Vanuit VNG Realisatie (voorheen KING) worden sinds een aantal jaar gezamenlijke aanbestedingen op het gebied van telecommunicatie gedaan. DCMR, de milieudienst van de provincie Zuid-Holland en vijftien gemeenten in de regio Rijnmond en Goeree-Overflakkee, heeft ervaring met dergelijke trajecten. Sinds 2000 doet zij mee met gezamenlijke telefonieaanbestedingen.
Het is in veel gevallen verworden tot een cliché; als je gezamenlijk inkoopt ben je groter en heb je meer in de melk te brokkelen bij een leverancier en krijg je klinkende resultaten. Een van de eigenschappen van een cliché is dat het bijna altijd waar is. Zo ook bij DCMR. Sinds 1999, toen de voorbereidingen werden getroffen voor OT 2000 (Overheid Telecommunicatie 2000), doet DCMR mee aan gezamenlijke aanbestedingen op het gebied van telecommunicatie. OT2000 was een gezamenlijke aanbesteding telecommunicatie van alle overheden.
Dat kon toen juridisch nog. Pas in 2015, met de voorbereidingen op de eerste GT aanbesteding Mobiel, bleek dat juridisch zo goed als onhaalbaar. Vandaar dat de gezamenlijke aanbestedingen vanaf dat moment per overheidslaag plaatsvinden. Ramon Dohmen: “In 1999 was er weinig lijn te vinden in ons telefoniebeleid. Wat we wisten was dat we dure contracten hadden en dat er sprake was van wildgroei. Een ongewenste situatie en de aangekondigde gezamenlijke aanbesteding van het Rijk kwam dan ook als geroepen. We deden mee omdat we de kans dat het beter zou worden, zeer hoog achtten. Voor ons waren de voordelen meteen evident en zichtbaar. Ik kan me voorstellen dat dat bij andere organisaties die hun telefonie beter hadden geregeld, minder het geval was. Wij kregen in ieder geval betere dienstverlening voor een lagere prijs voor de twee percelen vaste en mobiele communicatie. Niet onbelangrijk was ook dat onze directie snel overstag ging bij deze eerste aanbesteding. Ik had al snel door dat het meenemen van hen die uiteindelijk beslissen cruciaal is om uiteindelijk ook daadwerkelijk akkoord te krijgen op wat je van plan bent. We hebben toen eerst geïnvesteerd in een telecombeleid, aangemoedigd door OT2000. Daarna zijn we in 2003 gaan afnemen onder het OT2000 contract.”
OT 2006 en OT2010
Dohmen: “OT 2006 had dezelfde scope als OT 2000 en het was logisch dat DCMR daar ook weer aan meedeed, ondanks het slechte imago dat aan OT 2000 kleefde. Dat imago werd met name veroorzaakt door de afnameverplichting die gold voor het Rijk en de provincies. Voor DCMR speelde dat niet en deed dan ook weer mee aan OT 2006, ook al waren er vanwege de overstap naar een andere provider wel wat migratiekosten. Maar door de alsmaar met elke aanbesteding dalende tarieven wogen die daar niet tegen op. Het was in 2010 dan ook bijna een automatisme dat we meededen met OT 2010. Je moet je voorstellen dat ook deze aanbesteding weer lagere tarieven opleverde dan die van OT 2006, die op hun beurt weer lager waren dan die van OT 2000. En geloof het of niet, die trend gaat gewoon door met GT! Ik krijg nu veel meer voor een fractie van de vroegere prijs. Bijna too good to be true dus. Met de besparingen van 40 tot 60 procent kan ik nu alle personeelsleden blij maken met state-of the-art hardware en software! Wat weer zorgt voor blijere mensen die beter presteren. Zo’n gezamenlijke aanpak doet dus nog veel meer dan alleen maar besparen en verbeteren van dienstverlening. Ze laat zich tot in de haarvaten van de organisatie gelden.”
GT Mobiele en Vaste Communicatie
De looptijd van OT 2010 bedroeg vijf jaar en het sprak voor zich dat we weer mee zouden doen met de opvolger ervan. Echter, de spelregels waren intussen veranderd; overheden mochten niet meer samen aanbesteden (althans, juristen achtten dit zeer kwetsbaar gezien de jurisprudentie rondom het fenomeen bundeling) en dat betekende dat DCMR als gemeentelijke dienst niet meer mee zou kunnen doen aan een opvolger vanuit het Rijk. Gelukkig had KING (rechtsvoorganger van VNG Realisatie) dat ingezien en besloten om voor gemeenten een gezamenlijke aanbesteding te organiseren. Niet voor vast en mobiel, maar alleen voor mobiel, met de belofte dat ook vast in de nabije toekomst zou worden aanbesteed. Ook GT Mobiele Communicatie 1 had als doelen een sterke verbetering van de dienstverlening gepaard gaande met flinke besparingen. Waarvan akte. Sommige gemeenten zagen hun tarieven letterlijk gedecimeerd. Voor Vast moest DCMR weliswaar drie keer migreren maar de winst is daar desondanks ook fors geweest.
GT Connect: collectiviteit plus
Dohmen:”Onze overwegingen om mee te doen met GT Connect zijn niet zozeer gebaseerd op ‘massa is kassa’. Wij werken veel samen met andere RUD’s, onder meer op het gebied van communicatie. Zo nemen wij buiten werktijd de telefoon op van alle andere RUD’s in de provincie Zuid-Holland. Onze meldkamer is 24×7 bemenst. GT Connect biedt de kans om die samenwerking nog verder te verbeteren met een flexibele en toekomstbestendige oplossing voor onze bedrijfstelefonie en de integratie met KCC– en zaaksystemen. Dat betekent ook eindelijk een geheel geïntegreerde rapportage waarmee we veel beter dan voorheen onze dienstverlening kunnen monitoren. Ook op het gebied van ‘voice’ biedt GT Connect ruime mogelijkheden. Mijn wens is natuurlijk dat andere overheidsorganisaties meedoen. Ik verheug me er al op hoe we straks alle informatie gemakkelijk kunnen delen!”
Tijdslijn deelname DCMR gezamenlijke aanbestedingen telefonie
– 2000: OT 2000, vaste en mobiele communicatie, casema voor vast, Vodafone voor mobiel
– 2006: OT 2006, vaste en mobiele communicatie, telefooncentrales, dataverbindingen, tele2 voor vast, Vodafone voor mobiel, Triple-P voor centrale, KPN voor Internetverbindingen
– 2010: OT 2010, vaste en mobiele communicatie, tele2 voor vast, Vodafone voor mobiel
– 2017: GT Mobiele Communicatie 1, VodafoneZiggo
– 2017: GT Vaste Communicatie, VodafoneZiggo
