Als het gaat om de digitale overheid, dan zijn de ambities in het jongste regeerakkoord groot. Maar dat lukt niet als bestuur en politiek elkaar met verouderde visies op IT in een steeds dikker wordend dossier met onbestuurbare IT-problemen gevangen houden. Gelukkig is er ook goed nieuws. De sleutels om te ontsnappen liggen gewoon op tafel...
Beeld: Pixabay/JeongGuHyeok
‘Een goed functionerend openbaar bestuur moet zich aanpassen aan maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Aanpassing aan de digitale samenleving is niet alleen noodzakelijk, het biedt ook mogelijkheden voor een betere dienstverlening’. Dat schrijft het kabinet Rutte III in het regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst.’
De lat ligt hoog. Niet alleen het kabinet maar ook het bedrijfsleven heeft belang bij het slagen van die ambitie. Open overheidsdata, betere interfaces, de burger centraal: allemaal randvoorwaarden voor digitalisering. En de klok tikt. Het bedrijfsleven kan onvoldoende innoveren als allerlei overheidsdata niet toegankelijk zijn. Digitale stekkers en stopcontacten zijn essentieel voor het verminderen van regeldruk. Want hoe moet een klein bedrijf meldplichten invullen als er bij toezichthouders nog met formulieren wordt gewerkt? En hoe kan de burger zijn rechten op toegang tot persoonlijke data uitoefenen als de systemen dat überhaupt niet mogelijk maken?
Door falende projecten is er weinig vertrouwen op een goede afloop. De frustratie vanuit de Tweede Kamer uit zich door oproepen voor meer regie en toezicht. De gedachte lijkt te zijn dat als een project niet op tijd of binnen budget resultaten oplevert, het bestuur faalt. Toezicht en regie zijn dan al snel het panacee. Het Bureau ICT Toetsing (BIT) is een gevolg van die aanpak.
Gebrek aan perspectief
Nu is het al snel aanmatigend om vanaf de zijlijn iets over de digitale overheid te roepen. Maar ik waag er toch een opinie aan. Ik mis een perspectief in de discussie. Naar mijn stellige overtuiging houden impliciete aannames over wat IT is, en wat er met meer bestuur en regie moet worden bereikt, een probleem in stand.
Om dat te illustreren wijs ik op de radicale verandering die zich in het digitale bedrijfsleven in de afgelopen twintig jaar heeft voltrokken. Een digitale dienstverlener is niet langer een bedrijf met een IT-functie, maar heeft de IT als centraal proces. Dat heeft ertoe geleid dat ze hebben afgerekend met de illusie van vaste doelen en eindresultaten en het vooraf inschatten van alle toekomstige risico’s. IT in de digitale wereld bestaat niet langer uit grote, statische stand-alone systemen. Het bestaat uit diensten die opgebouwd zijn uit weer andere diensten en data. Het mechanisme waarmee die diensten ontstaan, heet ‘permissionless innovation’: je kunt in een paar dagen met bestaande data en online functies iets nieuws beginnen. Zulke digitale diensten worden continu verder ontwikkeld, verbeterd en beheerd met een aanpak die afkomstig is uit de maak- en procesindustrie. Zoals ‘lean manufacturing’, six sigma en de ‘theory of constraints’. Die manier van besturen staat haaks op de oude vertrouwde projectmatige aanpak van ontwerpen, aanbesteden, bouwen en opleveren, en dan beheren.
De auteur van het rapport ‘Maak Waar!’ van de Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid heeft die trend herkend en stelt al op de eerste pagina: ‘Digitale toepassingen zijn per definitie nooit af, het principe first time right moet overboord. Digitaal is ‘permanent bèta’, iteratief, experimenteren moet, en fouten zijn een opmaat naar een volgende release. Innoveren vervangt ‘planning en control’.’
Andere uitgangspunten
De vraag is of die boodschap stevig genoeg is neergezet. Of voldoende is begrepen. Het heeft in elk geval nog niet geleid tot een koerswijziging. Het lijkt er sterk op dat die passage wordt gelezen als een oproep voor het toepassen van een nieuwe hype, zoals ‘agile’ programmeren. Maar het gaat niet om een andere aanpak van de realisatie. Het gaat om fundamenteel andere uitgangspunten van wat IT is, en hoe dat moet worden bestuurd.
Een diepgewortelde overtuiging dat resultaten en einddoelen echt bestaan houdt de vertrouwde ‘common sense’ aanpak in stand. Projectmetaforen, zoals het beklimmen van bergen en het bouwen van huizen, versterken dat geloof. Pogingen om risico’s, afhankelijkheden en ‘fouten’ vooraf te beheersen en te voorkomen, vergroten de complexiteit. De grote projecten die daar het resultaat van zijn, falen. Zo kunnen de digitale ambities niet worden gerealiseerd.
Wat betekenen de aanbevelingen in ‘Maak Waar!’ dan wel? Niet de projectmanagers zijn aan zet, maar politiek en bestuur zelf. De beelden over IT moeten plaats maken voor dat nieuwe paradigma van digitale diensten. Het gaat dan niet om de technische inhoud, maar om het hanteren van woorden als ‘project’, ‘fouten’, ‘resultaten’, de budgettering, de wijze van aanbesteden.
Schijn bedriegt
Het loslaten van eindresultaten en het omarmen van afhankelijkheden in plaats van ze te verminderen klinkt voor sommige buitenstaanders als dystopisch en gelegitimeerde chaos. Of als iets wat geschikt is voor het vrije internet, maar zeker niet voor de gestructureerde overheid. Maar die schijn bedriegt. Het digitale bedrijfsleven weet dat die ‘nieuwe’ werkelijkheid en manier van besturen meer structuur en regie kent dan met het oude paradigma ooit voor mogelijk werd gehouden. Een snel groeiende digitale economie met functionele, veilige online digitale diensten, die klein begonnen als startup en die continu verbeteren, zijn het bewijs dat dat werkt.
Met de verouderde visies op IT zullen bestuur en politiek elkaar onvermijdelijk gevangen blijven houden in een steeds dikker wordend dossier met onbestuurbare IT-problemen. Het goede nieuws is dat de sleutels om te ontsnappen gewoon op tafel liggen. Veranderingen komen niet tot stand door steeds hetzelfde blijven doen, hopend op een betere uitkomst. Het is niet een kwestie van nog harder proberen te sturen, maar van anders gaan sturen. Dat is de eerste, essentiële stap naar een digitale overheid zoals die wordt voorgesteld in het regeerakkoord.
Michiel Steltman is lid van Forum Standaardisatie
Beste Michiel,
Jammer dat je in je stuk niet wat meer uitwerkt hoe die ‘sleutels’ er dan uitzien. Want ‘anders sturen’ is gemakkelijk gezegd, maar dat kan mi. alleen als politici en bestuurders ook meer kennis hebben van wat IT is, en welke verschillende inrichtingsmogelijkheden er zijn. Dus echt de techniek in, en niet denken dat dat iets is wat de IT-afdeling wel regelt.
En eenvoudige en veilige online diensten kun je naar mijn idee ook alleen maar realiseren als beleid, wetgeving en uitvoering hand in hand gaan in het ontwerpproces. Keuzes die bij het instrumenteren van beleid worden gemaakt, de detailgraad die daarbij gekozen wordt en de wijze waarop we de wetgeving inrichten, zijn immers bepalend voor de maakbaarheid en bruikbaarheid van digitale diensten en de IT-systemen in de back office die deze ondersteunen. Dus ook in het proces van samenwerken tussen beleid, wetgeving en uitvoering zijn fundamentele veranderingen nodig. Wat mij betreft bieden benaderingen als DevOps, met zijn ‘shift left’ en ‘continuous integration’ daar een goede basis voor.
Groet, Mariette
Mariette,
Ik ben het zeer eens met je stelling dat er een kennisachterstand is, maar die benoemen als “kennis van IT” is een groot risico. Al snel ontstaat het beeld dat bestuurders zich moeten gaan verdiepen in Agile en DevOps, en dat is meteen een turn-off voor een zinnige discussie vanwege de sterke associatie met de uitvoering. We hebben de term “kennis van IT” nog niet goed benoemd, dat is idd een thema apart voor een nieuwe blog :-)
Ik zoek in mijn artikel ook juist naar de verbinding van nieuwe bestuurlijke paradigma’s en de IT realiteit. Die ligt, naar mijn stellige overtuiging, in management methodieken zoals “de Theory of constraints”. in plaats van (bijvoorbeeld) Prince II.
Ik raad bestuurders van harte aan om het boek “The Goal” (E. Goldratt) te lezen, dat gaat juist niet over IT. En vervolgens “The Phoenix Project”. (G. Kim), zodat je de link kan leggen tussen manufacturing en moderne IT. Die toevoeging geef ik dan alvast, komt vast ook nog in een volgende blog .
Groet,
Michiel
Beste Michiel, Mariette,
Anders als in het recente verleden zal onzekerheid een zekerheid worden. Veranderingen komen snel en het enige zekere is dat het morgen anders zal zijn. Het nastreven van resultaten maakt plaats voor het vaststellen wat bereikt is. En desgewenst wat we willen houden en wat we niet meer nodig hebben.
Resultaatgerichte methodes en methodieken richten zich op ‘in control’ zijn. De ‘C’ in PRINCE staat echt voor ‘Controlled’. En juist dat is een fictie. En zeker als het gaat om zogenaamde 2e en 3e orde veranderingen. En dat is nu net de uitdaging waar we voor staan. Bestaande landschappen gaan ‘end-of-live’ en daarmee ook de daarbij ontwikkelde kennis. We kunnen niet verder met de bestaande systemen en bestaande kennis. Highly-connected systemen passen niet meer in het tijdsbeeld. En wat daarvoor in de plaats moet komen? Dat juist weer als een resultaat te beschrijven is weer het terugvallen in het oude denken waarin we zoveel mogelijk zekerheden willen stellen. Bestaande systemen kan je verbeteren, optimaliseren en uitbreiden. Nieuwe systemen moet je ontdekken. En dat is niet persé ongestuurd of ongecontroleerd. Met een Rijnlandse instelling stuur je op het realiseren van oplossingen binnen gestelde kaders als bv Security, Privacy of zelfs kosten. “…hoe je het oplost is secundair. Als het maar conform de regelgeving is…”.
Dat gaat iets vragen van de projectleiders. Niet meer maximaal afdekken van risico’s en je indekken voor het onvermijdelijke overschrijden. De projectleider moet weer een ondernemer worden. Maar het vraagt meer van de opdrachtgevers. Als opdrachtgever moet je het sturen op resultaten loslaten en vervangen door het sturen op voortgang en toegevoegde waarde (niet als resultaat maar als conclusie). Als opdrachtgever zit je niet meer op de tribune of thuis op de bank. Je staat langs de lijn. De projectleider staat in het veld en jij staat langs de lijn. Als de projectleider een ondernemer moet worden dan moet jij als opdrachtgever de belangrijkste aandeelhouder worden. Dan moet je net als hij of zij ook gaan ondernemen en risico’s durven nemen. En ruimte geven om geweldige resultaten te boeken. Niet gepland of berekend maar wel gerealiseerd.
Dus ja: oude visies gaan ons niet verder helpen. De toevoegingen van Mariette zijn waardevol en noodzakelijk. Common sense benaderingen als ‘by-design-right’ gaan ons helpen bij deze ontdekkingsreis. We weten dat er oplossingen of sleutels zijn. Maar die moeten we misschien gewoon gaan ontdekken ipv ze vooraf te gaan beschrijven. Alsof het de nieuwe zekerheden zijn.
Tot zover mijn bijdrage van 10 centen…
Groet, Erno