Vaart in de procesgang

De digitalisering is van begin af aan beschouwd als eens kans om de procesgang transparanter en toegankelijker te maken en meer vaart te geven. (Beeld: Dreamstime / Blinkerd)

De informatiestromen in de rechtspraak zijn enorm. De 20.000 uitspraken die gerechtshoven en -banken per jaar publiceren op Rechtspraak.nl zijn maar een fractie van de totale berg van processtukken. Het heeft even geduurd, maar ook hier slaat de digitalisering toe. Vier jaar geleden startte het project Kwaliteit en Innovatie (KEI), dat zich uitstrekt over de civiele rechtspraak, de bestuursrechtspraak en de toezichtsrechtspraak (onder andere rond bewindvoering en curatorschap). Het strafrecht is al sinds 2003 bezig met een eigen automatiseringstraject (zie kader).

De digitalisering is van begin af aan beschouwd als eens kans om de procesgang transparanter en toegankelijker te maken en meer vaart te geven. De maatschappelijke baten zouden in 2020 oplopen tot maar liefst 266 miljoen euro per jaar. Niet alleen door de personele besparingen (zie kader), maar ook omdat maatschappelijke kosten ten gevolge van juridische onzekerheid afnemen dankzij de versnelling van de procesgang.
“Ik denk dat dat dit project de grootste operatie ooit is in de rechtspraak. Groter nog dan de herziening van de gerechtelijke kaart van enkele jaren geleden”, zegt Wilfried Derksen, die als bestuursrechter deel uitmaakt van de leiding van het KEI-project.
KEI ging tot dusver niet over rozen. In de eerste drie jaar groeide de kostenraming van 60 miljoen naar 200 miljoen euro en liep de operatie flinke vertragingen op. Nu begint het dan toch vrucht te dragen. Een van de eerste wapenfeiten is dat er inmiddels zo’n 5000 asiel- en bewaringszaken volledig digitaal zijn afgedaan. Dat gebeurt nog op vrijwillige basis, maar naar verwachting is de digitale procesgang vanaf de zomer verplicht.

De rechtbanken van Midden-Nederland en Gelderland beleven op dit moment de primeur van een volledige digitale procesgang in civiele zaken met een belang van 25.000 euro of meer – de zaken waarin partijen per se een advocaat in de arm moeten nemen. Aan het einde van dit jaar schakelen ook de andere rechtbanken daarop over.

Overheden

Er moet nog veel gebeuren, vooral aan de kant van de overheden, want ook in het bestuursrecht moet digitaal procederen de standaard worden. Rijksdiensten, provinciale diensten, gemeenten en zelfstandige bestuursorganen wordt aangeraden een systeemkoppeling te maken met de rechtspraak. “Een beschikkingenfabriek als het UWV bijvoorbeeld moet direct verbonden zijn. Die kan bezwaarlijk steeds via het webportal in het systeem komen. Het is niet verplicht, maar een eigen aansluiting werkt wel veel sneller.”
Derksen is er niet helemaal gerust op dat de doelgroep daar massaal voor kiest, want zo’n aansluiting vergt een investering. “Wij bieden het stopcontact, zij moeten een stekker bouwen, dat kost wel geld, tijd en mensen.” Derksens boodschap is duidelijk: IT-managers bij de overheid moeten zich gaan voorbereiden. “Ik raad ze aan in gesprek te gaan met de rechtspraak, want de verplichting tot digitalisering van het informatieverkeer met de rechtspraak komt sneller op ze af dan ze denken.”

Estland

Derksen deed veel inspiratie op in het buitenland. “In Duitsland zijn ze ver, maar daar speelt de federale structuur de rechtspraak enigszins parten bij de automatisering. De Bundesländer samen laten optrekken blijkt moeilijk. Estland is voor ons een nog grotere inspirator geweest.” In het land waar de overheid zich bedient van het netwerk X-Road, dat werkt volgens open standaarden en een aantal basisregistraties bevat, waar digitaal stemmen al jaren werkt en waar Skype werd uitgedokterd, is de procesgang in heel de rechtspraak inmiddels zo goed als volledig geautomatiseerd. “In Estland kun je gewoon inloggen met je paspoort om toegang te krijgen tot digitale diensten van de overheid. De overheid heeft de inlogmiddelen bij zichzelf gehouden. Hier is dat niet zo en dat maakt het wat moeilijker stuurbaar.”

Wij beiden het stopcontact, zij moeten een stekker bouwen

Dat de rechtspraak liefst een inlogsysteem naar Ests voorbeeld zou hebben, wil Derksen niet zeggen. “De Raad voor de Rechtspraak neemt daar geen standpunt over in.” Dankzij de Wet generieke digitale infrastructuur (GDI) zit er wel een beetje beweging in de Nederlandse inlogcultuur richting Ests model, want dankzij die wet kunnen burgers en bedrijven als het goed is nog dit jaar 2017 inloggen met hun identiteitsbewijs bij de Belastingdienst en zorginstanties.

Bouwen

Een van de onvolkomenheden van de huidige inlogwijze is de manier waarop niet-natuurlijke personen nu moeten inloggen. Het gaat dan om rechtspersonen (zoals bedrijven en instellingen) en om overheden. “Zij hebben natuurlijk geen DigiD. Voor hen bestaat een apart middel, e-Herkenning. Maar het is natuurlijk niet de bedoeling dat iedere medewerker van een bedrijf die beschikt over die ‘sleutel’, zomaar alles kan zien in een zaak. Misschien wil dat bedrijf dat wel niet. Wij moeten dus iets bouwen waarmee bedrijven de toegang voor hun eigen medewerkers kunnen beperken. We willen transparant zijn, maar moeten ook de privacy- en veiligheidsoverwegingen van bedrijven in acht nemen. Dat is een pittige opgave.”
Het systeem moet behalve veilig ook 100 procent betrouwbaar zijn en dat stelt hoge eisen. Derksen: “Het kan niet zo zijn dat een vreemdeling wordt uitgezet omdat een rechter te laat op de hoogte wordt gesteld. Er zijn dan ook noodkanalen, het rekencentrum is dubbel uitgevoerd en er is een helpdesk paraat van 8 tot 8 uur.”

Spir-it

De rechtspraak voert het KEI-project volledig in eigen beheer uit. “We zijn gezegend met een eigen IT-bedrijf, Spir-it, dus hebben we niet hoeven aanbesteden.” Spir-it onderhoudt het hele IT-netwerk van de rechtspraak met 12.000 werkplekken en de rekencentra, maar ontwikkelt ook de software voor KEI. Spir-it heeft 350 mensen in dienst, waaronder ethische hackers die de beveiliging beproeven. “Een groot voordeel is dat de lijnen kort zijn; dat werkt veel sneller en beter. Wat digitalisering in de rechtspraak zo moeilijk maakt, is natuurlijk de gevoeligheid van de informatie en de veiligheidseisen die daarbij horen. Maar er is nog een complicerende factor. Bij veel soorten dossiers van de overheid is er sprake van maar twee partijen, maar in de rechtspraak spelen er veel meer belangen. Een belasting- of UWV-dossier bijvoorbeeld is iets van één individu en de overheid. Bij een gerechtelijk dossier zijn meerdere partijen – deurwaarders, advocaten en rechters – betrokken.”

Duurder

Zoals meer overheidsprojecten is ook KEI gaandeweg enkele malen duurder geworden dan begroot. “Aanvankelijk waren vooral de IT-ontwikkelkosten in beeld. De realisatiekosten, niet in de laatste plaats de kosten voor scholing en opleiding, zijn door de jaren heen veel hoger gebleken dan aanvankelijk gedacht”, vertelt Derksen. “We werken volgens een scrum- en agile-filosofie. Niet van tevoren alles tot in detail in een blauwdruk vastleggen, maar werkendeweg het voortschrijdend inzicht volgen. En die methode brengt soms onvoorziene wendingen met zich mee.” Voortschrijdend is vooral het inzicht in de behoeften van de rechtspraakmedewerkers en procespartijen. Zo blijkt de belangstelling voor een directe toegang tot de digitale rechtspraak veel groter dan gedacht. “Je kunt via een webportaal binnenkomen, maar je kunt ook – veel sneller – via een eigen systeemkoppeling toegang krijgen. Daarvoor moet dan wel een apart beveiligingsprotocol worden opgezet.”
Een ander punt dat meer tijd, geld en werk kost dan zich bij de aanvang van KEI liet aanzien, is de bewaking van de privacy. “Daar is overal bij de overheid meer nadruk op komen te liggen, dus ook bij de rechtspraak.”

Burger

Derksen schat dat de uitvoering van KEI nog enkele jaren in beslag zal nemen. “We doen het bewust rustig aan, dat geeft ruimte om zaken bij te stellen die niet goed blijken te werken.” Een van de grote uitdagingen die de rechtspraak nog wacht, is aansluiting van de burger. Overigens is voor burgers een uitzondering gemaakt: zij mogen ook op papier blijven procederen.
Rechter Derksen betreedt binnenkort weer de rechtszaal voor zijn eerste vreemdelingenzaak sinds jaren. Het is alweer vijf jaar geleden dat hij zijn laatste uitspraak deed. “Ik wil graag zelf kunnen mopperen op het systeem als iets niet werkt.”

Strafrecht apart

“Een bestuursrechter uit Leeuwarden kent zijn collega in Maastricht beter dan de strafrechter in de kamer naast hem”, zegt Michiel Boer, woordvoerder van de Raad voor de Rechtspraak. “Het zijn gescheiden werelden.” Dat komt ook tot uitdrukking in de digitalisering: de strafrechtspraak ging en gaat zijn eigen weg. Anders dan in het civiel recht en het bestuursrecht is het in het strafrecht een samenspel tussen drie grote ‘ketenpartners’: politie, openbaar ministerie en de rechtspraak. Boer: “Uit die ketenafhankelijkheid is de digitalisering eerder op gang gekomen dan in de andere rechtsgebieden. Als een soort geleidelijk proces om de samenwerking efficiënter te maken. Ieder had al zijn eigen zaakadministratie.” De bouw van een gemeenschappelijk systeem was geen succesverhaal en kostte meer dan twee keer zoveel als begroot. Maar inmiddels worden alle enkelvoudige zaken – goed voor zo’n 90 procent van alle strafzaken – volledig digitaal behandeld. Als de experimenten met de meervoudige zaken bij drie rechtbanken succesvol blijken, neemt de strafrechtspraak voorgoed afscheid van het papier.