Bedrijven, overheden en burgers zijn op talloze manieren verbonden en afhankelijk van elkaars gegevens om hun taken goed uit te voeren. Soepele gegevensuitwisseling is essentieel voor een responsieve overheid en efficiënte processen. Dit is niet vanzelfsprekend. Het realiseren van een goed werkende gegevensketen is uitdagend. De stap na het in kaart brengen van de 11 schakels van een gegevensketen, is het herkennen van de interactiepatronen van gegevensuitwisseling.
Gegevensketens bestaan uit verschillende schakels, zoals de rapporterende partijen, ondersteunende diensten, aanleverende partijen, standaarden, koppelvlakken, gegevensuitwisselingsprocessen, ontvangende partijen en gegevensverwerkers. Deze hebben onderlinge relaties en afhankelijkheden. De succesvolle interactie van de schakels vormt de ruggengraat van effectieve gegevensuitwisseling. We noemen de manier waarop de schakels met elkaar samenhangen en samenwerken een interactiepatroon.
Dat het belang van effectieve gegevensuitwisseling verder gaat dan individuele organisaties is zichtbaar in de 35 arbeidsmarktregio’s waar UWV, gemeenten, sociale partners, werkgevers en onderwijs gezamenlijk regionale werkcentra opzetten. Cruciaal is niet alleen het delen van gegevens, maar ook het afstemmen van werkprocessen en het opbouwen van vertrouwen. Een goed ingerichte gegevensketen maakt dit mogelijk en zorgt dat de professionals, die afhankelijk zijn van deze gegevens, hun werk goed kunnen doen.
Samenwerken in een keten vraagt veel van alle betrokken partijen. Maar een goed ingerichte keten maakt gegevensuitwisseling net zo simpel, veilig en betrouwbaar als water uit de kraan.
Om een gegevensuitwisselingsketen te ontrafelen is het belangrijk om de interactiepatronen te herkennen. In dit artikel beschrijven we de vier archetypen van interactiepatronen die cruciaal zijn voor het ontwerpen van gegevensuitwisselingsketens die voldoen aan de behoeften en eisen van alle betrokken partijen. In de praktijk zien we vaak variaties op of combinaties van deze interactiepatronen. Laten we beginnen met een van de meest herkenbare patronen: de klassieke uitvraag.
Klassieke uitvraag
In het eerste patroon verstrekken meerdere rapporterende partijen gegevens aan één uitvragende organisatie. Dit komt vaak voor wanneer talrijke partijen een rapportageverplichting hebben aan een centrale overheidsinstantie. Een voorbeeld hiervan is de verzameling van jaarverslagen door de Kamer van Koophandel.
In de klassieke uitvraag stelt de uitvragende partij richtlijnen en standaarden op om te zorgen voor consistente en volledige gegevensuitwisseling. Hoewel de gegevensuitwisseling nu voor deze uitvraag is gestandaardiseerd, ontbreekt standaardisatie tussen de uitvragende partijen. Om efficiëntie, hergebruik en lastenverlichting te bevorderen, kunnen de uitvragen van meerdere partijen worden gebundeld in een gedeeld serviceplatform.
Gedeeld serviceplatform
Het tweede patroon houdt in dat meerdere instanties gegevens uitwisselen met diverse belanghebbenden via een gedeeld serviceplatform, als een gezamenlijk ‘loket’ voor het communiceren met overheidsinstanties. In dit patroon zijn de uitwisselingsprocessen en koppelvlakken altijd gestandaardiseerd. Soms vindt er ook standaardisatie van de gegevensformaten plaats. Voorbeelden van dit patroon zijn de Digipoort en de MijnOverheid Berichtenbox.
Het succes van een gedeeld serviceplatform hangt sterk af van duidelijke governance-afspraken tussen de deelnemende partijen. Wie is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het platform? Hoe worden kosten verdeeld? Hoe worden conflicten opgelost? Zonder duidelijke afspraken kan de samenwerking mislukken.
Hoewel koppelvlakken, processen en gegevens zijn gestandaardiseerd, moeten gegevens nog steeds per uitvragende partij worden aangeleverd. Om verdere efficiëntie te bevorderen, wordt er vaak gestreefd om aanleverende partijen slechts eenmaal gegevens te laten verstrekken.
Eenmalige gegevensverstrekking
Het derde patroon ontstaat wanneer een rapporterende partij eenmalig gegevens verstrekt aan meerdere (overheids)instanties. In dergelijke gevallen kunnen deelverzamelingen van gegevens worden verspreid op basis van specifieke interesses, waarbij gebruik wordt gemaakt van een concept dat bekend staat als content based routing. Bijvoorbeeld, gegevens over geïmporteerde goederen kunnen worden verspreid naar de belastingdienst, de douane en (lucht)havenautoriteiten.
Eenmalige gegevensverstrekking vereist overeenstemming tussen alle partijen over kwaliteit, frequentie en formaat van de gegevens. Ook moeten er duidelijke afspraken zijn over het gebruik van de gegevens. Zonder goede governance kan dit patroon leiden tot onvolledige of overbodige gegevensuitwisseling en datakwaliteitsproblemen.
Bij alle drie de voorgaande patronen speelt dat gegevens op een door de aanleveraar gekozen moment worden ‘gepusht’. Dit hoeft niet het moment te zijn dat de uitvragende partij deze gegevens nodig heeft. In steeds meer gegevensketens worden de meest recente gegevens ‘gepullt’ door de uitvragende partij op het moment dat deze ze nodig heeft.
Netwerkuitwisseling
Het vierde en laatste patroon is steeds meer in opkomst. Partijen wisselen hierbij direct gegevens met elkaar uit op het moment dat deze gegevens nodig zijn. In dit patroon blijven gegevens bij de bron. Hierdoor verbetert de betrouwbaarheid en tijdigheid van gegevens aanzienlijk en worden gegevens niet onnodig gedupliceerd. Voorbeelden van dit patroon van gegevensuitwisseling zijn de Common European Data Spaces en het KIK-V programma van het Zorginstituut Nederland.
Bij netwerkuitwisseling is governance extra complex, omdat gegevens direct tussen vele partijen worden uitgewisseld. Dit vereist duidelijke afspraken over standaarden, protocollen en verantwoordelijkheden. Wie mag welke gegevens opvragen en voor welk doel? Hoe wordt misbruik voorkomen? Zonder een sterke governancestructuur kan de vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens in gevaar komen.
Bestuur is van essentieel belang
Het ontwerp en de organisatie van gegevensketens zijn cruciaal voor het succes van de gegevensuitwisseling. Echter, wanneer het interactiepatroon complexer wordt, wordt het ook onduidelijker wie verantwoordelijk is voor het beheer en bestuur van de gegevensketen. Bij een klassieke gegevensuitvraag is de verantwoordelijkheid meestal nog wel duidelijk belegd, maar bij complexere interactiepatronen, zoals een gedeeld serviceplatform of netwerkuitwisseling, is er vaak sprake van versnipperde of gedeelde verantwoordelijkheid. In alle gevallen zijn goede ketenregie en duidelijke afspraken tussen alle betrokken partijen essentieel voor succes.
Goede ketenregie begint met een goed begrip van de interactiepatronen, omdat deze de complexiteit van samenwerking en coördinatie bepalen. Om alle partijen op één lijn te krijgen rond een gezamenlijke doel, effectief samen te werken en te zorgen dat afspraken worden nagekomen, is een duidelijke governance structuur onontbeerlijk. Hierin worden rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocessen helder vastgelegd. Echter, effectief bestuur is meer dan alleen structuur. Het gaat ook om het opbouwen van vertrouwen, het overbruggen van verschillen en het creëren van waarde voor alle deelnemende partijen. Alleen als dit wordt bereikt kan een gegevensketen optimaal functioneren.
Veel organisaties worstelen met het optimaliseren van hun gegevensketens. Problemen in ketens leiden tot inefficiëntie, fouten en gefrustreerde medewerkers en burgers. Door de keten te ontrafelen en het interactiepatroon te herkennen, kan deze uitdaging het hoofd worden geboden. Een goed functionerende gegevensuitwisseling kan dan een krachtig instrument zijn voor het verbeteren van dienstverlening, innovatie en impact. Zet de volgende stap naar het in kaart brengen van uw gegevensketens. Welke interactiepatronen herkent u?
