Bedrijven, overheden en burgers zijn op talloze manieren verbonden en afhankelijk van elkaars gegevens om hun taken goed uit te voeren. Een soepele uitwisseling van gegevens is essentieel voor responsieve overheid en efficiënte processen. Dit is niet vanzelfsprekend. Het realiseren van een goed werkende gegevensketen, van rapporterende partijen en standaarden tot koppelvlakken en gegevensverwerkers, is uitdagend. Een goede eerste stap is het in kaart brengen van de keten, welke schakels zitten er in en wat is hun rol?
Nauwkeurige en tijdige gegevensuitwisseling is essentieel voor besluitvorming, of het nu gaat om wet- en regelgeving, toezicht, vergunningverlening of het toekennen van uitkeringen. Ook voor interne processen, beleidsvorming en andere dienstverlening aan burgers en bedrijven is dit cruciaal. Zonder betrouwbare en tijdige gegevensuitwisseling kan de overheid haar werk niet doen.
Wanneer twee of meer partijen gegevens uitwisselen, ontstaat er een keten. In de eenvoudigste keten worden gegevens uitgewisseld tussen twee partijen: een partij die specifieke gegevens nodig heeft en een andere partij die deze deelt. Echter, gegevens komen vaak uit meerdere bronnen. Diverse partijen kunnen als tussenpersoon of dienstverlener betrokken zijn, en vaak zijn er beperkingen en eisen vanuit organisatorische of technische ‘legacy’. Dit maakt gegevensketens complex, met meerdere partijen die parallel werken en ingewikkelde interactiepatronen.
Gegevensuitwisseling in een keten gaat verder dan alleen de technische integratie. Aandacht voor de betrokken mensen, expertise, wet- en regelgeving, privacy, en informatiebeveiliging is cruciaal voor succes. Het doel van de gegevensuitwisseling moet duidelijk zijn: welke analyses worden uitgevoerd, door wie en met welke middelen? Opslag en openbaarmaking van gegevens vereisen zorgvuldige inrichting. Vertrouwen in de keten is essentieel en moet worden georganiseerd. En het is belangrijk grip op de uitvoer te houden als de gegevensuitwisseling eenmaal van start gaat.
Dit vraagt veel van alle betrokken partijen. Maar een goed ingerichte keten maakt gegevensuitwisseling net zo simpel, veilig en betrouwbaar als water uit de kraan. Met als resultaat dat de professionals die afhankelijk zijn van deze gegevens hun werk goed kunnen doen.
Om een gegevensuitwisselingsketen te ontrafelen, is het belangrijk om de rollen van de verschillende schakels te herkennen. In dit artikel duiken we in deze rollen en verkennen we hoe elke schakel bijdraagt aan de keten. In de volgende artikelen gaan we in op de interactiepatronen van gegevensuitwisseling en de verschillende lenzen waardoor men naar gegevensuitwisseling kan kijken.
De keten ontrafeld
Een gegevensketen bestaat uit verschillende schakels, elk met een specifieke rol. Belangrijke schakels in gegevensuitwisselingsketens zijn:
- Het onderwerp
De basis van de gegevensuitwisseling is de entiteit waarop de gegevens betrekking hebben. Dit kan een rechtspersoon zijn zoals een bedrijf of een natuurlijke persoon, een voorwerp zoals een container of zelfs een activiteit zoals een productieproces. - Rapporterende partijen
Zij doen vrijwillig of verplicht verslag over het onderwerp, verzamelen de benodigde gegevens en zijn eindverantwoordelijk voor het rapporteren in de voorgeschreven gegevensstandaard. Bijvoorbeeld, een bedrijf dat moet rapporteren over de financiële prestaties en positie. - Ondersteunende diensten
Deze laten de gegevensketen beter werken. Hieronder vallen auditors die zekerheid creëren door het valideren of goedkeuren van een gegevensset zoals een jaarrekening. Andere voorbeelden zijn diensten die een verwijsindex bijhouden, het delegeren van bevoegdheden ondersteunen, of in de authenticatie en identificatie van deelnemers voorzien. - Aanleveraars
Zij regelen de technische gegevensoverdracht en zijn vaak tussenpersonen zoals boekhouders of leveranciers van boekhoudpakketten en software-integraties. - Gegevensformaten
Dit zijn de methodes die gebruikt worden voor de uitwisseling. Gegevens kunnen ‘ongestructureerd’ zijn, zoals tekst in een document, e-mail of PDF-bestand, of een niet-gestandaardiseerde Excel/CSV. Ongestructureerde gegevens zijn vaak ongeschikt voor automatische verwerking. Gestructureerde gegevens, zoals Excel/CSV op basis van sjablonen, JSON, XML en XBRL, zijn juist moeilijk leesbaar voor mensen. Een uitzondering hierop is iXBRL, een formaat geschikt voor mensen en machines. - Gegevensstandaarden(beheerders)
Deze bepalen het formaat, de structuur en definitie van uitgewisselde gegevens, zoals het afsprakenstelsel SBR met bijbehorende Nederlandse Taxonomie. - Koppelvlakken
Portalen, e-mail, REST API’s of ebMS, zorgen voor technische gegevensuitwisseling en hebben specifieke kenmerken zoals eenvoud, betrouwbaarheid, schaalbaarheid, interoperabiliteit en onderhoudbaarheid. Het juiste type koppelvlak kiezen, rekening houdend met de context van de gegevensuitwisseling, is cruciaal voor succes. Als bijvoorbeeld veel kleine partijen een zeer betrouwbaar, maar complex en duur koppelvlak moeten implementeren, kan dit een grote barrière voor adoptie vormen.
- Gegevensuitwisselingsprocessen
Deze processen borgen de kwaliteit en veiligheid van gegevensoverdracht. Ze voeren validaties uit in een keten om de betrouwbaarheid, kwaliteit en integriteit van gegevens te garanderen. Ook zorgen ze voor conversie tussen verschillende gegevensstandaarden, distributie van gegevens en inzicht in de gegevensuitwisseling. Een voorbeeld hiervan zijn de SBR Assurance processen op de Digipoort. - Ontvangers
Zij handelen, net als aanleveraars, de technische overdracht van gegevens af. Gebruikers integreren koppelvlakken, gegevensstandaarden en ondersteunende diensten in hun IT-infrastructuur, of besteden dit uit aan een IT-dienstverlener met een SaaS-oplossing. - Gegevensverwerkers
Deze organisaties verwerken ontvangen gegevens in hun primaire processen en analyseren deze voor beleidsontwikkeling of besluitvorming. Voorbeelden hiervan zijn organisaties zoals de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel. Vaak vinden gegevenstransformaties plaats voor gebruik in de eigen back-office systemen. - Belanghebbenden
Instanties, organisaties en personen die belang hebben bij de gegevensuitwisseling, zonder er rechtstreeks aan deel te nemen. Dit zijn bijvoorbeeld brancheorganisaties, wet- en regelgevers, betrokken stakeholders, maatschappelijke organisaties, academici en NGO’s.
Een goed functionerende gegevensuitwisseling is essentieel voor een responsieve overheid die adequaat kan inspelen op de behoeften van burgers en bedrijven. Het draagt bij aan efficiënte en effectieve dienstverlening, maar vereist zorgvuldige organisatie van alle schakels in de keten.
Veel organisaties worstelen met het optimaliseren van hun gegevensketens. Problemen in ketens leiden tot inefficiëntie, fouten en gefrustreerde medewerkers en burgers. Door de keten te ontrafelen kan deze uitdaging het hoofd worden geboden en kan gegevensuitwisseling ook een krachtig instrument zijn voor het verbeteren van dienstverlening, innovatie en impact. Begin bij het in kaart brengen van uw eigen gegevensuitwisseling. Welke schakels zijn voor het succes van uw gegevensketen van belang?
