Virtual Appliance: goed alternatief voor SaaS bij overheid

Voor Rijksoverheidsorganisaties die niet naar de cloud kunnen of durven is er voor IT- en servicemanagement-tooling een mooi on-premises alternatief: de Virtual Appliance van TOPdesk. TOPdesk Classic wordt nog veel gebruikt, maar is al vijf jaar end-of-life en dus is het tijd om over te stappen.

In 2022 stuurde toenmalig staatssecretaris voor Digitalisering Van Huffelen haar Rijksbreed cloudbeleid naar de Tweede Kamer. Overheidsdiensten mogen volgens het nieuwe beleid (onder voorwaarden en met enkele uitzonderingen) gebruik maken van publieke clouddiensten. Staatsgeheimen en basisregistraties mogen niet in een publieke cloud staan, (bijzondere) persoonsgegevens alleen als aan voorwaarden wordt voldaan.

Van Huffelens opvolger Szabó stelde in zijn evaluatie van oktober 2024 dat het cloudbeleid nog steeds valide is, maar kwam wel met aandachtspunten en aanscherpingen. Onder meer op het vlak van digitale soevereiniteit, het gebruik van Amerikaanse hyperscalers en het ontbreken of achterblijven van registraties en rapportages. Het is bijvoorbeeld niet bekend of in SaaS-diensten gebruik wordt gemaakt van hyperscalers. Szabó werkt momenteel aan het hernieuwde rijksbrede cloudbeleid.

Terughoudend in de cloud

Rijksorganisaties mogen dus onder voorwaarden gebruikmaken van publieke clouddiensten, maar zijn daar in de praktijk heel terughoudend in. Tachtig tot negentig procent van de klanten van de Rijksoverheid-divisie van TOPdesk, waar alle ministeries en zbo’s onder vallen, zegt niet naar de SaaS-variant over te kunnen. Een klein aantal rijksorganisaties gebruikt onze SaaS-variant wel, maar niet voor uitgezonderde gegevens. Samen met één van die klanten hebben we een BIO-compliancy check uitgevoerd, waaruit blijkt dat het kan. Dat rapport kunnen we op aanvraag delen met geïnteresseerden.

De terughoudendheid om naar de cloud te gaan is problematisch omdat vrijwel alle softwareleveranciers hun gebruikers dwingen over te stappen naar de SaaS-variant van hun product en niet langer een on-premises-variant aanbieden. Wij bieden als enige leverancier van software nog de mogelijkheid van de Virtual Appliance aan, als alternatief voor SaaS, die draait in het eigen datacenter. De service-oriented architecture en de grote mate van configuratie vooraf, maakt de migratie naar de Virtual Appliance eenvoudig voor bestaande en nieuwe klanten. Rapportage verloopt via OData, er zijn API’s voor migratie en creatie van nieuwe assets beschikbaar en een geïntegreerde chatfunctie voor communicatie tussen notifiers en agents. De Virtual Appliance is uitgerust met een externe en interne firewall tegen aanvallen van buitenaf en ongeautoriseerd gebruik. Toch maken veel van onze Rijksoverheid-klanten daar geen gebruik van. Die gebruiken nog altijd TOPdesk Classic voor hun IT- en servicemanagement. Terwijl we dat product al vijf jaar niet meer ondersteunen. Dat gaat om ongeveer de helft van onze klanten binnen de Rijksoverheid.

Gebruik van verouderde versie

Wanneer ik klanten binnen de Rijksoverheid erop aanspreek dat ze met een verouderde, niet-ondersteunde versie van TOPdesk werken, krijg ik vrijwel altijd als reactie: ‘O, is dat zo, werken wij op een verouderde versie?’ Kennelijk is men zich daar totaal niet van bewust of wordt daar heel weinig prioriteit aan gegeven. We hebben de overstap naar de Virtual Appliance zo makkelijk mogelijk gemaakt, maar het blijft een project dat je moet starten. Bij de ene organisatie loopt het soepel en is het binnen een dag of twee gedaan. Maar er zijn ook voorbeelden van complexe gevallen met meerdere omgevingen waarin de overstap een jaar heeft geduurd.

Kinderen van de schoenmaker

Is het gebrek aan aandacht hiervoor vergelijkbaar met de kinderen van de schoenmaker die op blote voeten lopen? IT-afdelingen die zich het vuur uit de schoenen lopen in de ondersteuning van hun gebruikers, maar hun eigen interne softwarebeheer verwaarlozen? Aan TOPdesk Classic wordt niet meer gewerkt en geen ondersteuning van ons betekent dat je er alleen voor staat bij problemen. Daarvoor dragen ze zelf de verantwoordelijkheid. Er is al jaren geen enkele servicemanagement-feature meer aan toegevoegd. Daar komt nog bij dat de gebruikers van Classic wel de prijs voor de Virtual Appliance betalen.

Neem applicatiebeheer serieus

Als je geen goede applicatiebeheerders hebt voor je tooling van TOPdesk, kun je het beter opzeggen, is mijn stelling. Want je blijft niet bij met de nieuwste versies, je houdt je kennisitems niet bij en bent van veel zaken niet meer op de hoogte. Je neemt iets af bij ons wat je niet optimaal kunt gebruiken. We hebben fijne partners als Cegeka en OGD, die kunnen helpen met de migratie. Maar beter is nog om als rijksorganisatie goede beheerders aan te nemen, die weten waar welke afdeling zit en wat die doet. Dan haal je de meerwaarde van je product echt omhoog, daar ben ik van overtuigd.

Mijn pleidooi is: Wanneer je als rijksorganisatie niet naar de cloud kunt of durft, stap dan voor je IT- en servicemanagement-tooling van TOPdesk over naar de Virtual Appliance. Deze on-premises oplossing biedt een veiligere, betrouwbaardere en altijd up-to-date versie met moderne features. Zo zorg je ervoor dat je servicemanagement toekomstbestendig is, zonder concessies te doen aan veiligheid en controle.