Het lijkt zo gemakkelijk: zet al je gemeentelijke toepassingen in de cloud en klaar is Kees. Maar er komt veel bij kijken. Wat zet je in de cloud? Wie mag er in de cloud? Hoe ga je om met partijen die ondersteuning bieden vanuit het buitenland? Wat doet het met je bedrijfsvoering als één of meerdere dataverbindingen uitvallen? De gemeente Schagen zag al dit soort vragen voorbijkomen en heeft de cloud succesvol omarmd voor haar dienstverlening.
Beeld: Sam Schooler on Unsplash
Fusiegemeenten. Ze komen steeds vaker voor, ook al omdat het voor kleine gemeenten steeds moeilijker wordt om zelfstandig alle taken uit te voeren die op hen afkomen en garant te staan voor een goed beheer van aanwezige IT-systemen. Een dergelijke fusiegemeente is Schagen, in 2013 ontstaan na het samengaan van de gemeenten Schagen, Zijpe en Harenkarspel. “De fusie bracht gelijk een aantal zaken aan het licht”, zo schetst Michel Jonker, net als Alex Visser strategisch adviseur informatievoorziening bij de Noord-Hollandse gemeente. “Voor de fusie waren er drie IT-omgevingen. Wij zagen al snel dat dat niet langer houdbaar was. Een van de eerste dingen die wij gedaan hebben toen sprake was van een fusiegemeente, was het maken van een plan om met onze gezamenlijke IT naar de cloud te gaan. De vraag was wel: hoe doe je dat, want in die tijd was dat binnen gemeenten nog geen gemeengoed. Voorwaarde voor ons was dat we grip bleven houden op onze informatie en netwerken. Aan de hand van een aantal inrichtingsprincipes hebben we een plan opgesteld, met standaardiseren, consolideren en virtualiseren als rode draad.”
Het uitvoeren van dat plan had best nog wat voeten in de aarde. Visser: “We hadden als drie gemeenten in totaal een dikke 160 servers in gebruik en zijn begonnen om die uit te faseren. Op basis van de allernieuwste techniek hebben we medio 2016 een nieuwe omgeving opgezet en vervolgens zijn we delen gaan verhuizen naar de nieuwe omgeving. In april 2017 hebben we die fase afgerond, gelijk met de verbouwing van het gemeentehuis. Het was ook het moment dat we over zijn gegaan naar flexwerkplekken, volgens het Bring-Your-Own-Device principe. Het betekende dat vanaf dat moment iedere medewerker van de fusiegemeente Schagen een eigen mobiele toepassing kon kiezen: smartphone en laptop en/of tablet. Zij kunnen zelf bepalen op welke manier ze mobiel willen werken. Daarvoor gebruiken we op dit moment een virtuele desktop in de cloud, in het najaar stappen we over naar het gebruik van losse virtuele applicaties. Op iedere toepassing staat standaard encryptie, zodat de data veilig zijn op het moment de toepassing wordt gestolen of anderszins kwijtraakt.”
Kostenvraagstuk
Het werken in de cloud maakt het beheersen van IT-processen binnen de gemeente Schagen een stuk makkelijker. Ook zorgt het voor een flexibele en snellere dienstverlening richting inwoners en ondernemers. Jonker: “Onze zorgconsulenten gaan bijvoorbeeld met laptop en scanners naar de inwoners toe en kloppen daar de nog ontbrekende informatie direct het systeem in. Dat scheelt veel tijd.” Maar het werken in de cloud biedt de gemeente Schagen niet enkel financieel voordeel. Jonker, die nauw betrokken is bij het opstellen van de begroting, ziet een stijgende trend in de begroting. Hij heeft daarvoor een paar oorzaken: “De eerste is beveiliging. Dan heb je het al snel over een toename van 5 tot 6 procent op jaarbasis. Ik denk dat we nu 100.000 per jaar meer betalen aan beveiliging, ten opzichte van een aantal jaar geleden. Dat heeft vooral te maken met audits, maar ook met de accentuering op een goede, technische beveiliging. Het tweede zijn de kosten voor dataverbindingen, zoals glasvezel, straalverbindingen, 4G. Die kosten zijn hoog, maar de verbindingen zijn cruciaal. Verder stijgen ook de kosten voor licenties van softwarepakketten.”
Als je het hebt over werken in de cloud of het volledig mobiel werken, dan gaat het onherroepelijk ook over privacy. Dus ook over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), de nieuwe Europese wetgeving die vanaf 25 mei geldt. Jonker erkent dat Schagen veel werk heeft gehad om te voldoen aan die AVG. Met name omdat zij veel gebruikmaken van clouddiensten en er met een groot aantal partijen afstemming moet plaatsvinden. Soms over landsgrenzen heen. “Zo hebben wij recent een aanbesteding gedaan rond een personeelsinformatiesysteem. Een van de inschrijvende partijen gaf op voorhand aan dat zij voor hun ondersteuning gebruikmaken van mensen in India. Dat betekent dat die mensen wellicht ook te maken zouden krijgen met jouw gegevens. Hoe ga je daar mee om? Wat mag in het kader van de AVG dan wel en wat mag niet? Dat zijn best lastige vraagstukken en ik vermoed dat daarover nog wel de nodige jurisprudentie zal komen. Overigens zijn we voor deze aanbesteding niet met deze partij in zee gegaan.”
GGI
De strategische keuzes die de gemeente Schagen de afgelopen jaren heeft gemaakt in haar IT-beleid, komen aardig overeen met de koers van VNG Realisatie. Alex Visser schat in dat 80 tot 85 procent van wat nu binnen de gemeente Schagen draait, ook te vinden is in het GGI-pakket (Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur). Volgens Visser geeft dat aan dat Schagen ook zonder GGI al ver zou komen. “Dat is het voordeel als je vooraf uitgebreid kijkt hoe je de beveiliging optimaal kunt maken, wat de eisen zijn met betrekking tot het netwerk, et cetera. Omdat dat bij ons al in kaart is gebracht, zijn wij bijvoorbeeld in staat om snel aan te sluiten op govroam, een van de onderdelen van de GGI. Wij zien de GGI als een prima aanvulling.”
Ook Michel Jonker ziet de voordelen van de GGI. “Ik ben sowieso van zoveel mogelijk dingen samen doen. Ik vind de GGI een waardevol project en beschouw het een beetje als Gemnet 3.0, met allerlei services. Zoals Alex zegt hebben wij al een groot deel van de infrastructuur zelf staan, maar toch doen ook wij mee met gezamenlijke aanbestedingen, bijvoorbeeld rond GGI-Veilig. Als gemeente kunnen wij niet eindeloos de balletjes hoog houden. Dus als je het samen kan doen, is dat geweldig. GGI-Netwerk komt ook goed van pas met de komst van steeds meer SaaS-diensten (Software as a Service). Al die diensten zijn dankzij dat netwerk relatief snel en veilig aan te sluiten. Wij hebben veel dataverbindingen die allemaal onderhouden moeten worden en dat is allemaal goed op te vangen met de GGI. Daar worden we dus erg blij van. Net als van de koers die VNG Realisatie de laatste jaren vaart. Het is mooi om te zien dat bijvoorbeeld een beweging als Samen Organiseren steeds meer voet aan de grond krijgt en er gretig gebruik wordt gemaakt van kennis en kunde binnen gemeenten.”
De grote slagen die Schagen heeft gemaakt richting cloud zijn, wat Alex Visser betreft, met name te danken aan de Agile-werkwijze die is toegepast. “We hebben korte stukken gemaakt, waarin we beschrijven wat de plannen zijn. Geen proza, maar kort en bondig en vooral doorpakken.” Ook vertrouwen heeft meegespeeld in het realiseren van een en ander, zo schetst Michel Jonker. “We krijgen vanuit bestuur en management de kans om te experimenteren. Bijvoorbeeld bij het zelf bouwen van een innovatief zaaksysteem, waarmee we binnenkort live gaan. Dat is ook nodig, want de ontwikkelingen rond IT en digitalisering van de maatschappij gaan snel. Vroeger keken we 4 jaar vooruit en deden we 6 jaar met systemen en 10 jaar met applicaties die nauwelijks veranderden. Nu mag je al blij zijn als je 1 of 2 jaar vooruit kunt kijken.”
