hebben besloten ‘om te starten met de uitvoering’ van het initiatief. De scope van de aanbesteding is een van de zaken die nog uitgewerkt moeten worden. Men mikt op een eerste gunning binnen het af te sluiten raamcontract in het derde kwartaal van 2015.

Besparingen

De ervaring van Johan Hulzebos met gezamenlijk inkopen maakt hem enthousiast voor het gemeentelijk initiatief. Hij is hoofd dienstverlening van de medio 2012 gevormde Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, het geïntegreerde ambtelijke apparaat van beide gemeenten, waarvan de laatste meedoet in OT2010 (zie ook de kaders). Hardenberg neemt vaste en mobiele telefonie af en mobiele apparatuur. Met die drie percelen is volgens Hulzebos de hele telecommunicatiebehoefte van Hardenberg (60.000 inwoners, 650 medewerkers) afgedekt, op de techniek van een callcenter na, die van een lokale leverancier komt. De bestuursdienst becijfert het jaarlijkse voordeel van gezamenlijk inkopen op 26.400 euro voor abonnementen en 60.000 voor verbruik. Mobiel bellen is zo goedkoop dat ambtenaren als bijzondere arbeidsvoorwaarde hun telefoon ook privé mogen gebruiken.

Voordeel is ook dat gemeenten ‘ontzorgd’ worden. “Wij hebben best inkoopervaring in huis, maar voor onze percelen heb je echt experts nodig.” Niet zelf hoeven aanbesteden en geen externe experts inhuren heeft zo’n 60.000 euro gescheeld. Ontzorgen gebeurt verder met centraal contractmanagement. Verder ziet Hulzebos voordeel in de macht van het brede draagvlak die buiten besparingen ook hogere kwaliteit oplevert. Met velen kun je zaken afdwingen. Hij is blij met KING als trekker van het initiatief. “Zonder regie bij zo’n instituut krijg je het niet van de grond. Als een van de grote gemeenten het voortouw zou nemen krijg je hetzelfde als bij commerciële partijen: ze gunnen elkaar niets en het is een en al achterdocht.”

Zelfdoereflex

Ook Rotterdam is in voor gezamenlijkheid. Dat is wel eens anders geweest. Het besluit tot niet deelnemen aan OT2010 was vóór Van Rosengartens tijd, maar de CTO denkt het toch te kunnen verklaren. Voorheen had de gemeente bijna dertig diensten en bedrijven, met eigen ICT-afdelingen. Eind 2012 kon een vijfjarig centralisatieproces als afgerond worden beschouwd. Sindsdien is de ICT gemeentebreed georganiseerd. Ook fysiek speelt een centralisatietendens. Van 36 hoofdlocaties gaat de Maasstad terug naar een vijftal. Nog een factor: “Rotterdam doet graag dingen zelf”, zegt Van Rosengarten. “Als je het kunt en je hebt er de mensen voor, waarom doe je het dan niet alleen?” Plus, waarom het nu anders is: de markt is veranderd. Met telecom als commodity is het makkelijker om schaalvoordeel te realiseren. Hij denkt dat gemeenten buiten mobiele (spraak en data) en vaste telefonie nauwelijks méér nodig hebben.

Details van de gemeentelijk-gezamenlijke aanbestedingsoperatie moeten nog worden uitgewerkt. Van Rosengarten bepleit deelname van alle decentrale overheden, dus ook provincies en waterschappen, en ziet verder graag dat gemeenten die niet op een deelnemerslijst staan, later onder zekere voorwaarden alsnog kunnen instappen.

Projectleider Maas mikt alleen op gemeenten en stelt ook dat die tevoren bekend moeten zijn; aanbieders moeten de omvang van de vraag kennen. Wat nog wel een besluit vereist, is wie aanbestedende partij wordt. Dat gemeenten een gemeenschappelijke regeling aangaan, sluit Maas uit. “De VNG lijkt een logische partij, maar misschien kiezen we een andere vorm. We zijn nog niet zo ver.” Het moet de komende weken zijn beslag krijgen. “We mikken op gunning van de raamovereenkomst in juni, met aansluitend de eerste van een vijftal toetredingsrondes.”

Vraagbundeling Rijk en decentrale overheden niet/wel mogelijk

Een aparte exercitie om de lokale overheid aan telecommunicatie te helpen lijkt opmerkelijk, omdat al vijftien jaar een landelijk programma bestaat voor de verwerving van telecomdiensten en -producten, waaraan de hele overheid deelneemt. In OT2000, OT2006 en OT2010 regelden vele organisaties tegen aantrekkelijke voorwaarden hoogkwalitatieve ‘Overheidstelecommunicatie’.

In zijn persbericht over het Initiatief Gemeentelijke Telecommunicatie stelde KING eind juli dat ‘samenwerking tussen het Rijk en enkele decentrale overheden, zoals eerder bij OT2010, op korte termijn niet haalbaar lijkt’. In een toelichting in Binnenlands Bestuur verwees KING naar ‘zeer complexe Europese aanbestedingsjuridische aspecten’. De achtergrond daarvan, vond woordvoerder Jan-Willen Jurg, viel ‘niet gauw samen te vatten’.

Projectleider Marc Maas verklaart tegenover iBestuur dat het sinds vorig jaar, toen nieuwe aanbestedingswetgeving en een daaruit voortvloeiende ‘Gids Proportionaliteit’ gingen gelden, de vraag is of Rijk en decentrale overheid hun telecommunicatievraag mogen bundelen. “Dan kunnen we het proberen en kijken waar het schip strandt, maar dat staat haaks op ons streven de slaagkans te bevorderen.” Om dergelijke risico’s te vermijden zal de Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant, die met 21 gemeenten deel uitmaakt van BIZOB, ook niet kunnen meedoen. Voor een samenwerkingsverband van vijf BIZOB-gemeenten (Regeling Samenwerking Kempengemeenten) ziet hij geen obstakel.

iBestuur vroeg ook uitleg aan HIS/ICT, het BZK-onderdeel ‘Haagse Inkoop Samenwerking’ dat rijksbrede ICT-contracten beheert met een totaalwaarde van twee miljard euro, waaronder OT2010. Uit de via de afdeling voorlichting verstrekte reactie kan worden begrepen dat de door KING aangevoerde ‘korte termijn’, waarop de combi Rijk-gemeenten ‘niet haalbaar lijkt’, hooguit drie maanden bestreek. HIS/ICT ziet althans geen vuiltje aan de lucht: “In een volgende OT-editie kunnen centrale en decentrale overheden – net als in vorige edities – desgewenst meedoen. Ook de nieuwe Aanbestedingswet (na OT2010 in werking getreden) maakt deelname van decentrale overheden juridisch mogelijk voor bijvoorbeeld mobiele-communicatiediensten en vaste telefonie. Hoe deze samenwerking eruit gaat zien, wordt momenteel uitgewerkt zodat de samenwerking ook aansluit op de nieuwe Aanbestedingswet. Net als voorheen blijft de rijksoverheid bij aanbestedingen samenwerking zoeken met betrokken partijen. Van decentrale overheden tot bijvoorbeeld Prorail. Daar verandert niets aan.”

KING kondigde in zijn persbericht aan: “Mocht op enig moment blijken dat samenwerking tussen gemeenten en het Rijk wel mogelijk is, dan wordt die direct gezocht.”

Een en ander betekent niet dat het lokaleoverheidsinitiatief nu kan worden afgeblazen. Gemeenten hebben snel behoefte aan nieuwe contracten. De BZK-voorlichter: “Vanuit de rijksoverheid loopt er nu echter geen nieuwe overheidsbrede aanbesteding.”

OT2010: Rijk koopt in, decentrale overheid lift mee

Op Defensie na doen alle ministeries mee met de gezamenlijke telecominkoop in OT2010. De Hoge Colleges van Staat (Tweede en Eerste Kamer, Raad van State, Algemene Rekenkamer en Nationale Ombudsman) zijn allemaal deelnemer. Gemeenten blijven met 13 procent achter. Opmerkelijk, omdat bij de eerste editie, OT2000, 105 van de toen 537 gemeenten meededen, 19,6 procent. De bijna honderd aanmeldingen eind oktober beloven het Initiatief Gemeentelijke Telecommunicatie een score boven 25 procent.

De OT2010-cijfers zijn ontleend aan de website rijkscontracten.nl met informatie over zes contracten: vaste telefonie (met 54 participerende gemeenten), mobiele communicatie (50), end user devices (mobiele telefoons, tablets en dergelijke, 28 gemeenten), SMS gateway (6) en, zonder gemeentelijke deelname, VoIP-centrales en Inbound (inkomend verkeer).

iBestuur presenteert de cijfers hier na grondige bewerking, want de deelnemerslijsten op rijkscontracten.nl zijn een rommeltje. Niet alleen staan onder meer Kadaster, OPTA, CBS en RDW onder ‘decentrale deelnemers’, staat Kadaster ook bij ‘gemeenten’ en SVB bij ‘gemeenten’ en ‘provincies’, ook zijn onder andere Belastingdienst en ministeries in de ene lijst als één organisatie vermeld en in de andere met vele onderdelen (in de tabel hierboven zijn ze als één deelnemer geteld).